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ビジネスメールを送る(5)~ メールの受信とエラーメール ~

信に関する操作技術や知識は、前項までの学習で基礎のほぼすべてをマスターできているいっていいと思います。

さらに実際のところは、「受信」についても、通常のメールのやり取りでは不自由しない程度に使いこなせるレベルにあるはずです。

メールの受信はメーラーの起動時に自動的に行われますし、送受信ボタンをクリックするにしても、基本的にそれだけの作業で受信は終わります。

しかし、本項ではあえて受信メールについて詳しく解説したいと思います。なぜなら、これまでにも折に触れて説明しましたが、メールにはウィルス混入や違法メール、フィッシングメールなど様々なリスクが潜んでいるからです。

コンピュータウィルスについては、インターネットのセキュリティ(4) で詳しく解説していますが、自分が被害を受けるだけならまだしも、コンピュータが遠隔操作されて、ウィルス攻撃の踏み台にされる(自分のパソコンからウィルスがばらまかれる)など、深刻なトラブルに見舞われる可能性があります。

ウィルス感染のほとんどがメールから

というのが実態です。メールを活用するにつれ、また、ウェブサイトにメールアドレスを掲載するなどすれば、飛躍的に受信メールの数は増えていきます。一日で百件を超える受信メールを処理しなければならないこともザラにあり、そのほとんどが迷惑メールといっていいでしょう。

それほど怪しいメールはありふれた存在として身近にあるのです。携帯電話に怪しいメールが頻繁に入ってきた経験のある方も多いと思います。そのため、

得体の知れないメールの対処の仕方を知っておく

ことが大切です。その方法と注意点をしっかり理解しておかなければなりません。そして次に、メールを利用するうえで避けて通れないのが、

エラーメール

です。だれでも一度はエラーメールを受信するものです。そのときの対処の仕方、エラーメールの意味について学習していきたいと思います。

さて、ではまずメールを受信したとしましょう。その受信したメールを確認するときに考えなければならないことはなんでしょうか?

それはもうおわかりのとおり、そのメールが安全かどうかを考えることです。つまり、まず怪しいメールかもしれないと疑いを持つことが重要になります。

怪しいメールは開かないという文句が多くのサイト等で警告されていますが、それはもっともなことです。しかし、そう心にとめておくだけでいいのであれば苦労はありません。怪しいメールは日々巧みになって我々を誘い込んできます。

送信者が不明な場合や見知らぬアドレスからのメールは開かない、仮に開いてしまったとしても、本文に埋め込まれたリンクをクリックしない、そういった意識を持つことが基礎の基礎となるセキュリティー対策なのは言うまでもありません。

しかし、HTML形式のメールでは、プレビューで見ただけで感染してしまう恐ろしいメールもあります。かといって、プレビューもできないというのでは利便性は著しく低下します。

そのため、セキュリティーの確保と利便性とのバランスを考えることが重要になってきます。セキュリティーを高くすれば利便性(操作の快適性)は低下し、利便性を高くすればセキュリティーが低下するからです。

例えば、会社内のシステムネットワークからメールを利用する場合では、ウィルス感染した場合の被害はネットワーク全体に及び、重大なトラブルとなり得ます。一方、プライベートの単体のパソコンから利用するメールであれば、個人が被害を受けるだけですむかもしれません。

つまり、利用している環境や状況にあわせてセキュリティーのレベルを調整するというのが一般的な利用形態になります。

詳しいセキュリティー設定については、メールの整理(3) で別途学習しますので、本項では簡単にメーラーのデフォルト設定(初期設定)を確認しておきましょう。

Windows Live メールでは、デフォルトでHTML形式のメールの画像表示をブロックする設定になっていることは、ビジネスメールを送る(2) で学習しましたが、それらの設定を確認することができます。

この設定を見るのは、少し応用的な操作になりますが、その他の設定もあわせて見ておくと、メーラーの仕組みがよく理解できるようになります。

セキュリティーの設定を確認するには、「ホーム」タブの「迷惑メール」ボタンより、「セキュリティのオプション」を選択します。(ボタンの下半分をクリックしてください。上半分をクリックすると他の操作が実行されます)

