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メールの整理(1)~ フォルダの作成と自動振り分け ~

ールをビジネスで活用していくようになると、受信したメールの数が増えてきて、受信トレイから目的のメールを探すのにも苦労するようになります。

そこで、本項では増えていく受信メールの検索の仕方と整理の仕方について学習していきたいと思います。

メールを頻繁に利用するようになると、受診トレイは下図のようにメールがどんどん増えていき、スクロールしなければ表示できなくなります。

「受診トレイ」のイメージ

こうなってくると、例えば「基礎からわかる!パソコン入門」からきたメールを見ようと思った場合、スクロールしながらひとつひとつ目で探すのは大変になってきます。

目的のメールを見つける方法はいくつかありますが、確実なのは「キーワード検索」です。

下図のとおり、画面上部の検索ボックスにキーワードを入力すると、キーワードを含む差出人やメールを抽出することができます。

キーワードでメッセージの検索をするイメージ

このように「パソコン」のようなキーワードで、その文字を含むメールを検索して抽出することができます。

また、メールの並べ替えをする方法もあります。通常は上2つの図のとおり、日付の「降順」、つまり大きい数値が上に表示されるようになっており、日付の新しいメールが上位に表示されています。

この「降順」となってる部分をクリックすると、並びを「昇順」、つまり逆に古い日付のメールを上位に表示させることができます。

並びを「昇順」にしたイメージ

ただし、このボタンによる並び替えの変更は、メール全体の順序を逆にするだけであり、それほど効果的な検索方法ではありません。

もう少し細かく並び替えを行うには、下図のとおり、「並び替え」という文字の部分をクリックします。

「並び替え」ボタンのイメージ

すると、並び替えの項目が表示されます。

「並び替え」ボタンのメニューのイメージ

このメニュー項目で並び替えることができます。通常は「日付(スレッド)」が選択されていますが、例えば「差出人」を選択すれば、差出人の「降順」もしくは「昇順」で並び替えることができます。

「差出人」で並び替えたイメージ

すると、差出人ごとにまとまるので探しやすくなります。いつもの表示にもどす場合は、もう一度「日付(スレッド)」を選択して並び替えます。

ところで、この「スレッド」とはどういう意味かというと、同じ差出人からメールを「まとめて」表示する機能のこといいます。

下図のメールはスレッド表示されているメールです。メールのアイコンが重なったようになっています。

「スレッド」表示されたメールのイメージ

アイコンの左側の矢印をクリックすると、下図のように展開することができます。(通常は展開された状態で表示されています)

スレッド表示のメールを展開したイメージ

この「Mail Delivery System」のように、同じ差出人からのメールがまとめられて表示領域を少なくしているわけです。(「テスト用アカウント1」がスレッド表示されていないのはテスト用に特別な設定をしているためです。また「Mail Delivery System」については、ビジネスメールを送る(5) を参照してください)

スレッド表示は、「表示」タブの「スレッド」ボタンで、オンとオフを切り替えることができます。

表示」タブの「スレッド」ボタンのイメージ

ここを「オフ」にすると、メールはまとまることなく、それぞれ個別に表示されるようになります。

さて、話を戻しますが、「差出人」以外にも「重要度」や「件名」などでも並び替えをすることができます。(「ウォッチ」や「フラグ」については、メールの整理(4) で後述します)

ただし、これらの方法もただ並び替えるというだけの機能です。メールが数百件もたまってくると、やはり探すのに苦労します。そこで、Windowsのフォルダ管理のように、メールをグループにまとめて別々に保存しておくとすっきりして探しやすくなります。

Windowsのフォルダに慣れている方なら、やはりフォルダのようにきちんと分けて整理しておきたいものです。Liveメールでは、Windowsと同じように、

フォルダを作成してメールを整理する

ことができます。すなわち、メールをファイルのようにフォルダに格納して整理することができるのです。フォルダに分けることで、例えば「仕事関係」や「プライベート」などのように分類してメールをわかりやすく整理することができます。

また、フォルダを作成できるということは、フォルダの中にフォルダをつくる階層構造にすることも可能になります。(フォルダと階層構造については、基礎知識編の「ファイル管理」を参照してください)

ただし、アドレス帳の「カテゴリ」とは少し動作と使い方が異なりますので、不安がある方は、ビジネスメールを送る(8) でもう一度学習して理解しておいてください。

フォルダを作成するには、フォルダを作成したいアカウント(アカウントについては、メーラーの設定(1) を参照してください)を選択した状態で、「フォルダー」タブの「フォルダーの作成」ボタンをクリックします。

「フォルダー」タブの「フォルダーの作成」ボタンのイメージ

または、アカウントを右クリック(上図の場合は「Yamanjo(info)」を右クリック)して、メニューより「フォルダーの作成」を選択します。すると、フォルダーの作成画面が表示されます。

