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ビジネスメールを送る(7)~ メールを転送・再送する ~

信のマナーと注意点について前項で学習しましたが、ビジネスメールにおいては、返信ひとつでこれほどまでに気を配るこ必要ががあるのかと思われたことでしょう。

しかし、メールの作法というのはこれといった「正解」があるわけではありません。相手に合せて、その相手に不快な思いをさせないように気を配るこがなにより大切な姿勢です。そのためにCCBCCの仕組みを理解しておくことが必要で、知らなければトラブルになりやすいところです。

本項では、その点も踏まえて「転送」と「再送」について学習していきたいと思います。

では、まず「転送」から学習していきましょう。そもそも、転送とはどういう意味で、どういう使われ方をするのでしょうか?

前項で学習した「返信」はメールを受け取った相手に返事を返すことでしたが、「転送」というのは、メールを受け取った相手ではない誰か、つまり第三者に送る場合をいいます。

しかし、ただ普通にメールを送ったのでは転送とはいいません。

受け取ったメールをそのまま第三者に送ることを転送

といいます。例えば、自分をAさんだとして、Bさんからメールを受け取ったとします。Bさんにメールを返すのが「返信」で、CさんにBさんのメールをそのまま送ることを「転送」といいます。

もっとも、そのまま送るというとマナー的に問題がある場合があるので、「転送します」などの一文を入れるのが一般的ですが、Bさんのメールの内容(本文)は一言一句変えず、そのまま送ることになります。

この機能をどういう場合に使うのかというと、ビジネスにおいては案外使用する頻度は多いものです。

例えば、顧客や取引先から届いたメールを上司や同僚に送る場合によく使われます。これは、相手がTOやCCで上司や同僚にまで送ってくれるとは限らないため、「こんなメールが届きました」という情報共有のために転送するわけです。

また、会社の代表アドレスに届いたメールを担当者のアドレスに転送する場合や、イベントの告知メールなど、転送機能を使ってアドレスを知っている知人に簡単に情報を拡散することができます。

では、転送のやり方をみていきましょう。操作は返信とほとんど同じです。

まず、転送したいメールを選択した状態で、「ホーム」タブの「転送」ボタンをクリックします。(ここでは「Yamanjo(info)」アカウントの「テスト9」というタイトルのメールを転送します)

「ホーム」タブの「転送」ボタンのイメージ

ここで、「転送」ボタンの下向三角矢印の部分をクリックすると、下図のように、「添付ファイルとして転送」を選択できるようになりますが、これについては後述します。

「転送」ボタンから「添付ファイルとして転送」が展開されているイメージ

または、メール上で右クリックより、「転送」を選択します。

右クリックメニューのイメージ

ここにも、「添付ファイルとして転送」を選択することができますが、同様に後述します。

さて、すると下図のように「差出人」と「件名」と「本文」がすでに書き込まれたメールの作成画面が立ち上がります。本文については、前項で学習した「返信」と同じです。

メールの転送画面のイメージ

まず、「宛先」についてですが、ここはまだ指定されていませんので空白となります。転送したい相手のアドレスを直接記述するか、次項で学習するアドレス帳から宛先を選択して指定します。また、CCBCCにアドレスを記述することもできます。

ここでは、「テスト用アカウント1」に転送してみます。

「宛先」を入力したイメージ

そして、「差出人」については送り手のアドレス、つまり自分(この場合は「yamanjo」)のアドレスが自動的に入ります。ここを変更する必要性は特にありません。

次に「件名」については、返信とよく似ていますが、メールのタイトルの先頭に「Fw:」が付けられた件名が記述されます。この意味は「forward(フォワード:発送する)」の略で、メールでは「転送」の意味になります。

したがって、相手からすれば(この場合は送信先の「テスト用アカウント1」)、下図のように「Fw:」が付加されたタイトルのメールを受信することになります。

受信した転送メールのイメージ

この「件名」については、返信と異なり、状況によって変更したり加工する必要はありません。

原則としてタイトルはそのままで送る(「Fw:」を消さない)