「ホーム」タブの「迷惑メール」ボタンのイメージ

すると「セキュリティのオプション」画面が表示されます。

「セキュリティのオプション」画面の「オプション」タブのイメージ

まず、上図のように「オプション」タブが表示されます。これは、迷惑メールの処理について設定することができる画面で、デフォルトでは、上図のように「低」のレベルが設定されています。

詳しくは、メールの整理(3) で後述しますが、「迷惑メールであることが明らかなメールを[迷惑メール]フォルダーに振り分けます」と説明があります。すなわち、

メーラーが自動的にメールを振り分ける設定になっている

わけです。迷惑メールであるかどうかの判断はメーラーが自動的に行います。もちろん、システム的に振り分けるのですから間違うこともありますが、迷惑メールに分類されると、下図のように、「迷惑メール」フォルダにメールが格納されます。

「迷惑メール」フォルダのイメージ

この「迷惑メール」フォルダは、じつは優れもので、他のフォルダと少し違います。「迷惑メール」フォルダが空の場合は、「受信トレイ」にある適当なメールを「迷惑メール」フォルダにドラッグ(もしくは右クリックより「フォルダーへ移動」)してみましょう。

すると、プレビュー機能がないことに気づくと思います。これは、前述のようにプレビューからウィルス感染することを防ぐためです。つまり、「迷惑メール」フォルダは高セキュリティーのフォルダに設定されているのです。

だた、逆に言うと、ここに振り分けられるメールは、プレビューだけでウィルス感染する可能性があるということです。当然、ダブルクリックするとメールは開きます。タイトルと送信者名しか判断材料がありませんが、開いてもよいと確実に推察される場合以外は、

「迷惑メール」フォルダに振り分けられたメールは開かずに削除する

ようにしましょう。このことはあまり知られていませんが、「迷惑メール」フォルダを有効に使うことで、ウィルス感染等のリスクを減らすことができます。

しかし、メールの削除にはひとつ問題点があります。メールの削除は、右クリックメニューより「削除」を選択するか、「Delete」キーで行います。

すると、削除されたメールは消滅せずに、「ごみ箱」に保留されます。じつはこれが問題なのです。なぜなら、

ごみ箱の中はプレビューが表示される

からです。(実際に確認してみてください)せっかくプレビューによるリスクを回避できたのに、「ごみ箱」の中でプレビューにより感染してしまう可能性があるのです。

そのため、「迷惑メール」フォルダからメールを削除するときは、フォルダ上で右クリックして「[迷惑メール]フォルダーを空にする」を選択するか、「Shift」と「Delete」を同時に押して削除しましょう。すると「ごみ箱」へは行かず、完全に消去することができます。

このように、リスク回避のため、基本的に「オプション」タブの設定は「低」または「高」にしておきましょう。「高」にすると、問題のないメールまで迷惑メールに振り分けられる確率が高くなりますが、その場合は、「差出人セーフリスト」に登録することで、次回からは迷惑メールに振り分けられることはなくなります。(簡単な操作で登録できます。詳しくは、メールの整理(3) で学習します)

次に、「セキュリティのオプション」画面の「フィッシング」タブを選択してみましょう。

「セキュリティのオプション」画面の「フィッシング」タブのイメージ

このタブでは、フィッシングメールの処理について設定することができる画面で、デフォルトでは上図のように「フィッシングの可能性があるメールから受信トレイを保護する」のみにチェックが入った状態になっています。

デフォルトのままでも問題はありませんが、両方にチェックを入れておくとよいでしょう。フィッシングメールも「迷惑メール」フォルダに自動的に移動してくれます。

フィッシングとは、本物のメールやウェブサイトを装って、打ち込ませたIDやパスワード、クレジットカードの情報など抜き取る行為のことです。

よくあるフィッシングメールは、銀行やクレジットカード会社を装って、システム障害などを理由に暗証番号の変更を促すようなメールです。

次に、「セキュリティのオプション」画面の「セキュリティ」タブを選択してみましょう。

「セキュリティのオプション」画面の「セキュリティ」タブのイメージ

ここが、画像表示をブロックする設定の画面になります。上図のように「HTML電子メールにある画像および外部コンテンツをブロックする」にチェックが入っていることを確認しておきましょう。

