基礎からわかる!パソコン入門・再入門 / 無料パソコン教室・基礎知識・Word・Excel・PowerPoint

ビジネスメールを送る(10)~ 開封確認メールと重要度の設定 ~

常のメールのやりとりについては、これまでの学習でほぼ難なくこなせるレベルに達していると思います。ここからは少しだけ応用的な機能や操作について学習して行きましょう。

応用的といっても、あくまで、メールのやりとりというメーラーのコア機能を補助、補完する機能で、まずはその代表的な機能である「開封確認」と「重要度」という機能についてです。

メーラーの設定(2) でも多少触れましたが、パソコンのメーラーによるメールでは、

相手が読んだかどうか確認することができない

というもどかしい問題があります。つまり、相手から返信等のリアクションがなければ、送信したメールが相手に読んでもらえたのかどうか、そもそも相手に届いているのかどうかすらもわかりません。

一方、「LINE」という無料通話アプリでは、画面上で「未読」や「既読」が表示されるため、相手が読んだことを瞬時に確認できます。LINEが広く普及した大きな要因のひとつと考えられますが、こういったサービスの登場により、パソコンメールはさらにもどかしさを増したように思います。

そのため、ビジネスでは、受診したメールには必ず返信するのが原則であり、できるだけ早く返信するのがマナーになります。つまり、返信の内容に意味を持たせるのではなく、

返信したことで読了したことを知らせる意味がある

のです。大げさに言うと「わかりました」のような内容だけでもかまいません。まずは「読んだことを知らせる」のが大切で、それを素早く知らせるのがマナーになるわけです。

では、そのことを理解したうえで「開封確認」機能がどういうものか、その仕組みからみていきましょう。

開封確認とは、下の図のような「開封確認のメッセージを送信しますか?」というメッセージを、相手側のメーラーに表示する機能のことをいいます。

「開封確認メッセージ」のイメージ

つまり、送信先の相手側の画面でメッセージを表示させ、返信を促すという機能になります。このメッセージに相手が「はい」をクリックすると、下図のようなメールが返ってきます。

「開封済み」メールのイメージ

したがって、相手からメールを返してもらわなければならないことには変わりないわけです。ただ、その返信の操作が「はい」というボタンひとつになり、簡略化されたにすぎません。そして、返信されたメールは上図のような無機質なメールが返ってくるだけです。

この「開封確認メッセージ」は、通常のメールの送信時にメールに付加して送ります。

操作方法はとても簡単です。メールを作成し、「メッセージ」タブの「配信」ボタンより、「開封確認」にチェックを入れるだけです。

「メッセージ」タブの「配信」ボタンのイメージ

そして、このまま送信すれば、開封確認メッセージ付きメールを送ることができます。

ただし、「開封確認」にチェックを入れても画面のどこにもそれが表示されません。したがって、

開封確認メッセージを付加しているのかどうかわからなくなる

ことがあるので、注意が必要です。開封確認メッセージを確実に送信したい場合は、メールを送信する直前にチェックを入れるようにしましょう。

さて、このように簡単な操作で送ることができる開封確認メッセージは、相手にとっても「はい」というボタンひとつで返信できるため、負担にならないだろうと安易に使ってしまう人がいます。しかし、

開封確認メッセージは送らないのがマナー

となっています。なぜなら、自分がビジネス関係の相手から開封確認メッセージを受信した場合のことを考えてみてください。

どことなく「偉そう」な印象を受けないでしょうか?「開封確認を要求しています」という一方的なメッセージに誠意は感じられませんし、失礼な感じさえ受けます。

そのため、開封確認メッセージで「はい」を選択しない人もいます。つまり、「いいえ」を選択されるか「×」で閉じられる場合も少なからずあるのです。

「いいえ」を選択されると開封確認メールは返信されない

ため、開封確認ができないことになります。こうなると、相手の読了状況がわからないうえに、相手の印象を悪くするという負のスパイラルに陥ります。また、

開封確認メッセージは1度しか表示されない

ので、相手の操作ミスでも返信されません。つまり、いずれにしても相手の返信が頼りであることには変わりがないので、開封確認メッセージを送っても開封確認ができない場合があるということです。さらに、

Yahoo!メールなどのフリーメールや携帯メールは開封メッセージに対応していない

場合が多いので、使わないほうが無難なのです。(フリーメールについては、Yahoo!メールを利用する を参照してください)

こういった理由から、現在では開封確認メッセージは敬遠され、一概には言えませんが、マナー違反と感じる人が多いようです。安易にこの機能を使っていると、重要な取引先の印象を悪くする恐れさえありますので、しっかり覚えておいてください。

ただし、とはいっても、返信が来ない場合はどうしても不安になります。もしかしたら迷惑メールと間違えられているのかもしれず、読んでもらえてないかもしれません。

開封確認機能を使わないで、そういった不安を解消するためにはどうすればいいのでしょうか?

