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インターネットでできること(6) ~ らくらく連絡網で情報共有する ~

マートフォンを利用されている方は特に、様々なアプリ(アプリケーションソフト)をダウンロードして利用されていると思います。(アプリケーションソフトについては、ソフトウェアとは を参照してください)

その中には、友だちや他人との「つながり」を目的とするアプリがいくつもあります。例えば、「LINE」や「Facebook」といったSNS(エス エヌ エス)です。

SNSとは「ソーシャル ネットワーキング サービス(Social Networking Service)」の略で、人と人とのつながりをサポートするコミュニティー型のウェブサイト(もしくはアプリ)になります。(詳しくは、Web2.0・Web3.0とは を参照してください)

インターネットの発展にともなって、Web2.0・Web3.0とは で解説のとおり、ウェブページを見るだけの一方向の流れから、情報の受け手だった側からも情報発信できるようになってきました。

情報発信については次項で解説しますが、「つながり」というのは、いわば情報の共有です。本項では、こうした情報共有を便利で簡単に行うことができるサイトを紹介したいと思います。

代表的なサービスとしてSNSがありますが、もっと実用的なところでは、

グループメール

というサービスがあります。グループメールはメーリングリストと同じようなものです。メールをグループ、つまり登録しているメンバー全員もしくは一部に送信することができるサービスです。

通常のメーリングリストと異なるのは、グループの管理者がいて各メンバーの権限(送受信に関する権限やグループに関する設定権限)を設定できたり、既読確認ができたりと様々な便利な機能が付加されていることです。

代表的なサービスとして、Yahoo!グループやGoogleグループがありますが、Yahoo!グループは残念ながら、2014年5月で終了となるようです。(本項ではYahoo!グループを紹介しようと思っていました)

他にもいろいろなサービスがありますが、本項では、

らくらく連絡網

というサービスをご紹介します。らくらく連絡網はその名のとおり、「連絡網」として力を発揮するサービスですが、メーリングリストとして簡単にグループを組んで情報共有することができます。

Yahoo等の検索サイトで、「らくらく連絡網」と検索するか、以下のリンクからホームページにアクセスしてみましょう。

らくらく連絡網サイトのホームページは以下のような画面になります。

「らくらく連絡網」ホームページのイメージ

まずは、ユーザー登録をします。前項の「データ便」と異なり、グループメールではその性質上、ユーザー登録しなければサービスを利用することができません。

画面左側の「新規登録」ボタンをクリックします。

「新規登録」ボタンのイメージ

すると、「新規会員登録」の画面になります。

「新規会員登録」画面のイメージ

入力項目はひとまず「メールアドレス」だけです。「利用規約」と「個人情報の取り扱いについて」を読んで「上記の項目に同意する 」にチェックを入れ、任意のメールアドレスを入力して「仮登録」ボタンをクリックします。

すると仮登録が完了し、入力したメールアドレスにメールが自動的に送信されてきます。そのメールに記述されているリンクをクリックすると、本登録の画面(ステップ3の画面)が表示されます。

「登録情報入力(STEP3)」画面のイメージ

必要項目を入力して「登録」ボタンをクリックします。(「登録」ボタンの下に「らくらくアルバイト」へ同時登録というチェックがついていますが、不要な場合はチェックを外します)

すると、もう一度、指定したメールアドレスに「らくらく連絡網会員登録完了」のメールが届きます。本文中のリンクをクリックすると、「マイページ」へ移動します。

「マイページ」画面のイメージ

名前の下の「個人設定」ボタンをクリックすると、先ほど入力した情報の修正等ができます。また、プロフィール画像をアップロードして登録することも可能です。

プロフィール画像を設定したイメージ

プロフィールが設定できたら、次にグループを作成します。つまり、情報共有するメンバーのための「グループ名」と「グループの情報」を設定するわけです。

らくらく連絡網では、グループではなく「団体」という名称を用います。この「団体」の中にさらに「グループ」をつくって整理することが可能です。つまり、らくらく連絡網では、「団体>グループ」という関係になります。(団体の中からメンバーを選択してグループを作成します)

マイページ画面(個人設定画面の場合は、左上の「マイページ」ボタンより戻ることができます)より、「新しく団体の連絡網をつくる」ボタンをクリックします。

「新しく団体の連絡網をつくる」ボタンのイメージ

すると、「利用規約の同意」画面となります。同じように「上記の項目に同意する 」にチェックを入れ、「団体情報入力」ボタンをクリックします。

「利用規約の同意」画面のイメージ

次に、「団体情報入力」画面になります。個人プロフィールと同様に、「団体名」や「カテゴリ」などの団体のプロフィールを入力します。

「団体情報入力」画面のイメージ

4項目めの「メール動作モード」とは、下図の説明のとおり、メンバー全員が全員にメールを送ることができるモードが「MLモード」で、代表者のみがメールを送ることができるモードが「連絡網モード」になります。

「メール動作モード」についての説明文のイメージ

通常であれば「MLモード」でよいと思います。

また、団体の任意のメールアドレス入力し、画像があれば選択して「登録」ボタンをクリックすると、団体が作成されます。(団体を作成すると当然その団体の代表者になります)