これで、ひと通り一応のセキュリティ設定については確認できたことになります。その他の項目については、本項では割愛しますが、ここでは、「迷惑メール」フォルダの意味と振り分けの仕組みについて理解できていることが重要です。

また余談ですが、どういうメールが迷惑メールになるのかというと、広告メールすべてを迷惑メールにしてしまうのは少し乱暴です。

迷惑メールといっても、一般的な「広告・宣伝」メールと一緒にすべきではありません。まっとうな企業が、合法的な営業メールを不特定多数に送ることもあるからです。

定義として、迷惑メールに該当するのは、事前承諾なしで送られてくるメール、送信者の住所、氏名等の詳細な表示のないメール、受信拒否の通知を受けるためのアドレス等の表示がないメールです。つまり「違法メール」と同義です。

事前承諾とは、例えば商品購入の際に、「情報メールを受け取る」などのチェックボックスにチェックを入れたまま決済した場合などが事前承認となり、合法的にメールが送られてくることになります。

さて、では次に、エラーメールについてみていきましょう。

エラーメールにはいろいろな種類があります。しかし、種類が多いのはその内容であって、基本的に覚えておくべき出現頻度の高いエラーメールは、ひとつといっていいかもしれません。

内容というのは、どういう理由で届かなかったかという「原因」のことです。たとえば、アドレス間違いや相手の受信容量超過など様々な理由があります。

つまり、一般ユーザーが目にするエラーメールは、そのほとんどが「メールが届けられない」という送信エラーによるもので、そういった意味のタイトルのメールを受信していることになります。代表的なものをみていきましょう。

Undelivered Mail Returned to Sender

タイトルが上記のようなメールは代表的なエラーメールです。「Undelivered」は「未配達」の意味で、「Returned to Sender」は「送り主に返送」という意味です。

エラーメールの例

メールの送信者は「Mail Delivery System」となっています。和訳すると「メールの配送システム」です。つまり、

システムが自動的に送り返してきたメール

になります。具体的には、メールサーバというプロバイダ等のメールの転送を行う高性能コンピュータ(詳しくは、電子メールの仕組み を参照してください)から自動的に配信されるメールになります。

さらにプレビューでよく見ると、送信者のアドレスに「MAILER-DAEMON@~」という文字列入っています。

エラーメールの送信者が「MAILER-DAEMON」となっているイメージ

この「@」より後ろの部分はメールサーバのアドレスになりますが、

MAILER-DAEMON(メーラーデーモン)

というのは、たいていの人が目にする機会がある代表的なエラーメールの文字列です。DAEMON(デーモン)という名前から、どこか恐ろしいウィルスのようなものに勘違いされがちですが心配はいりません。(ただし、これを装った違法メールもあるので注意が必要です)

この怪しい名前は、ギリシャ神話の「ダイモン」という神からとったらしく、神の視点、つまりメールシステム全体の管理者のような意味です。悪魔的な意味ではありません。したがって、

返信しても意味がない(再びエラーで返送されてくる)

ので、返信しないようにしましょう。(返信できない場合もあります)本文については、いろいろと英文が書かれており、上図のような「Delivery report.dat」などの添付ファイルがついてくる場合もありますが、これらはエラーの内容が書かれたテキストファイルです。本文の内容については後述します。

failure notice

タイトルが上記のようなメールも代表的なエラーメールです。「Failure」は「失敗」の意味で、「notice」は「通知」という意味です。つまり、「Undelivered Mail Returned to Sender」と同じ意味合いのエラーメールになります。

エラーメールの例

この場合は、送信者が「MAILER-DAEMON」になっています。「@」より後ろの「bouncehost」というのは、エラーメールを返信するときに用いられるホスト名(メールサーバのこと。ここでは詳しい解説は割愛します)になります。

同じ意味なのにタイトルが異なるのは、エラーメールを返してきたメールサーバの設定によるからです。(メールサーバはインターネット上に無数に存在し、そのうちのいずれかのサーバがエラーを返送しています)

例えば、Yahoo!JAPANのフリーメールを利用している場合のエラーメールについて、下リンクの解説を読むとよく理解できると思います。(フリーメールについては、Yahoo!メールを利用する を参照してください)

この他にも、エラーメールのタイトルはいくつかありますが、ひとまず上記の文字列を覚えておけば、たいていの場合は大丈夫でしょう。送信者に「MAILER-DAEMON」の文字が入っているものがほとんどです。