いくつか方法がありますが、まずは、

迷惑メールと間違えられない件名をつける

のがもっとも基本的で大事なことです。多くの人は「件名」だけを見て、そのメールの内容を読むかどうかを判断します。つまり、件名はもっとも気を配るべき重要なものなのです。

ビジネスメールを送る(2) で学習のとおり、件名のつけ方がテキトーであったり、件名をつけていなかったりすると、迷惑メールと間違えられて読まれることなく削除されてしまいます。

まず、件名の正しい書き方を今一度おさらいしておきましょう。一番重要なポイントは、

要件を具体的に示す

ことです。件名の名のとおり「~の件です」とすると具体的で間違われません。例えば、「8月19日の打合せの件です」とか「9月の発注(精肉)の件です」という感じで具体的に示しましょう。

ただし、日付等が具体的であっても「25日の例の件です」といった、もったいぶった件名はよくありません。怪しい取り引きならともかく、そういう言い方をする必要性はなく、誠実さにも欠けており、不快に感じる人もいるでしょう。

仮に、他人に見られてまずい内容のメールを送る場合は、セキュリティー上の問題(詳しくは、電子メールの危険性 を参照してください)から好ましくありませんが、事前に電話等で連絡してから送るようにしましょう。

また、件名だけでどのような内容なのかを伝えることが大切なので、「いつもお世話になります」といった気遣いはまったく必要ありません。

特に、「新春の候~」や「平素は格別のご高配を賜り~」といったビジネス文書のようなあいさつ文を件名にするのはやめましょう。(ビジネス文書のあいさつ文については、ビジネス文書の作成(3) を参照してください)

次に、はじめて送る相手の場合や数回しかやりとりしたことがない相手、要するに相手がアドレス帳にこちらのアドレスを登録していない可能性がある場合は、

所属(会社名や所属団体など)や氏名を入れる

というのも基本的なやり方です。件名に差出人の氏名が表示されるわけですから、迷惑メールに間違われる可能性はかなり低くなります。

ただし、細かい部署名や肩書きまで入れる必要はありません。例えば「山川商事の磯野です」や「山川商事 磯野」のように簡潔にします。

これらを合わせて、「山川商事の磯野です。9月の発注(精肉)の件」や「8月19日の打合せの件(山川商事 磯野)」のような件名にすると、相手にとってわかりやすくなり、迷惑メールに間違えられることはまずないと思います。

ただし、注意しなければならないのは、

件名が長くなると途中で表示されなくなる

とうことです。表示領域の大きさにもよりますが、下図のように長い件名は途中で表示されなくなります。

「受信トレイ」のメールのイメージ

上の例では、「例の・・・」となり肝心なところが消えてしまっています。そのため、大事なことから先に記述するようにしましょう。おおむね20文字以上にしないほうが無難です。

一方、こうした長いタイトルのメールを受け取ったときは、マウスでカーソルをメールの上にもっていくと、メールを開かなくても、下図のように全文を表示させることができます。

別ウィンドウで件名の全文が表示されたイメージ

また、注意を引きつけようと「記号」を使うケースもよく見かけます。

例えば、【重要】や【至急】などのように記号を使って、「【重要】8月25日の振込みの件です」などのように強調した件名をつける方法です。

この方法は多くのサイトでは有効と紹介されていますが、個人的にはあまり好きではありません。というのも、迷惑メールでよく見るバターンになってきたからです。

下図は、典型的な迷惑メールの一例です。【無料】と先頭につけて強調しています。このような手法がよく見かけられるようになってきました。

迷惑メールの件名のイメージ

また、下図は別の商品売り込みの迷惑メールの一例ですが、いろいろな記号がつかわれています。こういったメールが大量に送られてくると、たいして確認することなく雰囲気だけで削除してしまうことがあります。

