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メールの整理(4)~ 表示を変更する ~

キュリティーの設定がある程度理解できるようになると、おそらく通常のメールのやり取りにおいて、とまどうような場面はまずなくなると思います。

あとは、知っておくと便利な機能やテクニック、または自分の好みに合わせて設定を変更したりと、多少応用的な操作の習得になっていきます。

そこで本項では、知っておくと便利な、Liveメールのさまざまな表示機能について学習したいと思います。

例えば、メールの整理(1) で学習した「スレッド」表示のオン・オフように、表示方法や表示の設定を変更することでメーラーはもっと使いやすくなります。

Liveメールの表示に関する機能は「表示」タブにまとめられています。まずは、「表示」タブの左半分の各ボタンの機能からみていきましょう。

「表示」タブのイメージ

タブの左側から順に、「新規ビュー」ボタンですが、これは、メールの整理(1) で学習した「メッセージルール」によく似た機能です。

ボタンをクリックすると、下図のように「ビューの定義」画面が表示されます。

「ビューの定義」画面のイメージ

この画面で「表示のルール」を設定することができます。デフォルト(初期設定)では、上図のように「すべてのメッセージを表示」が設定されています。

つまり、文字どおりすべてのメールを表示する設定なわけですが、例えばここで「開封済みのメッセージを表示しない」を選択して「適用」ボタンをクリックすると、ビューの定義が変更され、開封済みのメール(既読状態のメール)はまったく表示されなくなります。

ここで設定するルールは、すべてのアカウントのフォルダに適用するか、フォルダごとに指定するか選択することができます。

また、表示されているルール以外の新しいルールを作成したい場合は、「新規作成」ボタンから新しいルールを作成することができます。

「新規ビュー」画面のイメージ

上図のように「新規ビュー」画面が立ち上がり、メールの整理(1) で学習した「メッセージルール」のように、ビューのルールを作成することができます。

ただし、特にここを変更する必要はありません。例えば、開封済みメッセージ(既読メール)を表示しない設定にすると、ほとんどのメールが表示されなくなるので、メールがなくなったと勘違いしてトラブルのもとになる可能性があります。すべてのメールを表示する設定にしておいたほうが無難です。

では次に、「新規ビュー」ボタンの右側の「表示」ボタンです。

これは上記で設定しているビューの編集用のボタンになります。クリックすると、「現在のビューの編集」画面が立ち上がり、現在のビューのルールを編集することができます。

「現在のビューの編集」画面のイメージ

ただし、このボタンも同様に、あえてルールを変更する必要性は特にないと思います。

次に、「クイック分類」ボタンですが、このボタンについては後回しにします。また、その右側の「スレッド」ボタンについても、メールの整理(1) で学習しているので本項では割愛します。

さらに、その右側の「展開/折りたたみ」ボタンについては、スレッド表示されているメールを展開してすべて表示するのと、折りたたんでまとめるのを切り替えるボタンになります。

その右側の「並べ替え」ボタン2つについては、メールの整理(1) で学習した並び替えと同じですので、これについても本項では割愛したいと思います。

では、「表示」タブの右半分の各ボタンの機能についてみていきましょう。

「表示」タブのイメージ

まず、「メッセージ一覧」ボタンですが、これはボタンの図柄に青で強調されているように、メッセージ(件名)の一覧を表示している部分に対する変更になります。

クリックすると、下図のように「2行表示」と「1行表示」を選択することができます。

「表示」タブの「メッセージ一覧」ボタンのイメージ

デフォルトでは「2行表示」になっています。「1行表示」に変更すると、下図のように「差出人」と「件名」が1行に表示(並び表示)され、縦長に伸びていたスクロール表示が、コンパクトに表示されるようになります。