のがマナーになります。なぜなら、相手からすると「Fw:」があることで転送メールだとわかるからです。ここを変更されてしまうと、本文の内容からでしか転送メールであることが判断できないため、本当に転送メールなのか疑わしくなります。

また、転送メールをさらに転送する場合、つまり、「テスト用アカウント1」がさらに転送する場合に、返信と同様に一部のメーラーや携帯メールでは「Fw:」が追加されますが、Liveメールでは増えていきません。しかし、

本文の「Original Message」の数は増えていく

ようになります。こういった場合は、一番下の「Original Message」、つまり差出人の情報のみを残して削除しておけばよいでしょう。

転送メールをさらに転送した場合の本文のイメージ

次に本文についてです。

すでに大部分を説明してしまいましたが、返信と同じように、受信したメールの件名や日時、本文などが「Original Message」として、つまり引用文としてそのまま書き込まれています。

ここは前述のようにそのまま修正を加えないのが原則ですが、

転送の目的や理由を書いた一文を添える

のがマナーです。例えば下図のように、「転送しています」という一文を加えます。これで、転送メールであることと、どんな目的で転送されているのかを相手に伝えることができます。

転送メールに一文加筆しているイメージ

また、上図でおわかりのとおり、

添付ファイルもそのまま転送することができる

ので、大変便利です。そして送信すると、下図のように「返信」を示す右矢印のマークが表示されます。返信の左矢印とは向きが反対になり、色も少し変わっています。

転送を示す右矢印マークのイメージ

一方、注意点としては、返信と同様にCCBCCで届いたメールを転送する場合ですが、「宛先」が自動で入ることがないため、返信のように思わぬ相手に届く心配はあまりありません。

注意しなければならないのは、本文の「Original Message」のところに、情報が記述されることです。最初の例は「BCC」のメールを転送したものです。

下図のように、「Undisclosed-Recipient」が記述されています。これによって、相手はBCCで送られたメールを転送したのだな、と気づくことができます。

メールの転送画面のイメージ

また、「CC」のメールを転送した場合は、下図のようにCCの記述が書き込まれます。

CCで届いたメールを転送したイメージ

したがって、注意すべきことは、転送する相手がそのメールを受け取っても問題がないのかよく考えるということです。CCで送られている相手に二重に送ることにならないか、また、BCCで送られている可能性がないか、送り主にとって転送してもよい相手なのかなど、よく考えてから転送するようにしましょう。

そのほか、操作方法やマナー等についてはほとんど返信と同じですので、返信について理解できていれば特に問題はありません。

では次に、「添付ファイルとして転送する」方法と用途を紹介します。

まず操作方法ですが、これはもうおわかりのとおり、「転送」ボタンから「添付ファイルとして転送」を選択するか、右クリックメニューより選択します。

「転送」ボタンから「添付ファイルとして転送」が展開されているイメージ

すると、下図のように、メールが添付ファイルとして挿入されます。

メールが添付ファイルとして挿入されたイメージ

この状態で本文を入力して、任意の宛先に送信します。

添付ファイルとして転送する画面のイメージ

すると、届いた先では下図のように通常の添付ファイルのようにメールが添付された状態で届きます。

添付ファイルとして転送されたメールを受信したイメージ

この添付メールを開くと、下図のように転送元の相手(転送メールを送った相手)に届いたものと同じ状態のメールを見ることができます。

添付されたメールを開いたイメージ

この機能はどのようなときに使うのかというと、

複数のメールを転送するとき

によく使われます。添付ファイルとして送るということは、複数添付できるということです。つまり、ひとつひとつ転送するよりも、添付ファイルに複数のメールをまとめて1回で転送できるのです。

複数のメールを選択するには、「Shift+↑」や「Shift + ↓」、「Shift + クリック」や「Ctrl+クリック」で複数のメールを選択することができます。