迷惑メールの件名のイメージ

したがって、目立たせようとするのは逆効果になる場合があります。「簡潔に具体的に」を基本とし、状況に応じて適切な件名をつけるよう常に意識するようにしましょう。

ただ、それでも本当に重要なメールであれば、強調して送りたい場合もあります。そういう場合には、

メッセージに重要度をつける

ことで強調させることができます。これは記号を使った強調方法と似ていますが、文字ではなく「アイコン」と「色」で強調されます。

下図は、重要度を「高」に設定したメールのイメージです。

重要度を「高」に設定したメールのイメージ

右の端に赤色の感嘆符(びっくりマーク)のアイコンが付加されています。それほどインパクトのある強調ではありませんが、たいていの場合は気づきます。

これまでに、こういったメールを受信して疑問に思われたことがあるかもしれませんが、感嘆符があるからといってウィルスの警告のような恐ろしいものではありません。

またメールを開くと、下図のように「このメッセージの状況:重要度が‘高’に設定されています」と表示されます。

重要度「高」のメールを開いたイメージ

こう警告のように表示されるとどこか恐ろしく感じてしまいますが、これはただ単にこういうメッセージを表示しているだけで、

重要度は、ただ相手の注意をひくだけのもの

にすぎません。なので、恐れる必要はまったくありません。ウィルスメールだと思って開かないまま削除しないように注意してください。

ただし、もうおわかりのとおり、この機能も迷惑メールで悪用されています。そのため、知らない相手からの重要度つきのメールには十分に注意が必要です。

さて、ではその重要度の設定方法ですが、これも非常に簡単です。

開封確認と同じ「配信」ボタンより、「重要度-高」もしくは「重要度-低」を選択することで、重要度を設定することができます。

「メッセージ」タブの「配信」ボタンのイメージ

つまり、重要度は「高」と「低」の2種類を選択することができます。「高」を選択した場合は上記のとおりで、「低」選択すると下図のように、青い下向き矢印のアイコンで強調されるようになります。

重要度を「低」に設定したメールのイメージ

重要度を設定した場合は、開封確認とは異なり、設定している状態がメッセージの作成画面に表示されるので、忘れてしまうことはありません。

「メッセージの作成」画面のイメージ

ただ、この重要度という機能は、あまり知名度がないのか、広く使われているとはいえません。そのため、ウィルスの警告だと勘違いされたり、逆に警戒されて見てもらえないということも考えられます。

そのうえ、開封確認メッセージと同様に、

Windows系のメーラー同士でのみ有効な機能で、フリーメール等では表示されない

場合がほとんどなので、これも状況を考えて利用するようにしましょう。

さて、このように開封確認機能が万能ではないため、適切な件名や重要度の設定によって、確実に相手に読んでもらえるようにするのが原則中の原則になります。

しかし、それでも、送ったメールが相手に伝わったのかどうかをどうしても確認しておきたい場合があるものです。そういう場合には、後から確認するのではなく、

メールを送信するときに、返信してほしい旨を本文中に記述して送る

ようにしましょう。例えば、「ご返信いただければ幸いです」や「お手数ですが確認のためにご返信ください」といった一文を入れておきましょう。これは、開封確認メッセージよりもよっぽど誠意がこもっています。

それでも返事が返ってこないとき、送った後からどうしても既読の確認をしたい場合には、

再送の旨を一文追加して、もう一度同じ内容のメールを再送する

ことで、かなりの高確率で返信を受けとることができます。例えば、「〇日にメールをお送りしましたが、お読みいただけましたでしょうか?責任をもって対応させていただくため、念のためにもう一度お送りしておきます。お読みいただいている場合は何卒ご容赦ください」などと誠意をもって返信を促します。

もしくは、少々テクニック的な手法になりますが、例えば「プロバイダよりシステム障害の通知がありました。念のためもう一度お送りします」などと(許せる範囲のウソを)記述して再送します。

これらの場合、相手は不快に感じることはあまりないでしょう。返信していなかった怠慢に責任を感じて多くの場合は返信してくれます。ただし、こういった手法も乱用していると逆効果になりますので、十分に気をつけてください。

以上で、開封確認機能についてのマナーと基本操作についての学習は終了です。開封確認メッセージは、自動的に返信したり、開封確認メッセージそのものを送信しない設定も可能ですが、基本操作編では割愛します。

あくまでも大切なことは、開封確認機能に頼らないということです。相手の立場や状況を考えて適切な機能を使うようにしましょう。

ページトップへ戻る


関連情報&オススメ

JALカードはJALマイレージバンク機能に、各提携会社のクレジット機能が備わったクレジットカードです。フライトでもショッピングでも効率よくマイルをためることができます。

マイルをためようとている方、旅行好きな方には最適なクレジットカードです。JAL派とANA派に分かれますが、JAL便を多く利用するなら、はっきり言ってJALカードは「必須」です。

JAL便の場合、チェックインも搭乗手続きもJALカードをかざすだけで可能になりますし、カード付帯保険や各地の特約ホテルで割引などもあります。

たまったマイルは特典航空券と交換でき、マイルをためることで無料で旅行を楽しむことができたりもします。その他にも様々な商品や各地で使えるクーポン、電子マネーやAmazonギフト券などとも交換することができます。

私はクレジットカードはすべてJALカードにまとめ、電話代等の引落しもJALカードを使っています。すると、月々の支払いによってマイルが自動的たまり、数年に一度は無料で飛行機に乗ったり、Amazonギフト券に交換したりと重宝しています。

ページトップへ戻る

更新履歴

2014年8月20日
ページを公開。

ページトップへ戻る

参考文献・ウェブサイト

当ページの作成にあたり、以下の文献およびウェブサイトを参考にさせていただきました。

文献
なし
ウェブサイト
なし

ページトップへ戻る