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メールの整理(5)~ メールとアカウントの削除 ~

よいよ本項でメールの基礎編は最後になります。もう十分にビジネスメールを活用できるスキルは身についていますが、最後に学習するのは「削除」についてです。

なぜ、わざわざ「削除」についての項を設けたのかというと、Liveメールでは削除のトラブルがよく起こるからです。その理由はのちに解説しますが、かなり気をつけなければなりません。

しかもそれは、慣れてくれば慣れてくるほど、使いこなせば使いこなすほど頻発するというタチの悪いもので、多くの人が経験するトラブルです。

また、ただ削除といっても、受信したメールの削除だけではありません。送信メールや下書きメール、フォルダ、またはアカウント自体ですら削除できてしまうのです。

ここまで学習された方にはもう説明不要と思いますが、削除の方法はいくつもあります。まずは簡単に、メール(メッセージ)を削除する方法をおさらいしておきましょう。

通常操作では、該当するメールを選択した状態で、「ホーム」タブの「削除」ボタンをクリックします。

「ホーム」タブの「削除」ボタンのイメージ

もう少し簡略化して、右クリックより「削除」を選択する方法もあります。

右クリックメニューのイメージ

また、「Delete」ボタンを押すだけでも削除することができます。

これらの方法で、「受信トレイ」のメールだけでなく、「下書き」や「送信済みアイテム」などすべてのフォルダ内のメールを削除することができます。

そして、これらの方法によりメールが削除されると、もうおわかりだと思いますが、メールはいったん「ごみ箱」フォルダに移動します。

つまり、削除しても「ごみ箱」フォルダに保管されることになり、完全消去されるわけではありません。このため、大切なメールを誤って削除した場合でも、すぐに取り戻すことができるようになっています。

したがって、

完全消去するには「ごみ箱」からもう一度削除する必要がある

わけです。完全に削除するには、「ごみ箱」内のメールを選択してもう一度、同様の削除を行うか、「ごみ箱」フォルダ上で右クリックして、「[ごみ箱]フォルダーを空にする」を選択すると、ごみ箱内のすべてのメールを完全に削除することができます。

右クリックメニューのイメージ

もしくは、下図のように「ごみ箱」フォルダを選択すると表示される「×」の部分をクリックすると、同様にごみ箱内のメールをまとめて削除することができます。

「このフォルダーを空にする」ボタンのイメージ

また、フォルダ内メールの一括削除については、ビジネスメールを送る(5) で学習した「迷惑メール」フォルダでも行うことができます。

右クリックメニューのイメージ

これも同様に、「×」マークをクリックして、まとめて削除することができます。

「このフォルダーを空にする」ボタンのイメージ

ただし、このように、

フォルダ内の一括削除を行った場合は、1回の削除で完全に削除される

ので注意が必要です。特に誤って「迷惑メール」フォルダに振り分けられてしまったメールを削除してしまわないように注意しましょう。

次は、「フォルダ」を削除してみましょう。

メールの整理(1) で学習のように、アカウント内にフォルダを作成してメールを整理することができますが、このフォルダごと削除することができます。

メール(メッセージ)とほとんど同様の操作で削除することができますが、フォルダの場合は、「フォルダー」タブの「削除」ボタンより削除します。

「フォルダー」タブの「削除」ボタンのイメージ

フォルダの場合も、メール(メッセージ)と同様に、いったん「ごみ箱」フォルダに移動します。ただし、下図のように、ごみ箱の中に階層的に保管されるので、展開表示(右向き三角矢印ボタンを押す)しないと確認することができないので注意してください。

「ごみ箱」にフォルダが移動したイメージ

ごみ箱フォルダから削除すると完全に消去されます。

ただし、注意が必要なのは、フォルダを完全に削除した場合、

フォルダのみならず中のメールもすべて消える

ことになります。フォルダごと削除する場合は、その中に大切なメールが入っていないか必ず確認してから削除するようにしましょう。

さて、ここまではもう十分おわかりのことと思います。ここからが本題になります。

問題となるのはアカウントを削除する場合です。当然ながら、アカウント自体も削除することができます。

メール(メッセージ)やフォルダについては、このように削除といってもワンクッション置いた保険的なシステムがとられていますが、

アカウントを削除すると一発で完全消去される

ということを覚えておいてください。つまり、「ごみ箱」に移動されることなく1回で完全に消去されるということです。誤った操作をしてしまうと、もう取り戻せません。(実際には取り戻す方法はありますが、基礎編では割愛します)

