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ビジネスメールを送る(9)~ メーリングリストを作成する ~

ドレス帳に登録した人数が増えていくと、ある程度のグループができて、そのグループの人たちにまとめてメールを送りたいといった場合がでてきます。

例えば、「山川商事」の人が4人登録されており、その4人全員にメールを送る場合、その4人をアドレス帳から1人ずつ宛先(TO)に選択追加していくのは面倒です。

アドレス帳では、そういった個人を「山川商事」という任意の名前のグループにまとめて、宛先にそのグループ名を指定することで全員にメールを送ることができます。

下図のように、フォルダのような「カテゴリ」を作成して、その中に個人を登録してまとめると、それがグループとなります。

アドレス帳に「カテゴリ」を作成しているイメージ

このように個人のアドレスをまとめたグループのことを、慣例的に「メーリングリスト」と呼びます。しかし、それは「広い意味」でのメーリングリストであり、今日ではこういった機能をメーリングリストと呼ぶべきではありません。

なぜなら、メーリングリストなどのメールサービスは、SNSの普及によってどんどん高機能・多機能になっており、メーリングリストのみならず、グループメールなどの似たようなサービスも次々に生まれてきているからです。実際のところ、何をもってメーリングリストとするかの定義も難しくなってきています。

そもそも、メーリングリストとはどのようなものでしょうか?インターネット上のフリー百科事典「Wikipedia(ウィキペディア)」には、

メーリングリストの原理は、登録メンバーの電子メールアドレスのリストと、メーリングリスト宛ての代表電子メールアドレスを用意しておき、代表アドレスへ送信されたメールを、リストに登録されたメンバー全員のアドレスへ転送するものである。

と書かれています。つまり、メーリングリストとは、

ある特定のひとつのアドレスに送ったメールがそのグループの登録者に配布される

という仕組みになります。そして、返信もそのひとつのアドレスに返信するようになりますが、この場合も全員に返信が届きます。つまり、

宛先(TO)にグループ参加者全員のアドレスを書き込むわけではない

のです。ところが、アドレス帳のグループでメールを送る場合は、たとえ宛先がグループ名ひとつであっても、宛先(TO)に全員のアドレスが書き込まれるようになります。

ということは、厳密に言えばメーリングリストでないわけです。正確には、TOに書き込む手順を簡略化した機能であり、これに代わる機能はないので、

Windows Live メールにメーリングリスト機能はない

ということになります。こういっては元も子もないようですが、まずはメーリングリストという用語の正確な理解をしておくことが重要です。

そもそも、メーリングリストの基本的な利用の仕方は、自分のアドレス帳に登録してあるような「知り合い」ばかりでメールをやり取りするのではなく、例えば「学校」や「地域」といった広く不特定多数の参加者があつまってグループを形成するものです。

したがって、専用のソフトウェアやインターネット上のサイトから利用するのが一般的で、先述のとおりメールだけではなくいろいろな機能も利用できるようになっています。メーラーにそこまでの役割を求めるのは適当ではありません。

正規のメーリングリスト(もしくはグループメールといったメーリングリスト的サービス)を利用したい場合は、らくらく連絡網で情報共有する でサービスの一例を紹介していますので、参考にしてみてください。

本項では、広い意味で(または間違った意味で)メーリングリストとして活用されているアドレス帳のグループ機能について、詳しく学習して行きたいと思います。

では、実際にグループを作成してみましょう。

まずアドレス帳画面を開いて、「ホーム」タブの「分類」ボタンをクリックします。

「ホーム」タブの「分類」ボタンのイメージ

すると、「新しいカテゴリの作成」画面が立ち上がります。

「新しいカテゴリの作成」画面のイメージ

任意の名称を「カテゴリ名の入力」の欄に記入します。ここでは「ダイビング仲間」としました。

「新しいカテゴリの追加」画面のイメージ

そして、その下にアドレス帳に登録されている「知り合い」のリストが表示されています。このリストからグループに登録したい人を選択します。

選択はクリックのみで、画面下のスペースに選択された知り合いが記述されていきます。

「新しいカテゴリの追加」画面のイメージ

そして「OK」ボタンでカテゴリが作成されます。

新しいカテゴリが追加されたイメージ

作成されたカテゴリの横に数字が表示されるのは、そのカテゴリに登録されている知り合いの人数をあらわしています。

また、「すべての知り合い」の中には、新規作成したカテゴリに追加されている知り合いを含めて、アドレス帳に登録されている知り合い全員が入っています。つまり、

新しいカテゴリに追加した知り合いは「すべての知り合い」の中にも重複して入っている

ということです。どちらのカテゴリにも存在していることを確認してみてください。

このように、アドレス帳のカテゴリの仕組みは、Windowsのフォルダによるファイル管理と似ていますが、似て非なるものです。「すべての知り合い」からだけは移動したり削除することはできません。

