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ビジネスメールを送る(8)~ アドレス帳に登録する ~

れでは、さんざんこれまで引っ張ってきて後回しにしたまま学習していなかった「アドレス帳」について詳しく学習していきましょう。

アドレス帳の機能というのは、携帯電話のメモリ機能と同じで、複数の個人のメールアドレスや電話番号などの情報を登録しておき、ワンタッチで読み出す機能になります。

メールアドレスを直接打ち込む必要はなく、登録しておいた個人名を選択するだけなので非常にラクですし、複数の相手に送る場合には、名前を選択していくだけで何人でも簡単に追加することができます。

また、便利さ以外にアドレス帳を使うことの最大のメリットは、

アドレスの入力間違いを防ぐことができる

ことです。正しいアドレスを登録しておけば、それ以降アドレスを間違うことはありません。メールアドレスは長い英数字から成るため、ビジネスメールを送る(5) で学習のように思ったよりも多くのミスが発生します。

そのため、一度きりのメールでない限り、基本的にはアドレス帳に登録し、そこからアドレスを読み出してメールを送るほうが間違いがありません。特にビジネスにおいては、メールが届かないなどのトラブルは避けなければなりません。

ではまず、アドレス帳を開いてみましょう。アドレス帳を開くには、画面左下の「アドレス帳」のアイコンをクリックします。

「アドレス帳」アイコンのイメージ

または、下図のようにブックタイプのアイコンのみの表示の場合もあります。

「アドレス帳」アイコンのイメージ

両者の違いは、「ショートカットを展開する(折りたたむ)」という表示方法の違いによります。ここの表示は、好みに合わせて変更することができます。

「ショートカットを折りたたむ」ボタンのイメージ

または、「表示」タブの「ショートカットの最小化」ボタンにより、切り替えることができます。

「ショートカットの最小化」ボタンのイメージ

アドレス帳を開くと、下図のようにアドレス帳画面に切り替わります。このボタン操作で、それまでのメール画面から全画面がアドレス帳画面に切り替わります。

「アドレス帳」画面のイメージ

そのため、今度は「メール」ボタンをクリックすると、メールの画面に戻ります。

「メール」ボタンのイメージ

通常、アドレスの登録や編集はこの「アドレス帳」画面から行います。実際に登録してみましょう。

新規登録するには、「ホーム」タブの「知り合い」ボタンをクリックします。

「ホーム」タブの「知り合い」ボタンのイメージ

すると、下図のように「知り合いの追加」画面が立ち上がります。

「知り合いの追加」画面のイメージ

画面左のメニューには、「簡易登録」や「知り合い」、「プライベート」など7つの項目があります。上図は「簡易登録」が選択されている状態ですが、この画面には5つの入力ボックスがあります。

これは「簡易登録」の名のとおり、「姓」や「名」、「メールアドレス」といった重要な登録項目のみをまとめた入力画面になります。つまり、本来ならばその下の「知り合い」や「プライベート」、「勤務先」に属する入力項目から抽出してきた項目を簡易的にまとめた画面です。

基本的には「簡易登録」画面にのみ必要な情報を入力すれば、それだけで最低限度の情報を持ったアドレス帳として活用することができます。

すべての欄に情報を入力する必要はなく、システム的には「簡易登録」画面の「自宅電話番号」以外の欄にひとつでも入力すればアドレス帳に登録することができるようになります。

何も入力していない状態では画面右下の「アドレス帳に追加」ボタンが上図のようにグレー反転となっていて登録することができませんが、例えば「姓」の欄に適当に文字を入力すると、ボタンのグレー反転が解け、クリックできるようになります。

「知り合いの追加」画面のイメージ

クリックすると、下図のように「1」という表示で登録されます。

「1」という表示でアドレス帳に登録されたイメージ

本格的なアドレス帳として活用したい場合には、もちろん住所や勤務先など様々な情報を入力しておきたいところですが、メールのやり取りのみに活用するメモリ機能として利用するのであれば、「氏名」と「メールアドレス」だけを入力しておけば、それだけで十分活用することができます。

その他のメニューも開いてみましょう。それぞれのメニューで様々な細かい個人情報を登録できるようになっています。「プライベート」では個人の情報を、「勤務先」では勤務先の会社等の情報を細かく入力することができます。(「Messenger」や「ID」については本項では割愛します)