では、最後にエラーメールの内容を理解していきたいと思いますが、上の、Yahoo!メールヘルプ を見てもわかるとおり、エラーの種類は多くあり、しかも英文なので、基礎編では簡単な理解にとどめておきたいと思います。

そもそも、エラーメールには送信できなかった理由が記載されていますが、前述のとおり、エラーメールを発行するメールサーバはインターネット上に無数にあり、その記述方法には決まったルールがないのが現状です。

したがって、エラーメールの読み方は画一的なものではありません。そのため、エラー内容を読み取るのはかなり難易度が高く、基礎編で習得するのは難しいと思われます。

そこで、まず考えるべきなのは、

メールアドレスが間違っている

ということです。事実、ほとんどの場合がアドレスの入力間違いです。例えば「fu」を「hu」としていたり、「_(アンダーバー)」を「-(ハイフン)」にしていたり、「.」の位置を間違えていたりします。アドレスは一文字違っても届きません。

メールアドレスが間違いないことが確かな場合は、エラーメールの本文を見てみましょう。

「host ●● said:▲▲ 」

という記述があることがあります。「●●」部分にはエラーを返送したメールサーバ名、「▲▲」部分にはエラーコード、もしくは理由が英文で記述してあることが多いです。

エラーメールの本文のイメージ

この場合は、メールアドレスの「@」より前の部分が間違っています。「infa」ではなく「info」が正解です。したがって、「550」というエラーコードになっています。

550番は「メールボックスが存在しない」というエラーです。つまり、「yamanjo.net」というドメインは正しく、「yamanjo.net」のメールサーバまでは到達していますが、その中に「infa」というアドレスがないというわけです。(ドメイン名について詳しくは、IPアドレスとは(1) を参照してください)

一方、「@」より後ろの部分が間違っている場合は、下図のようなエラーが返ってくることがあります。

エラーメールの本文のイメージ

この場合は、「yamanjo.net」ではなく「yamonjooo.net」と間違えています。エラー番号は「450」ですが、「Domain not found」の文字があります。つまり、ドメイン名が間違っているということです。

このようにエラーの内容を読み解くのは少々難解です。また、これらはあくまで一例で、一概にこのような記述があるわけではありません。

エラーメールが返ってきた場合は、まず第一に「メールアドレスの間違い」を疑うこと、次に、ファイルを添付する で解説のとおり、「容量の大きいファイルを添付していないか」を確認しましょう。

この二つに問題がない場合は、プロバイダのトラブルや契約内容(ウィルス対策や迷惑メール防止機能など)、相手側の設定(特殊な設定や受信拒否など)、サーバの動作エラーなど様々な原因を疑うことになります。そのため、これより先は本項では割愛します。

エラーメールは、内容を読み取るのは難しいですが、わけのわからないものとして敬遠する必要はありません。多くが「届けられませんでした」という通知だからです。

ただし、前述のように、発信元やタイトル名をエラーメールのように装って送られてくる迷惑メールがあるので、その点は注意してください。

また、アドレス間違い等によるエラーメールは通常すぐに返信されてきますが、すぐに返信されてこないことを理由に、そのアドレスが間違っていないと判断することはできません。なぜなら、

エラーメールが数時間後ないし数日後に送られてくることもある

からです。これは、メールサーバの状況や環境またはネットワークの様々な原因(詳しくは、インターネットの仕組み を参照してください)によって起こります。このことは十分注意するようにしてください。

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更新履歴

2014年5月14日
ページを公開。

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参考文献・ウェブサイト

当ページの作成にあたり、以下の文献およびウェブサイトを参考にさせていただきました。

文献
なし
迷惑メール相談センター|迷惑メール対策 |1-2 特定電子メール法|JADAC
http://www.dekyo.or.jp/soudan/taisaku/1-2.html
迷惑メールを「削除」してはいけない
http://www.nikkeibp.co.jp/article/column/20110624/275448/
フィッシング詐欺実例
https://www.antiphishing.jp/stop_phishing/jirei.html
エラーメールの説明(MAILER-DAEMON からのメール)
http://www.tku.ac.jp/iss/guide/mail/tipsmail/mailerdaemon.html

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