どうしてこういう設計になっているのか理由はよくわかりませんが、重要なことは、

「すべての知り合い」と追加したカテゴリは連動している

ということです。ただ「すべての知り合い」のコピーが新しいカテゴリ内に貼り付けられるわけではありません。どちらかを編集すれば、ともなってもう一方も修正されます。また一方を削除すればもう一方も削除されます。

削除については後述しますが、そのため、Windowsのフォルダと同じ感覚で操作すればトラブルのもとになることをしっかり覚えておきましょう。

さて、ではカテゴリを作成したあとに、知り合いを追加したい場合はどうすればいいのでしょうか。

これには多くの方法がありますが、まずは「ホーム」タブの「カテゴリの編集」ボタンをクリックして追加する方法です。

「ホーム」タブの「カテゴリの編集」ボタンのイメージ

すると、「カテゴリの編集」画面が表示されます。追加したいカテゴリを選択して「OK」ボタンをクリックします。ここでは「ダイビング仲間」しかないですが、選択して「OK」ボタンをクリックします。

「カテゴリの編集」画面のイメージ

すると、「新しいカテゴリの作成」画面と同様に、カテゴリに追加する知り合いを選択するリストが表示されるので、ここから追加したい知り合いを選択して追加します。

「カテゴリの編集」画面のイメージ

その他の方法としては、「すべての知り合い」の中の追加したい知り合いを選択した状態で、右クリックメニューより「知り合いのコピー」を選択します。

右クリックメニューのイメージ

すると、コピー先のカテゴリのリストが表示されます。追加したいカテゴリを選択すると、そのカテゴリに追加することができます。

右クリックメニューのイメージ

またこの他にも、Windowsのフォルダのように、追加したい知り合いをマウスでドラッグして任意のカテゴリの上にドロップすることでも追加することができます。

では、次にカテゴリから知り合いを削除したい場合はどうすればいでしょうか。

前述のとおり、一方を削除すればもう一方も削除されてしまうため、

どちらかを削除してしまうと完全に消去される

ということになります。この点は十分に注意しなければなりません。しかし、とはいっても間違えて違う知り合いをカテゴリに追加してしまう場合もあります。

そんな場合には、新しく追加したカテゴリの中からだけ削除しなければなりません。つまり、通常の操作による削除とは異なる削除の仕方があるのです。

まず、通常の削除方法について知っておきましょう。知り合いを削除するには、その知り合いを選択した状態で、「ホーム」タブの「削除」ボタンをクリックします。

「ホーム」タブの「削除」ボタンのイメージ

または、「Delete」キーでも削除することができます。

そして、もうひとつ方法があり、それは右クリックより削除する方法です。これには表示が2パターンあります。まずは、「すべての知り合い」の中の知り合いを選択した状態で右クリックすると、下図のようなメニューが表示されます。

右クリックメニューのイメージ

メニューより「知り合いの削除」を選択すると、その知り合いが削除されます。

一方、「すべての知り合い」以外の追加したカテゴリの中の知り合いを選択した状態で右クリックすると、下図のようなメニューが表示されます。

右クリックメニューのイメージ

同じようなメニューが表示されます。一番下の「知り合いの削除」を選択すると、その知り合いが削除されます。そして、もうおわかりのとおり「カテゴリから知り合いを削除」の項目が選択できるようになっています。

つまり、そのカテゴリからのみ削除する(すべての知り合いだけに残しておく)には、この「カテゴリから知り合いを削除」を選択すればよいのです。

または、先述した「カテゴリの編集」画面から、不要な知り合いをもう一度クリックして外すか、画面下に記述された名前のうえで「Delete」もしくは「BackSpace」キーで削除することでも、そのカテゴリからのみ知り合いを削除することができます。

カテゴリの編集画面のイメージ

そして、今度は「カテゴリ」そのものを削除する場合についてです。

不要になったカテゴリを削除したい場合も当然でてきます。しかし、カテゴリを削除してしまうと、その中の知り合いも削除され、ひいては完全に消去されてしまわないかと心配してしまいますが、カテゴリの削除についてはその心配はいりません。カテゴリそのものを削除した場合は、