また、例えば「個人の電子メール」のように「簡易登録」にも「知り合い」にも「プライベート」にも重複して存在する項目がありますが、これは、いずれかの入力画面で入力すればすべてに書き込まれてきます。

実際に入力して確認してみましょう。今度は「山川商事」の「課長」、「磯野波平」という人物を登録してみます。これは任意ですのでどんな名前でもかまいません。

まず、「姓」に「磯野」、「名」に「波平」を入力します。

「簡易登録」画面のイメージ

次に、メールアドレスを入力します。ここでは「磯野波平」の「会社のメールアドレス」を入力しようと思いますが、この簡易登録画面には「個人の電子メール」の入力欄のみで、「会社のメールアドレス」を入力する欄がありません。

会社のメールアドレスを入力する欄は、左側メニューの「勤務先」の中にあります。

「勤務先」画面のイメージ

上図のように、「勤務先」の画面には「会社名」や「役職」、「勤務先の電子メール」といった入力欄があり、仕事上の情報が入力できるようになっています。

しかし、ここではあえて「簡易登録」画面の「個人の電子メール」にアドレスを入力します。その理由は、

ビジネスでアドレス帳を使用する場合は複数のアドレスを登録しない

のが無難だからです。つまり、送信時のアドレス間違い(選択間違い)の危険が増すためです。仕事上のメールを個人用のアドレスに送ってしまうと、勤務時間中は見てくれないかもしれません。

複数のアドレスがある場合は別々にアドレス帳に登録する

のがもっともミスがありません。具体的には、「磯野波平(会社)」「磯野波平(個人)」のように同じ人物を複数登録するわけです。詳しくは後述します。

では、簡易登録の画面の「個人の電子メール」にアドレスを入力しましょう。任意のアドレスで構いませんが、ここでは「info@yamanjo.net」と入力します。

「簡易登録」画面のイメージ

そして、最後の欄の「会社」に「山川商事」と入力して「アドレス帳に追加」ボタンをクリックします。すると、下図のように「磯野 波平」の名前で登録されます。

アドレス帳に登録されたイメージ

この名前の部分をグルクリックするか、上図の位置にある「この知り合いの編集」をクリックして開いてみましょう。すると「知り合いの編集」画面として「磯野 波平」の編集画面が立ち上がります。

「知り合いの編集」画面のイメージ

ほぼ「知り合いの追加」画面と同じですが、メニューから「簡易登録」が消えて「概要」になっています。この概要画面に入力した情報が表示されるようになります。また、「知り合い」と「プライベート」に重複していた「個人の電子メール」がどちらにも記入されていることを確認してください。

これでひとまず登録が完了し、「磯野 波平」のメールアドレスがアドレス帳から選択できるようになりました。実際にメールを送ってみましょう。

メールを送るには、「磯野 波平」を選択した状態で、「ホーム」タブの「電子メール」ボタンをクリックします。

「ホーム」タブの「電子メール」ボタンのイメージ

もしくは、右クリックメニューより「電子メールの送信」からアドレスを選択します。

右クリックメニューのイメージ

すると、宛先(TO)に「磯野 波平」が指定されたメールの新規作成画面(「メッセージの作成」画面)が立ち上がります。

「メッセージの作成」画面のイメージ

しかし、通常はアドレス帳の画面からではなく、メール画面からアドレス帳を呼び出して送信しますので、メール画面に切り替えて送ってみましょう。

メールの新規作成画面からアドレス帳を呼び出すには、下図のように「宛先」の文字をクリックします。じつは、ここがボタンになっているのです。

「メッセージ作成」画面の「宛先」ボタンのイメージ

すると、アドレス帳に登録した「知り合い」の一覧リストが表示されます。ここでは、1件のみの登録のため1人しか表示されていませんが、登録するたびに増えていきます。

「知り合い」のリストが表示されているイメージ

このリストの中から「磯野 波平」を選択し、画面下の「宛先」ボタンをクリックすると、宛先に「磯野 波平」が指定されます。

「宛先」欄に「磯野波平」が入ったイメージ

また、ここからおわかりのとおり、CCBCCにも合せて入れ込むことができます。

そして「OK」ボタンをクリックすると、アドレスが指定された状態のメッセージの作成画面に戻ります。件名と本文を適当に入力して送信してみます。

「メッセージの作成」画面のイメージ

すると、送信した先のメール(送信先の受信メール)では、下図のように見えます。

受信したメールのイメージ

ここでは、「テスト用アカウント1」から「磯野 波平」に送っていますので、送信者が「テスト用アカウント1」で宛先には「磯野 波平」が表示されています。

つまり、これが「磯野 波平」が受信したメールの見え方になります。じつはここが本項のもっとも重要なポイントになるのですが、ある重要なことに気づかれたでしょうか。それは、