複数のメールを選択したイメージ

この状態で「転送」を選択すると、自動的に「添付ファイルとして転送」の状態になります。

複数のメールが添付ファイルとして挿入されたイメージ

では最後に、「再送」する方法について学習しましょう。

再送とは、文字どおりもう一度送るということです。同じ相手に同じ内容、もしくは多少修正した内容のメールを送ります。または、同じ内容をそのまま利用して別の宛先に送ることもあります。

こうした再送の用途も意外と多くあります。例えば、ネットワーク障害等で相手にメールが届かない場合にもう一度送ったり、相手が削除してしまってもう一度送ってと頼まれたり、内容を間違えて、間違えた箇所のみ修正して送りたい場合や、ファイルを添付し忘れてもう一度送りたい場合などなどです。

現在では、メッセージ機能やLINEなどのサービスの影響であまり使われなくなりましたが、携帯の通常メールを使ったことがある方は、再送という機能を使われたことがあると思います。

つまり、一度作成した様式を再利用して使うことができるので、非常に便利な機能でした。ところが、

Liveメールには再送機能がない

のです。こればかりは不思議でなりませんが、WindowsメールやOutlook Expressといった系譜のメーラーには再送という標準機能は備わっていないのです。

なので、備わっている機能を使ってなんとか再送に近い操作を行うことになります。

まず、再送ということは、一度送ったメールを利用するということなので、メールは「送信済みアイテム」フォルダに入っているものを利用します。(「送信済みアイテム」について詳しくは、メーラーの設定(2) を参照してください)

ここでは、「【資料のご案内】バークシャーハクサイ中条です。」のタイトルのメールを再送してみましょう。

「送信済みアイテム」フォルダのメールのイメージ

このメールは、「Yamanjo」から「テスト用アカウント1」に送ったメールです。これを再送するわけですから、もう一度「Yamanjo」から「テスト用アカウント1」へ送ります。

ここで、使える機能といえば、ボタンを探しても右クリックメニューを見てみても、大きくわけて「返信」か「転送」しかありません。もちろん「再送」はありません。

「ホーム」タブのイメージ

まず、「返信(差出人に返信)」を選択してみましょう。すると、宛先が「Yamanjo」となり、件名に「Re:」、本文に「Original Massage」が記述された返信画面となります。

「返信」画面のイメージ

この状態から修正しようとすると、まず宛名を「テスト用アカウント1」へ変更し、件名の「Re:」を削除したのち、さらに「Original Massage」を消さなければなりません。少し面倒です。

では「転送」ではどうでしょうか。転送にすると、本項で学習のとおり、宛先が空白となり、件名に「Fw:」、本文に「Original Massage」が記述された転送画面となります。

「転送」画面のイメージ

この状態から修正しようとすると、まず宛名に「テスト用アカウント1」を記述(選択)し、件名の「Fw:」を削除したのち、さらに「Original Massage」を消さなければなりません。同様に面倒です。

そのため、もっともよいと思われる方法は、残った「全員に返信」を選択する方法です。

すると、下図のように宛先に「テスト用アカウント1」が入り、送りたい相手のアドレスが自動的に指定された状態になります。

「全員に返信」画面のイメージ

ただし、件名の「Re:」や「Original Massage」を同様に消す必要があります。ひと手間減ったに過ぎませんが、これがおそらくもっとも手間の少ない方法になります。

また「全員に返信」するわけですから、CCBCCで同時に送ったメールの場合は、その人たちの宛先も指定されてしまいますので、十分に注意してください。

このほかの方法としては、通常の操作では、本文をコピーして新規作成画面から貼り付けるという方法しかないように思います。

このように、再送機能がないのは非常に不便です。なぜ搭載しないのかよくわかりませんが、それでも前項で学習した返信や本項の転送機能を上手に使うと、ビジネスにおいてメールは大きな武器になると思います。

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2014年7月30日
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