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メーラーの設定(2)~ テストメールを送ってみる ~

カウントの認証は、前項で解説のとおり「送受信」ボタンによって確認することができますが、このボタンは本来、メールの新着確認のために使うボタンになります。

基本的なメーラーは、起動時(ダブルクリックして立ち上げる時)に送受信を自動的に行います。その理由は、電子メールの危険性 で解説のとおり、「POP before SMTP」という仕組みからですが、このときにメーラーは前回の送受信から受け取っていない新着メールを受信してきます。

つまり、メーラーは「送受信」の際にメールを受信しているのです。当然といえば当然ですが、送信には「送信ボタン」があるのに、受信には「受信ボタン」というものはありません。メールを受け取るには「送受信」を行うしかないということになります。

しかし、それがどういう意味を持つかというと、メーラーの起動後は自動的に送受信が行われるわけではない、といえば理解できるでしょう。

つまり、メーラーを立ち上げたあと、その状態まま放置していたのではメールを受信することができないということです。(ただし、Liveメールの初期設定では、30分ごとに新着メールを確認するよう設定されています)

そのため、ブラウザの「更新」ボタンのように、「送受信」ボタンをクリックするか、メーラーを立ち上げなおすかしなければ新着メールを受け取ることはできません。

もう少し詳しくいうと、送信されたメールは送信サーバ(これがSMTPサーバと呼ばれるもの)を経て受信メールサーバ(これがPOPサーバと呼ばれるもの)に送られます。メーラーは、この受信メールサーバにアクセスして、認証を受けてからメールを受け取っています。(詳しくは、電子メールの仕組み を参照してください)すなわち、

メールは自動的に受信されるわけではない

ということです。このことを、まずはじめに理解しておきましょう。

最新のメールが今この瞬間にきているかどうか確かめるには、「送受信」ボタンを都度クリックする必要がありますし(例えば電話をしながら「今送った」と言われた場合など)、メール送信後に返信されていないか(エラーメールとして返ってきていないか)確かめるために、送信後、一定時間後に「送受信」ボタンをクリックすることもよくあります。

ただ、実際にやってみないと実感がつかみにくいので、本項で実際にテストメールを送信して受信してみるという単純な実験を行ってみましょう。

電子メールは、電子メールの仕組み で解説のとおり、その仕組みから、

自分自身のアカウントにメールを送信して受信することができる

ので、実際に自分のアカウントにメールを送信し、きちんと届くか、またどのように届くのかを確認してみることができます。簡単なメールを作成して自分のアドレスへ送信してみましょう。

メールを作成するには、「ホーム」タブの「電子メールメッセージ」ボタンをクリックします。

「ホーム」タブの「電子メールメッセージ」ボタンのイメージ

すると、新規メッセージ(メール)の作成画面が立ち上がります。

「メッセージの作成」画面のイメージ

まずは、「宛先」から入力します。「宛先」のテキストボックスに自分のアドレスを直接打ち込みます。「差出人」と「宛先」のアドレスが同じアドレスになります。つまり、「自分」に送るということです。

「宛先」にアドレスを書き込んだイメージ

宛先は、「アドレス帳」という機能にアドレスを登録しておいて、そこから呼びだして直接記述する手間を省くことも可能ですが、その方法は、ビジネスメールを送る(8) で後述します。

次に、「件名」を入力します。「件名」は本文の「タイトル」と考えればよいでしょう。基本的に「件名」は何かを入力しなければなりません。ここでは「テスト」と入力しました。

「件名」に件名を書き込んだイメージ

次に、「本文」を入力します。適当に本文を入力します。

メッセージの「本文」を書き込んだイメージ

基本的には、これだけでメールを送信することができます。「送信」ボタンをクリックするとメールが送信されます。

メッセージの「送信」ボタンのイメージ

実際に「送信」ボタンをクリックして送信してみましょう。すると、メッセージ作成画面は消えますが、ボタンを押した直後は何も変化がありません。

画面左の「送信済みアイテム」をクリックしてみましょう。

「送信済みアイテム」トレイのイメージ

下図のように「テスト(件名に打ち込んだ文字)」と表示されたメールがあるはずです。この「送信済みアイテム」トレイにメールが振り分けられていれば、少なからず送信は行われていることになります。

「送信済みアイテム」トレイのメッセージのイメージ

もし、送信できていない場合は、「サーバ」(作成したアカウントの下)の中の「送信トレイ」というトレイに振り分けられます。

「送信トレイ」のイメージ

この「送信トレイ」の中にメッセージがあるのであれば、送信できていないということです。この状態は、サーバと認証ができていない状態であり、IDとパスワードの設定、または物理的な配線などから見直す必要があります。

正しくサーバと接続できていて認証もできていれば、メールは「送信済みアイテム」に振り分けられます。ただし、いくら「送信済みアイテム」にメッセージが格納されていても、これだけでは送信されたという事実が確認できるだけで、

相手が受け取ったかどうか(メーラーに届いているかどうか)まではわからない

ので注意が必要です。送ったメールは、送信サーバを経由して受信サーバに届けられ、相手側(メールの受け手)は、その受信サーバにメールを受け取りに行かなければなりません。残念ながら、そこまでの行為を送信側が把握できる機能はありません。