アドレス帳の「姓」と「名」に入力した文字が、そのまま相手側で表示される

ということです。それの何が問題なのかというと、ここの表示には「敬称」がつかないということです。つまり、このメールで「磯野 波平」は、相手から「磯野 波平」と呼び捨てにされたメールを受信することになっているわけです。

これは当然、気持ちのいいものではありません。通常の手紙であれば考えられないことです。ビジネスであれば「役職」や、せめて「様」くらいつけてほしいと思います。

また、呼び捨てになるのはまだいいとして、例えば「磯野波平(要注意人物)」などと独自のコメントを付加していた場合には目も当てられません。

そのうえ、さらにやっかいなことに、

「ニックネーム」欄に記述があると「ニックネーム」のほうが優先されて表示される

という恐ろしい仕組みになっています。「エロオヤジ」などのように勝手なニックネームを付けていると、それがそのまま相手側で表示されますので、下手をすると取り返しのつかないことになります。ですので、この仕組みはしっかりと覚えておいてください。

では、具体的に敬称を付けるにはどうすればいいのかというと、メニューの「勤務先情報」の「役職」欄に入力しておけば表示されるというわけではありません。敬称はどこに入力しても自動的付加はされません。

「名」に入力した名前のうしろに付け加える

しかないのです。つまり、「波平 課長」のように名前のうしろに敬称を付け加えて登録します。

「知り合いの編集」画面の「知り合い」メニューのイメージ

登録したアドレス帳を編集してみましょう。メニューの「知り合い」から「名」を修正します。(ニックネームが優先されるので、ニックネームに敬称付きの名前を記述してもかまいませんが、おすすめはしません)

そして、あらためてメールを送ると、相手側では「磯野 波平 課長」と表示されます。

受信したメールのイメージ

このように表示されていれば相手が印象を悪くすることはまずありません。

これもビジネスメールのマナーのひとつであり、「姓」や「名」の欄に入力するときには、漢字間違えなどにも十分注意し、忘れずに「敬称」や「様」などを付加して登録しておくようにしましょう。

さらにこれに関連して、ビジネスメールを送る(6) でも少し触れましたが、メールを返信するときにアドレス帳から宛先を選びなおすことで、敬称を付けて返信することができます。

返信の場合は、相手のアカウントの登録名(詳しくは、メーラーの設定(2) を参照してください)でそのまま返信されていきます。通常、自分のアカウントの登録名に様や敬称をつける人はいないので、この場合も呼び捨てのような感じになってしまいます。

通常は返信まで配慮する必要はありませんが、相手が重要なお得意様や目上の方である場合は、アドレス帳から選びなおすことで配慮を印象づけることができます。

さて、これでもうおわかりのとおり、敬称は名前の欄に付けて登録するので、「勤務先情報」の「役職」に入力してもあまり意味がありません。両方入力するというのも管理上ややこしくなるだけです。

ビジネスでのメールの利活用におけるアドレス帳機能では、「姓」と「名」と「メールアドレス」の入力情報のみが重要で、他の情報は直接メールのやり取りに必要のない情報ばかりです。「会社名」にしても、そこに入力してあるからといってメール機能としてなにかできるわけではありません。

また、仲のよい友達ならともかく、ビジネス上の関係でメニューにあるすべての項目を埋めるほどの情報はまず入手できませんし、「ニックネーム」欄のように入力することでかえってトラブルのもとになる場合もあります。

なので、極論すると「簡易登録」画面の一部だけに入力すればいいので、他のメニュー画面の使用頻度はほとんどありません。簡易登録画面の項目以外に入力しておきたい情報がある場合に、その他の画面を開いて入力するという使い方でいいと思います。個人的には、ビジネスにおけるアドレス帳の使い方は、