メッセージの表示を「1行表示」に変更したイメージ

次に、「プレビューウィンドウ」ボタンですが、これはアイコンの図が示すように、プレビュー部分の表示に対する変更を行うボタンになります。

クリックすると、下図のように「メッセージ一覧の右側」と「メッセージ一覧の下」と「なし」を選択することができます。

「表示」タブの「プレビューウィンドウ」ボタンのイメージ

デフォルトでは「メッセージ一覧の右側」になっています。「メッセージ一覧の下」に変更すると、下図のように、プレビューの位置が画面下に移動します。

プレビューの位置を変更したイメージ

また、「オフ」を選択すると、プレビュー画面をなくすことができます。

次は、「カレンダー」ボタンです。

このボタンはカレンダーを表示するかしないかを選択することができます。カレンダーを表示すると、画面右にカレンダーが表示されます。

「カレンダー」を表示しているイメージ

カレンダーには予定を書き込むことができ、その予定をアラームで知らせる機能などがあります。(カレンダーについては、基本操作編では割愛します)

次に、「コンパクト表示」ボタンです。これはアイコンの図が示すように、一番左のアカウントとフォルダの表示に対する変更を行うボタンになります。

このボタンをクリックすると、下図のように、アカウントとフォルダの表示部分がアイコンだけのコンパクトな表示になります。

「コンパクト表示」に変更したイメージ

画面を広く使いたいときには、このボタンをクリックするとよいでしょう。

では、その右側の「クイック分類」、「ショートカットの最小化」、「保存フォルダー」、「ステータスバー」ボタンについてです。

この「クイック分類」ボタンは、先述した「クイック分類」ボタンとは別のボタンで、アカウントとフォルダの表示位置にある「クイック分類」を表示するかしないかを切り替えるボタンになります。

「クイック分類」を表示しているイメージ

「クイック分類」についての詳細は後述します。また、「ショートカットの最小化」ボタンについては、ビジネスメールを送る(8) で学習のとおりです。

右側の「保存フォルダー」ボタンについては、「クイック分類」ボタンと同様、「保存フォルダー」を表示するかしないかを切り替えるボタンになります。

「保存フォルダー」を表示しているイメージ

「保存フォルダー」は、基本的にはバックアップ用のフォルダになり、ユーザーが大切なメッセージを保存しておくためのフォルダになります。つまりこのフォルダは、ユーザーがメールを移動させないかぎり使用用途はないフォルダになります。

どうして大切なメールを、わざわざ別の「保存フォルダー」に移動させるのかというと、このフォルダに入れておくと、その中のメールが他のメディア(CDやDVDなど)にコピー(バックアップ)しやすいようになっているからです。(バックアップについては、基本操作編では割愛します)

そのため、どうしても必要になるフォルダではありません。必要でない場合は、このボタンをクリックして非表示にしておくことができます。

最後に「ステータスバー」ボタンは、画面下部分の「ステータスバー」を表示するかしないかを切り替えるボタンになります。

「ステータスバー」を表示しているイメージ

「ステータスバー」は、上図のように選択しているフォルダの情報(ステータス)を表示するバーになります。必要でない場合は、このボタンをクリックして非表示にしておくことができます。

以上で、「表示」タブのボタンについては終了です。

次に、メールの整理(1) でも少し触れましたが、受信したメールに対する表示機能である「フラグ」と「ウォッチ」について学習していきましょう。

フラグとウォッチは、「ホーム」タブにボタンがあります。

「フラグ」と「ウォッチ」ボタンのイメージ

このボタンはどういう意味を持ち、どういうときに使うのかというと、ビジネスメールを送る(10) で学習した「重要度」と似たような機能になります。つまり、

フラグもウォッチもただ目立たせるだけの機能

なのです。重要度との違いは、重要度は送信先の相手に気づいてもらうために使う機能でしたが、フラグとウォッチについては、自分が設定して自分にしか必要のない機能になります。

すなわち、受信したメールを強調するためだけの機能で、そのメールを後から探しやすくするといった用途で使います。実際に設定してみましょう。

まずは「フラグ」です。

任意のメールを選択して、「フラグ」ボタンをクリックします。すると、下図のようにメールの右横の旗が赤色に変化します。

メールに「フラグ」を設定したイメージ

ただこれだけの機能です。しかし、こうして重要なメールなどを強調しておくことで、あとから目にとまりやすくなり、忘れることなく見返すことができます。

次は「ウォッチ」です。

任意のメールを選択して、「ウォッチ」ボタンをクリックします。すると、下図のようにメールの件名が赤色に変化し、さらに「めがね」のアイコンが表示されるようになります。