「フォルダーの作成」画面のイメージ

任意の名称を「フォルダー名」のテキストボックスに入力して「OK」ボタンをクリックすると、下図のようにアカウント内に新しいフォルダが作成されます。

新しいフォルダが作成されたイメージ

ここでは、フォルダ名を「テスト用アカウント1」としました。つまり、テスト用アカウント1からのメールはこのフォルダに入れてまとめようというわけです。

作成したフォルダにメールを移すには、移したいメールを選択した状態で、同じ「フォルダー」タブの「メッセージの移動」ボタンをクリックします。

「フォルダー」タブの「メッセージの移動」ボタンのイメージ

もしくは、右クリックより「フォルダーへ移動」を選択します。すると、「移動」という画面が表示されます。

「移動」画面のイメージ

ここで、新しく作成したフォルダ(ここでは「テスト用アカウント1」)を選択して「OK」ボタンをクリックすると、メールを任意のフォルダに移動させることができます。

また、もっと手っ取り早い方法は、メッセージをドラッグ&ドロップすることでも移動させることができます。任意のメールをドラッグして、任意のフォルダの上でドロップします。

メッセージをフォルダに移動しているイメージ

この方法は、複数のメールをまとめて移動させるときに便利です。「Shift」キーや「Ctrl」キーで複数のメールを選択した状態でドラッグ&ドロップすることで、まとめて移動できます。

ただし、このようにメッセージを別のフォルダに移動した場合は、アドレス帳のカテゴリとは異なり、

「受診トレイ」にメッセージは残らない

ので注意が必要です。削除すると、どこにもなくなってしまいますので十分に気をつけましょう。

また、先述のようにフォルダを階層構造にすることもできます。

階層構造にしたい場合は、そのフォルダを選択した状態で、同様に「フォルダーの作成」ボタンをクリックしてフォルダを作成します。

すると、下図のように、フォルダの中にフォルダの入れ子をつくることができます。

階層構造のフォルダを作成したイメージ

ただし、階層構造にするほど細かくフォルダを作成してしまうと、余計に探しにくくなったり整理するのがわずらわしくなってきます。

そのため、フォルダは階層構造にしないで、アカウントの直下に「受信トレイ」と同列のフォルダを作成して振り分けるほうが、わかりやすくてよいと思います。

複数のフォルダを作成したイメージ

ただ、フォルダの並び順は自動的にカナ順(数字順、アルファベット順)に並びます。つまり「ア」や「A」が上にくるようになり、

フォルダの並び順は変更することができなない

という仕組みになっています。これは非常に不便ですが、並び順を変えたい場合には、フォルダ名の先頭に「1」から連番を振ると、思い通りの順に並び替えることができます。

フォルダの順番を入れ替えたイメージ

フォルダ名称の変更の方法は、目的のフォルダを選択した状態で「フォルダ」タブの「名称の変更」ボタンをクリックします。

「フォルダ」タブの「名称の変更」ボタンのイメージ

もしくは、右クリックより「名前の変更」を選択すると、「フォルダー名の変更」画面が表示され、フォルダ名を変更することができます。

「フォルダー名の変更」画面のイメージ

ただし、並び替えられるのは名称を変更した直後ではなく、

再起動後に並び変えられる

ようになります。そのため、リアルタイムで適用されないので注意して下さい。これで、増えてくるメールもすっきりと整理することができるようになります。

しかし、届いたメールをその都度フォルダに移動させなければならず、忘れてしまうと後から振り分けるのも大変な作業になってきます。

また、手動で振り分けるのは面倒くさいという場合は、自動振り分け機能を使って、

受信したメールを任意のフォルダへ自動的に振り分ける

ことができます。これはLiveメールに限らず、たいていのメーラーにある機能になりますが、その方法はなかなか面白くて奥が深いものです。そのため、少々応用的な操作になりますが、ここで学習しておきましょう。

メールを自動的に振り分けるといっても、何もしないのに勝手にメーラーが判断して振り分けてくれるわけではありません。

将来的にそんな機能が生まれるかもしれませんが、現在のところ、振り分けの「ルール」を設定してやる必要があります。メーラーはそのルールに従ってメールを振り分けるのです。

ルールを設定するには、「フォルダー」タブの「メッセージルール」ボタンをクリックします。

「フォルダー」タブの「メッセージルール」ボタンのイメージ

すると、「新規のメール ルール」画面が立ち上がります。

「新規のメール ルール」画面のイメージ

この画面でルールを設定するわけですが、「POP電子メールアカウントの新しいルールを作成します」などと難しい用語がでてきます。

POPというのは、簡単にいうと受診したメールのことで、すなわち受診メールのルールをつくるという意味になります。(POPについては、電子メールの仕組み を参照してください)