個人情報を参照するためのものではなく、メールアドレスを呼び出すためだけもの

と考えて、たくさんの情報を詰め込まないようにしています。もちろん、本格的なアドレス帳として活用するのもいいですが、作り込みすぎると、登録者のささいな情報に変更があった場合にもその都度書き換えていかなければならず、その作業を放っておくとわけがわからなくなってきます。あくまで、名前とメールアドレス、会社名程度の情報を持たせておけば十分活用できます。

また、先述のとおり2つ以上のメールアドレスを登録していると、選択ミスが起こる可能性があります。下図は、2つのアドレスを登録している場合の右クリックによるアドレスの選択画面です。

右クリックメニューのイメージ

これならそれほど選択ミスは起こらないと思いがちですが、プライベートのアドレスの方が上位にくるようになり、仕事のアドレスは2番手になっています。また、右クリックではなく「電子メール」ボタンをクリックした場合には無条件で「プライベート」が選択されてしまいます。

一方、メール画面に戻り、新規作成画面からアドレス帳を呼び出すと、下図のように同じ名前で2つの異なるアドレスがリストとして表示されるようになります。

「知り合い」のリストが表示されているイメージ

こうなるのであれば、もともと分けて登録しておいても同じことです。まったく同じ名前でアドレスだけが異なるものを選ぶよりも、名前をわかりやすくして登録しておいたほうがミスもありません。

もっとも、「姓」や「名」に入力した文字は相手側でそのまま表示されるので、それを考慮した名称をつける必要がありますが、例えば「磯野 波平 課長(山川商事経理部)」をビジネス用、プライベート用は「磯野 波平 様(ご自宅アドレス)」などのようにすれば相手に失礼はありませんし、区別がつきやすくなります。

では、次にアドレス帳のその他の機能について紹介したいと思います。

まず、アドレス帳への登録をもっと簡単に行う方法です。これまでの登録方法はすべて手入力で、長いメールアドレスも英数字をひとつひとつ入力しなければなりませんでしたが、それではやはり間違う可能性があります。

もっと簡単に、しかもアドレスを間違えずに登録する方法があります。それは、

届いたメールを利用してアドレス帳に登録する

という方法です。もうおわかりだったと思いますが、携帯メールのアドレス交換で、メールを送ってもらってそこから登録した経験がある方も多いと思います。

操作方法は、登録したい相手からのメールを選択して、右クリックより「差出人をアドレス帳に追加する」を選択します。

右クリックメニューのイメージ

すると、「知り合いの追加」画面の「簡易登録」のメニューが表示されます。「姓」もしくは「名」と「個人の電子メール」が入力された状態となっています。

「知り合いの追加」画面の「簡易登録」のイメージ

メールアドレスが記述されているので、名前の修正だけで簡単にアドレス帳に登録することができます。

また、Liveメールはデフォルト(初期設定)で、

3回以上返信した宛先を自動的にアドレス帳に登録するようになっている

ので、このことも知っておきましょう。登録した覚えもないのに、知らないうちにアドレス帳に登録されていると不思議に思う人が少なくありません。

アドレス帳は、登録済みのアドレスで登録しようとすると「差出人をアドレス帳に追加する」がグレー反転となって選択できません。この場合はすでに登録済みということになります。

この自動登録の設定を解除したい場合は、「Winsows Live メール」タブより「オプション」→「メール」を選択します。

「Winsows Live メール」タブのイメージ

すると、メールの「オプション」画面が起動します。「送信」タブより「3回以上返信したメッセージの宛先をアドレス帳に追加する」のチェックを外すと、自動登録を解除することができます。

「オプション」画面の「送信」タブのイメージ

この他にも、アドレス帳には異なるソフトウェアで作成した住所録等を読み込む機能もあります。

これは「インポート」という機能で、例えばExcel(エクセル)で作成した住所録を一括で取り込むことができます。逆に、アドレス帳のデータを取り出して他のソフトウェアで利用することもできます。これは「エクスポート」という機能になります。しかし、これらの操作は少々応用的なので、応用操作 で学習します。

さらに、アドレス帳には「グループ」を登録できる機能もあります。グループを作成することでメーリングリストとしてグループ内の複数人にまとめてメールを送ることができますが、これについては次項で詳しく学習したいと思います。

以上で、基礎的なアドレス帳の仕組みと登録方法については学習できたと思います。アドレス帳の利用で重要なことは、まずアドレス帳の仕組みを理解し、相手に失礼にならないように登録すること、そしてミスが起こらないようにシンプルに使うこというとです。

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2014年8月6日
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