メールに「ウォッチ」を設定したイメージ

ウォッチもただこれだけの機能です。ウォッチのほうがフラグよりもよく目立ちますが、ウォッチという文字どおり、「見た」という意味合いで使われる機能のようです。

といっても、使い方は自由です。これらの機能を上手に使って、重要なメールを忘れないように、また他のメールの山の中に埋もれさせないようにすることができます。

さて、ではここで先延ばしにしていた「クイック分類」ボタンに戻ります。

まず、クイック分類とは、先述のとおりアカウントの最上部に表示されています。

「クイック分類」を表示しているイメージ

どういうものかというと、

すべてのアカウントのメールの中から、特定の条件に合うメールを集めてきて表示する

機能になります。つまり、この例では「Yamanjo(info)」と「テスト用アカウント1」という2つのアカウントから、条件に見合うメールを抽出して表示してくれるわけです。

したがって、逆にいうとアカウントをひとつしか登録していない場合は、あまり重宝する機能ではありません。しかし、3つ以上のアカウントを登録している場合は、なかなか役に立つ機能です。

クイック分類ボタンをクリックしてみましょう。

「表示」タブの「クイック分類」ボタンのイメージ

すると、下図のように「クイック分類の選択」画面が表示されます。この画面から条件を選択してメールを抽出させることができます。

「クイック分類の選択」画面のイメージ

デフォルトでは、すべてのアカウントの「未開封メール」を抽出する設定になっています。つまり、すべての未開封メールがまとめて表示されます。

下図のように、両方のアカウントに受信したメールがまとめて表示されます。

「クイック分類」に抽出された未開封メールのイメージ

ここで、「クイック分類」ボタンを使うと、この抽出条件を変更することができます。たとえば「フラグ付きのアイテム」にチェックをいれてみましょう。

「クイック分類の選択」画面のイメージ

すると、「クイック分類」に「フラグの付いたアイテム」フォルダが作成され、「フラグ」を付けたメールが抽出されるようになります。

「クイック分類」のイメージ

このように、フラグやウォッチ、クイック分類といった機能を駆使することで、重要なメールを見落としたり忘れたりすることはほとんどなくなると思います。

意外とあまり知られていない機能ですが、使ってみると結構便利です。メールの整理(1) で学習した「並べ替え」機能の中にも「フラグ」と「ウォッチ」があるので、上手に活用すればメールの整理に役立ちます。

「並べ替え」ボタンのメニューのイメージ

では、その他の表示に関する機能として、既読になるまでの時間を変更してみたいと思います。

既読になるまでの時間とは、下図のように、未読状態の太線から、

未読メールのイメージ

既読状態の細線に変わるまでの時間(秒数)のことです。

既読メールのイメージ

この間隔は、デフォルトでは1秒の設定になっています。1秒では早すぎると感じる場合は、任意の秒数に変更しましょう。

設定を変更するには、メールの整理(3) で学習した「オプション」画面から行います。

「Windows Live メール」ボタンの「オプション」より「メール」を選択し、「オプション」画面の「読み取り」タブを開きます。

「オプション」画面の「読み取り」タブのイメージ

上図のとおり、「次の時間プレビューするとメッセージを開封済みにする」のところで、秒数を変更することができます。任意の時間に設定し、間隔を調整してください。

また、既読状態は、未読状態(太線)に戻すことができます。

未読状態に戻したいメールのうえで右クリックし、メニューより「未開封にする」を選択すると、未読状態(太線)になります。

右クリックメニューのイメージ

また、同じ「オプション」画面より、「ウォッチ」の色を変更することもできます。

「オプション」画面の「読み取り」タブのイメージ

デフォルトの「赤」から任意の色に変更することができます。

以上で、表示機能についてはひと通り学習できたと思います。フラグやウォッチなど、特に重要な機能ではありませんが、表示を自分にあわせて変更することで、より使いやすくなると思います。

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2014年9月26日
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