そして、条件をいろいろ指定できるようになっています。この意味は、「受診メールがAと条件を満たす場合に、Bという処理(アクション)をする」というものです。

つまり、Aの条件にあたるのが「1つ以上の条件を選択してください」の部分で、Bのアクションにあたるのが「1つ以上のアクションを選択してください」の部分になります。

これでもうおわかりだと思いますが、フォルダへの自動振り分けを設定したい場合、例えば「差出人が●●なら▲▲フォルダに移動する」という感じでルールを設定します。

この条件のつけ方は一律ではありません。いろいろな条件を選んで個性的なルールを設定することができます。ただし、ここでは「フォルダへの移動」、つまりフォルダへの自動振り分け設定のみにとどめたいと思います。

実際にやってみましょう。「テスト用アカウント1」からのメールを「テスト用アカウント1」フォルダに振り分ける設定をしてみます。

まず、条件を指定します。「テスト用アカウント1」からのメールはすべてを対象にしますので、「差出人がテスト用アカウント1である場合」を条件にします。

したがって、選択する条件は「差出人にユーザーが含まれる場合」が適当です。この「ユーザー」というのは後から任意のユーザー名を指定します。

「新規のメール ルール」画面のイメージ

そして、アクションは「指定のフォルダーに移動する」を選択します。

「新規のメール ルール」画面のイメージ

すると、「この説明を編集するには、下線付きの単語をクリックしてください」の部分に、下図のように選択した条件とアクションが書きだされます。

「新規のメール ルール」画面のイメージ

説明書きのとおり、下線付きの単語をクリックすると編集画面が開きます。まずは、差出人に「テスト用アカウント1」を指定するので、「ユーザーが含まれる」の単語をクリックします。

すると、「ユーザーの選択」画面が表示されます。

「ユーザーの選択」画面のイメージ

上のテキストボックスは、フリー入力することができます。例えばここで「テスト用アカウント1」を入力して「追加」ボタンをクリックすると、下図のように条件として入力した文字列を設定することができます。

「ユーザーの選択」画面のイメージ

ただし、差出人の名前の文字列については、こちら側(受診側)のアドレス帳に登録している名称ではなく、

相手側のアカウントに設定されている名称で判断される

ので、注意してください。この場合は送信者の「テスト用アカウント1」が自分のアカウントに設定している名称と一致しなければなりません。(アカウント設定については、メーラーの設定(2) を参照してください)

つまり、こちらのアドレス帳には「テスト用アカウント1」と登録していたとしても、相手側のアカウントが「星桃次郎」などのように異なる名称で設定されている場合や、また名称を設定していない場合などは名前で振り分けることができません。

したがって、相手側の登録名をここに記入する必要がありますが、しかし、そうなると相手が登録名を変更した途端に振り分けができなくなってしまいます。なので、

名前ではなくメールアドレスで振り分ける

のがもっともよい方法になります。メールアドレスなら双方で登録の違いはありませんし、そうそう変更されるものでもありません。

メールアドレスを指定する場合は、画面の「アドレス帳」ボタンをクリックします。

「ユーザーの選択」画面のイメージ

するとアドレス帳が開くので、目的の知り合いを選択して「OK」ボタンをクリックすると、下図のように条件としてメールアドレスを設定することができます。

「ユーザーの選択」画面のイメージ

これで、条件がメールアドレスに設定されました。「OK」ボタンをクリックして画面を閉じると、下図のように「差出人」にメールアドレスが設定されています。

「新規のメール ルール」画面のイメージ

次に、フォルダを指定します。「指定のフォルダー」の単語をクリックします。

すると、今度は「移動」画面が表示されます。目的のフォルダ(ここでは「3.テスト用アカウント1」)を選択して「OK」ボタンをクリックします。

「移動」画面のイメージ

これで、アクションが設定されました。下図のように「3.テスト用アカウント1」が設定されています。

「新規のメール ルール」画面のイメージ

最後に、この「ルールの名前」を記入して「ルール保存」ボタンをクリックします。ルールの名前はとくに重要な意味をもたないので、わかりやすい名前でかまいません。

「新規のメール ルール」画面のイメージ

すると、下図の「ルール」画面が表示されます。作成したルール(ここではルールの名前を「テスト用アカウント1を振り分ける」としました)が表示されていることを確認してください。

「ルール」画面のイメージ

この画面は作成したルールの管理画面になります。ここではルールは1つたけですが、ルールは複数作成することができ、その適用の優先順位を設定することができます。

修正がなければ「OK」をクリックすると、もとのメール画面に戻り、ルールを適用させることができます。

ルールの適用はどこにも表示されませんが、もう一度「フォルダー」タブの「メッセージルール」ボタンをクリックするとルール画面が開き、ルールを確認することができます。

この状態で「テスト用アカウント1」からメールを受診すると、下図のように、自動的に「3.テスト用アカウント1」フォルダにメールが格納されるようになります。

メールがフォルダに振り分けられたイメージ

以上で、フォルダの作成と自動振り分けについては終了です。

メールは、活用すればするほど受信するメールが増えていきます。フォルダを作成して上手に整理することで活用の幅がさらに広がっていくと思います。

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2014年8月29日
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