通常、アカウントを削除するには「Wondowos Live メール」ボタンより、「オプション」の「電子メールアカウント」を選択します。

「Wondowos Live メール」ボタンのイメージ

すると、「アカウント」画面が開きます。

「アカウント」画面のイメージ

この画面より、削除したいアカウントを選択して「削除」ボタンをクリックします。

もしくは、アカウント上で右クリックして、「アカウントの削除」を選択してもアカウントを削除することができます。

右クリックメニューのイメージ

しかし、注意しなければならないのは、「Delete」ボタンを押すだけでも削除できてしまうことです。

右クリックや「Delete」でアカウントを削除しようとすると、下図のように「アカウント'●●'を削除しますか?」というメッセージが表示されます。

「アカウント'●●'を削除しますか?」というメッセージ

おそらく、このメッセージがフェールセーフ機能(誤操作によるミスを回避する仕組み)だと思われますが、つい流れで「はい」をクリックしてしまったり、「Enter」ボタンを押してしまうと、それだけでアカウントが消えてしまいます。

それはすなわち、フォルダと同じように、

アカウントが消えると、その中のフォルダもメッセージもすべて消える

ことを意味しています。メールと同じ感覚で削除してしまうと大変なことになるのです。

とはいうものの、気をつければ問題ないと思われるかもしれません。ですが、じつはこのアカウントの削除問題は頻発するトラブルなのです。

なぜなら、「Delete」で削除できるため、

メール(メッセージ)の削除と間違えてアカウントを削除してしまう

からです。つまり、メールを選択し、メールを削除すると思い込んだままアカウントを削除してしまうわけです。それほど両者の操作は似通っています。

下図は、アカウントを削除する(アカウントが削除される)場合です。

アカウントを選択しているイメージ

濃い青で選択状態が示されていますが、メール(メッセージ)のほうも薄いグレーで選択状態に見えます。この状態で「Delete」を押すと、アカウントが削除されてしまいます。

ただ、まだ注意すれば大丈夫だと思われるかもしれません。では、ここにマウスのカーソルを持ってきてみましょう。すると、メールのほうも濃い青で選択状態になります。

メッセージの上にカーソルを置いたイメージ

これでは、メールを選択していると思い込んでも仕方ありません。「削除しますか?」のメッセージが表示されても、よく見ないまま「Enter」を押してしまうのです。

そのため、メール(メッセージ)を削除するときは、かならずそのメールをクリックして確実に選択状態にしてから削除するようにするか、右クリックより削除を選択する、もしくは、

「Delete」ボタンを使わず「削除」ボタンより削除する

ようにしましょう。

これが、慣れてくれば慣れてくるほど発生するトラブルだという理由です。

このトラブルを防止するために、同じアカウントをもうひとつ作っておくなどの対策をとっている人もいます。(同じメールを二重に処理しなければならないので、かなり面倒ですが)

また、メールの操作に慣れてくると、ともなって迷惑メールの数が増えてきます。削除するメールの数が増えてくると、いちいち「ごみ箱」フォルダから消去するという二度手間が、かなり面倒くさくなってきます。

そのためにこういうトラブルが起こりやすくなるのですが、ビジネスメールを送る(5) で触れたように、

「Shift」+「Delete」キーで、ごみ箱へ移動することなく1回で完全消去する

という方法を多様するようになってきます。また、同項で解説のように、「ごみ箱」フォルダではプレビューが表示されることもあり、慣れてくるほど削除を簡略化したくなってくるものです。

「Shift」+「Delete」で削除を行うと、アカウントの削除と同じように、下図のような「選択したメッセージを完全に消去しますか?」というメッセージが表示されます。

「選択したメッセージを完全に消去しますか?」というメッセージ

しかし、これも慣れてくると、メッセージを見ることなくそのまま「Enter」を押してしまいがちです。アカウントと同様に大切なメールを消去してしまわないように十分注意してください。

以上で、メールの基本操作は終了です。

実際には削除したメールを復元することは可能です(完璧にすべて復元できるとは限りません)が、基本操作編では割愛します。

これまでの学習で、基礎のみならずある程度の応用的なスキルも身についているはずです。さらにレベルアップを目指す方は、応用操作編も参考にして学習してみてください。

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2014年10月8日
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