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スライドの作成(3) ~ アウトラインで構成を練る ~

ライドマスタの基礎さえマスターすれば、じつのところ、もう基礎は半分以上理解しているといっても過言ではありません。

書式さえ完成していれば、あとは文字入力だけである程度作ることができますし、グラフなどのオブジェクトの挿入・加工や、それらに動きを付けるアニメーション効果などの習得を残していますが、要は、今後は練習がてらに多くのスライドを作成していくことが重要になってきます。

というのも、基本的な操作方法は、WordやExcelの基礎をマスターしていれば、教わらなくても感覚的に操作できるはずなのです。

しかし、操作的にはそれほど重要ではないかもしれませんが、プレゼンテーションのためのソフトであるPowerPointには、プレゼン資料作成のための機能がいろいろと散りばめられています。

そういった機能は知らなければいくら練習しても使えませんし、また、知っておけば便利なのに、知らないというのは損な話です。本項ではそんな機能を紹介したいと思います。

さて、スライドを作り始めるにあたって、みなさんなら何からとりかかるでしょうか?いきなりタイトルをつけて内容文を打ち込み始めるでしょうか?

おそらくそういう人はまれで、多くの人がまずはじめに骨子となる構成やストーリーを練っているはずです。それは頭の中かもしれませんが、何の考えもなくいきなり1ページ目から内容を考え始める人はいないでしょう。

小説や漫画を描いたことのある人ならわかると思いますが、プロであってもいきなり物語を書き始める人はまずいません。プロットと呼ばれる構成図のようなものをまず先に作ります。つまり、ストーリーの骨子を構成しておくことで、途中で書き直しを迫られたり、矛盾が生じてくるような事態を避けることができるからです。

PowerPointでも同じで、骨子を固めておかないと、いきなりとりかかったのでは途中でつまずいたり、下手をすると「最初からやり直した方がいいかも?」というような事態になりかねません。したがって、プロットとはいかないまでも、簡単に骨子を組んでから内容にとりかかるべきです。

では、紙に書き出して構成を練るのかというと、そうではありません。PowerPointは、構成を練る時点から使える機能を用意してくれています。それが、

アウトライン

です。この機能は、なぜかあまり認知されていないように思いますが、使うと非常に便利です。簡単に説明すると、白紙の紙に書きなぐるように、書いたり消したり、順番を入れ替えたりすることができる機能になります。

ではさっそくアウトラインを使ってみましょう、と言いたいところですが、アウトラインを使うにはまず、PowerPointの画面構成を理解しておかなければなりません。

PowerPointの画面上の表示区域には名前が付いているので、用語を覚える必要はないと思いますが、簡単に理解しておいてください。

PowerPoointの画面構成のイメージ

上図のように、画面は中央の「スライドペイン」、下部の「ノートペイン」、そして左側の「アウトラインペイン」から構成されています。

まず中央の「スライドペイン」ですが、これはそのままの意味で、スライドを作り込むためのメイン画面になります。説明の必要はないでしょう。

次に下部の「ノートペイン」ですが、これはそのスライド(そのページ)のメモ書きとか覚え書きといった用途に使用する部分です。別途、スライドの発表(3)~ノート機能を利用する~ で詳しく解説します。

そして、左側の「アウトラインペイン」が、もうおわかりのとおりアウトライン機能を含んだ画面になります。この部分は、スライドの縮小版が表示される「スライド」タブと、「アウトライン」タブを切り替えることができるようになっています。

「アウトラインペイン」の「スライド」タブと「アウトライン」タブのイメージ

では、アウトライン画面に切り替えてみましょう。すると、下図のように、スライド番号とスライドアイコンのみが表示された画面になります。

「アウトラインペイン」の「アウトライン」タブのイメージ

この画面で何をするのかというと、

段落タイトルやキーワードなどをどんどん書き込んでグループ化していく

のです。実際にやってみましょう。

スライドアイコンのあたりをクリックすると、文字を入力できるようになります。まず最初のスライドはタイトルスライドなので、「仮のタイトル」を打ち込みます。

「アウトライン」タブの1ページ目にタイトルを入力したイメージ

すると、スライドペイン画面にもタイトルが入ります。つまり、連動しているのです。

「アウトライン」入力した文字が「スライドペイン」にも反映されているイメージ

そして、「Enter」キーを押します。すると、次のスライドが自動的に挿入されます。

「アウトライン」で「Enterキー」を押し、自動的にスライドが挿入されているイメージ

これはイメージではなく、実際にスライドが挿入されています。しかも、

タイトルスライドの次からは「タイトルとコンテンツ」スライドが自動的に挿入される

ので、非常に便利です。このように、自由に書きなぐる感覚でキーワードや盛り込みたいことをどんどん書き込み、整理しながら構成を練ることができます。

スライドの削除や順番変更も非常に簡単です。右クリックメニューからでも操作できますが、簡単なのは、該当するアイコン部分をクリックして選択した状態で、

削除は「Delete」か「BackSpace」キー、移動はドラッグ&ドロップ

で行うことができます。削除は一発でできますし、移動はアイコンをドラッグして任意の場所でドロップするだけでスライドの順番を入れ替えることができます。このあたりは、もう感覚的に操作できると思います。

さて、このように書きたいことをどんどん書き出して、順番を入れ替えたりするうちに、ある程度のところでグループ化してまとめる必要が出てきます。

下図は、キーワードを書き出したイメージです。タイトルを「大鯉の釣り方」として、「鯉釣り」についてのプレゼンをしようとしています。

本編では、例題や練習課題を設けず、一緒に同じものを作成していきたいと思います。したがって、以降は「鯉釣り」のスライドを作成していきますので、下図のとおり同じ文字を打ち込んでみてください。

「アウトライン」にキーワードを書き込んだイメージ

次に、書き出したキーワードをおおまかなグループごとにに並び替えます。

「アウトライン」のスライドを並び替えたイメージ

そして、大分類と中分類に分けていきます。つまり、「階層化」してくのです。こうすることで、すっきり整理されてわかりやすくなります。このときに、前項で学習した「レベル」で階層化していきます。

レベルの変更は「Tab」キー

で行います。レベルを下げる場合は「Tab」キー、上げる場合は「Shift」+「Tab」キーになります。下図のように分類してみましょう。

「アウトライン」のスライドを並び替えたイメージ

どうでしょうか?かなり整理されてすっきりしました。頭の中だけでなく、実際に文字で整理しながら考えることができるので、構成もまとまりやすいはずです。

この後は、さらに小分類などを設けてもいいですし、この程度まで骨子を固めたところで本格的に作成にとりかかってもいいでしょう。

下図は、2ページ目のスライドのイメージです。アウトラインに文字を入力していくだけで、もうある程度の見栄えのスライドに仕上がっています。

スライドペインのスライドのイメージ

ちなみに、スライドマスタで、タイトル文字を「赤」色から、元の「濃い青」色に戻していますが、赤色でもかまわないので、ここまでできたら保存して次項にすすみましょう。

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更新履歴

2013年4月22日
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