マイページに「団体」が作成されたイメージ

マイページに団体(ここでは「ブラックブラッククラブ」)が表示されます。「団体設定」ボタンをクリックすると、さらに団体の詳細を設定したり、変更したりすることができますが、基本的にはこのままで問題ありません。

次に、いよいよこの団体にメンバーを招待します。

つまり、代表者(団体の作成者)がメンバーを招待することにより「団体」が構成されるのです。「メンバー招待」ボタンをクリックしましょう。すると、下図のようなメンバー招待用のアドレスが表示されます。

団体メンバー登録用のアドレスのイメージ

このメールアドレスは、メンバーに教えて団体に参加してもらうための専用メールアドレスになります。下図のように説明文が同じページに掲載されています。

メンバー招待から登録完了までの流れの説明のイメージ

まず、1.招待したいメンバーにこの専用アドレスを教え、2.空メール(本文を入力しないメール)を送信してもらいます。すると、らくらく連絡網から自動的に下図のようなメールが送られます。(携帯電話、スマートフォンでももちろん設定可能です)

らくらく連絡網から送られてきたメールのイメージ

本文中のリンクをクリックすると、らくらく連絡網の新規登録(ユーザー登録)画面に移動するので、同じように新規登録してもらい(IDがある場合はログイン画面へ)、3.団体への登録作業をしてもらうという流れになります。

登録作業といっても、下図のように「決定」ボタンをクリックするだけです。(下図のようにメールアドレスをメンバーに「非公開」にすることも可能です)

団体メンバー登録画面のイメージ

すると、マイページで「メンバーとして参加している団体」に団体名が表示され、「代表者の承認待ちとなっています。」と表示されます。

「マイページ」のイメージ

つまり、まだ正式に参加できているわけではありません。代表者が「承認」してはじめて正式参加となります。メンバーから申請があると、代表者のページでは、下図のように「承認待ちの方がいます。」と表示されるようになります。

「承認待ちの方がいます」というメッセージのイメージ

ここから代表者は、下図のようにメンバーを選択して「承認」します。

「承認待ちリスト」画面のイメージ

これで正式参加となります。この要領で各メンバーに参加申請してもらい、代表者は承認を行って団体を構成します。

マイページ等から団体のページを開くことができるようになり、右側の「団体内個人設定」より、メンバーに公開する内容等を設定することができます。

「団体内個人設定」ボタンのイメージ

さて、これで準備完了です。ここからできることは、下図のように「メール」をメンバーに送ること、「スケジュール」をメンバーで共有すること、「掲示板」で情報共有することになります。

団体ページのメニューのイメージ

では、「メール」を送ってみましょう。「メール」をクリックすると、メールの「受信トレイ」のタブが選択された画面になります。さらに「メール作成」ボタンをポイント(カーソルをあてる)して、メニューを表示させてみましょう。

「メール作成」ボタンのメニューのイメージ

6つのメニューが表示されますが、通常のメールを送る場合は「通常メール」、メンバーの既読状況がわかるようにするには「読了確認」、出欠確認をとる内容なら「出欠確認」、賛否をたずねる内容なら「賛否確認」というように、内容に応じて使い分けることができます。

ここでは、「読了確認」メールを送ってみましょう。「読了確認」を選択すると、下図のようなメールフォーム画面が表示されます。

読了確認メールフォームのイメージ

まず、「宛先」を選択します。通常であれば「メンバー全員」を選択しますが、「代表者」のみや男女等の「条件指定」、メンバーを選択できる「個別指定」を選ぶこともできます。

とりあえずここでは「メンバー全員」を選択して、メール本文を入力し、オプション設定より、任意の項目を選択して「確認」ボタンをクリックします。

メール作成画面の「オプション設定」のイメージ

このオプション設定の「回答」というのは、そのメールに対する回答のことで、メンバーの回答コメントを公開させたり、コメント欄をつけたりすることができます。「回答ページにコメント欄を追加する」」にチェックを入れると、下図のようにメールにコメント欄が付加されて送信されます。

メールに「コメント欄」を追加したイメージ

メールが送信されると、各メンバーの受診トレイにメールが入ります。携帯メールであればメールが届きます。

「受信トレイ」にメールを受信したイメージ

読了確認メールであれば、メール本文下の「読了確認を報告」ボタンをクリックした時点で「読了」となります。(つまり、このボタンをクリックしない限り読了になりません)

「読了確認を報告」ボタンのイメージ

すると、既読状況が下図のように変化し、情報共有の状況を確認することができます。また、人数のところをクリックすると、メンバーの名前を確認することができます。

「回答集計」のグラフのイメージ

ところで、前項でも触れましたが、こうした無料サービスは「広告」の収入によって成り立っています。パソコンでの利用の場合はあまり気にならないかもしれませんが、基本的にこうしたメーリングリスト系のサービスは携帯電話(スマートフォン)で利用する場合が多く、携帯メールの場合は「広告」が多少気になるかもしれません。(下図はパソコンメールのイメージです)

メールに挿入された「広告」のイメージ

しかし、これは慣れるより仕方がありません。無料で利用できることの恩恵としてそういうものだと思って利用しましょう。

以上で、メール機能の操作方法は終了です。

他にも「スケジュール」や「掲示板」も便利な機能としてありますが、基本的には「メール」と操作方法に大差はありません。メールが利用できれば使いこなせることができると思います。

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2014年2月16日
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2018年1月9日
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