また、アドレス間違いやネットワーク上のトラブル、相手サーバのトラブルなどでメールが届かないこともあります。(その場合はほとんどの場合エラーメールが返ってきます。エラーメールについては、ビジネスメールを送る(5) で後述します。)

LINEなどのアプリのように「既読」がわかれば便利なのに、と誰しも思うところですが、こればかりは相手のリアクション(返信など)を待つより方法がありません。(開封確認メール送る機能がありますが、ビジネスメールを送る(10) で後述します)

さて、そのことを理解したところで、今回のケースを考えてみましょう。今回は「自分」にメールを送っているわけです。送信者は受信者がメールを見たかどうか判断するすべがありませんから反応なし、そして「自分」にメールは届いていません。つまり、自分の受信サーバにメールを受け取りに行くアクションが必要になります。

ここで「送受信」ボタンを使うのです。「送受信」ボタンをクリックしてみましょう。自分のアカウンの「受信トレイ」にメールが入ってくるはずです。下図のように、新規メールを受け取った場合はその数量(この場合は「1」)が表示されます。

「受信トレイ」のイメージ

この「受信トレイ」の部分をクリックすると、下図のように新規メールは、アイコンが「カラーで閉じた状態」、タイトルが「太字」で取り込まれています。

「受信トレイ」に新規メールが取り込まれたイメージ

このメールを選択すると、その右隣のスペースにメールのプレビューが表示されているのを確認してください。ダブルクリックすると、独立したウィンドウで「テスト」のメールが表示されます。

受信したメールのウィンドウのイメージ

このようにメールをダブルクリックで表示するか、メールを選択した状態でしばらくすると、下図のようにメールアイコンが「白黒の開封状態」となり、タイトルの太字がなくなります。この状態が「既読」の状態になります。既読になると数値のカウントも消えます。

「受信トレイ」の既読状態のメールのイメージ

既読になるまでの時間(デフォルトでは1秒)の設定は変更することもできますし、既読状態から未読状態に戻すこともできます。詳しくは、メールの整理(4) で後述します。

ここまでが、送信から受信までのひと通りの流れになります。

さて、ここまでは難なく理解できると思いますが、もうひとつだけ重要なポイントがあります。わざわざ、どのようにメールが受信されるのか試してみたのは、このことを正しく理解するためでもあります。

それは、ビジネスメールでは重要なポイントになり得るところで、

相手側で自分のメールがどのように表示されているかを知っておくこと

です。具体的にどういうことかというと、まず「受信トレイ」に格納されたメールがどのように表示されているか上図でもう一度、確認してみましょう。

表示されているのは、「件名」と「送信者名」のみです。つまり、相手(受信者)はこの2つの情報から送信者を判断しなければなりません。

もちろん、本文のプレビューを見ることもできますが、これが大量のメールを日々処理しているような取引先に送った場合を考えてみてください。適当な「件名」をつけていたり、送信者名に適当な名前をつけていたりすると、

迷惑メールと間違えられる危険性がある

のです。ビジネスメールでは特にそのことを頭に入れておく必要があります。このようにメールは、送信メールにせよ受信メールにせよ「件名」と「送信者名」の表示のみでそれぞれのトレイに格納されます。なので「件名」のつけ方はかなり重要になってきますし、もうひとつポイントとなるのが「送信者名」になります。

下図のように、今回送信したメールには「yamanjo」と表示されています。

「受信トレイ」のメールのイメージ

この部分の表示は、タイトルとともに受信者が必ず目にする部分であり、

送信者名をわかりやすい名称にする

のがビジネスメール活用の第一歩となります。つまり、世界を股にかけるビジネスマンでもない場合は、「日本語の名称」にするのが基本となります。

名称を変更するには、アカウント名の上で右クリックして「プロパティ」を選択するか、アカウントを選択した状態で、「アカウント」タブの「プロパティ」ボタンをクリックします。

「アカウント」タブの「プロパティ」ボタンのイメージ

すると、アカウントのプロパティ画面が表示されます。名称に使用されているのは「ユーザー情報」の「名前」のところになります。

アカウントの「プロパティ」画面のイメージ

ここの名称を変更しましょう。ここでは、「基礎からわかるパソコン入門」としました。

アカウントの「プロパティ」画面のイメージ

この状態でもう一度、自分のアカウントにメールを送ってみます。すると、下図のように送信者名が変更されています。

「受信トレイ」の新着メールのイメージ

どうでしょうか?明らかに「日本語」の名称のほうがわかりやすくていいはずです。日本語にすることで相手にわかりやすくなり、またこういう部分に気を配ることで「デキる相手」とはいわないまでも、ビジネスメールのやり取りに「支障のない相手」として扱ってもらえることでしょう。

以上で「設定編」は終了です。ビジネスメールでは、こういうある意味「細かい」ところがポイントになります。それはビジネスにおける「気配り」であり「常識」であったりをメールに転嫁したにすぎません。

難しくとらえる必要はありませんが、ビジネスの世界では「知らない」ことは大きなビハインドになりかねないということも自覚しておくことが大切です。

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2014年3月11日
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