カテゴリのみが削除されて「すべての知り合い」の中に知り合いは残る

ので、安心して削除することができます。

カテゴリの削除は、そのカテゴリ上で右クリックより、「カテゴリの削除」を選択します。これで、カテゴリのみ削除することができます。

右クリックメニューのイメージ

では次に、誤って別のカテゴリに登録してしまった場合の対処についてです。

登録する知り合いを間違えたのではなく、登録すべきカテゴリを間違えた場合は、その知り合いを削除して登録しなおすのではなく、カテゴリを「移動」させることができます。

移動についてもカテゴリの編集画面から行うことができますが、右クリックより行うほうがラクです。移動させたい知り合いを選択した状態で、右クリックより「知り合いの移動」から任意のカテゴリを選択します。

右クリックメニューのイメージ

または、マウスでドラッグ&ドロップでも移動させることができます。

ただし、「知り合いの移動」の項目は、カテゴリが2つ以上存在しないと表示されません。(そのため「プロジェクトA関係者」というカテゴリを作成しています)

以上で、カテゴリの作成と編集についてはひと通り学習しました。ではいよいよ、作成したグループにメールを送ってみましょう。

メールの送り方は通常通り、メール画面に切り替えて「メッセージの作成」画面より行います。前項で学習のとおり「宛先」ボタンをクリックします。

「メッセージの作成」画面のイメージ

すると、アドレス帳に登録した知り合いのリストのほか、「グループ」もリストに入っています。グループには人のマークのアイコンが付加されています。登録したグループ(ここでは「ダイビング仲間」と「プロジェクトA関係者」)があることを確認してください。

知り合いのリストが表示されているイメージ

そして、グループを選択します。すると、「宛先」にグループ名のみが記述されます。

「宛先」にグループ名のみが記述されているイメージ

このまま、件名と本文を記述して送信すると、グループ全体にメールを送信することができます。

Liveメールのグループ機能は、宛先(TO)に全員のアドレスが書き込まれると先述しましたが、これでグループ全員のアドレスが記述されています。

実際に確認したい場合は、グループ名の先頭に付加されている「+」の部分をクリックします。

グループ名の「+」ボタンのイメージ

すると、グループ内の個人を展開させることができます。

グループ内の知り合いが展開されたイメージ

このように、グループ名だけの記述であっても、その中に登録された知り合いはしっかりと記述されています。

では、そのグループ内の一部の人には送りたくない場合、例えば、上図の知り合いの中で「マーティン マクフライ」には送りたくない場合はどうすれよいでしょうか?

つまり、グループ全員ではなく、その中の一部を除く知り合いに送りたい場合には、

グループを展開して「Delete」(または「BackSpace」)ボタンでその個人を削除する

という方法しか現在のところありません。これは少々面倒くさいですが、そのような仕様のようです。

また、このようにグループ名を宛先に指定しましたが、グループ名を選択するとそのグループ名がいきなり宛先に記述されてしまい、グループの中を開いて確認することができません。

つまり、そのグループの中から個人を選択したいと思っても、グループを選択するとグループ名が指定されて全員のアドレスが記述されてしまうため、

個人をグループの中から探して指定することができない

ということです。したがって、グループの中から個人を探して宛先に指定するには、宛先にグループを選んで目的の個人以外を削除するしかなく、作成したカテゴリはアドレスの整理にはならないということです。

要するに、グループではなく個人を宛先に指定したい場合は、全リストの中から個人を探すしかありません。

この仕様はとても不便で使いにくいものです。アドレス帳の登録が多くなってくると、目的の個人を探すだけでもひと苦労で、グループの中から探せたらいいのにと誰もが思うところです。

したがって、個人を探すのに苦労するほどアドレス帳の知り合いが増えた場合には、「アドレス帳」画面から個人を選択してメール画面を開いたほうがいいでしょう。

今後は改良されていくかもしれませんが、機能の不満が言えるようになるということは、その機能を使いこなしているということでしょうか。

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更新履歴

2014年8月11日
ページを公開。

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参考文献・ウェブサイト

当ページの作成にあたり、以下の文献およびウェブサイトを参考にさせていただきました。

文献
なし
Windows Live - マイクロソフト コミュニティ
http://answers.microsoft.com/

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