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スライドの作成(8) ~ グラフの挿入 ~

れまでスライドマスタを中心に、PowerPointの仕組みを理解しつつ、ある程度の操作スキルを身につけてきました。

すでに、もう簡単なスライドであれば難なく作成できるほどのレベルに達していると思います。それだけ、PowerPointは「やさしい」アプリケーションです。

とは言うものの、なかなか奥が深いのがPowerPointで、スライド作成の基本的ルール で解説したとおり、スライドの良し悪しというのは、それを「見た人」の判断がすべてだからです。

わかりやすいスライドを作ることがもっとも大切なことですが、次に意識すべきことは、

注意を惹きつけるスライドにする

ということも重要です。要は「目立つ」スライドを意識して作る必要があるのです。

いくらわかりやすいスライドを並べても、のんべんだらりんと単調に過ぎて行ったのではメリハリがなく、結局、退屈なスライドになってしまうかもしれません。

そこで、必要になってくるのは、

アクセントをつける

ことです。これがまた結構奥深いものですが、途中で写真を見せてみたり、アニメーションを使って動きのあるスライドにしてみたりと、見る人の視点に変化を与えるわけです。

本項からは、こういったある意味、応用的な機能について学習していきたいと思います。

さて、本項のタイトルにもあるように「グラフの挿入」が、どうしてアクセントになるのかと思われるかもしれませんが、これも先述のとおり、グラフで説明する場合、文章をダラダラと入れずに、グラフだけをドーンとスライドに貼り付けたほうが効果的です。

強調したい部分だけを強調した、わかりやすいグラフひとつでいいのです。それだけを見せるほうがインパクトがあり、アクセントにもなります。

つまり、グラフはサブ的な資料ではなく、PowerPointでは主役になるのです。ですから、

グラフは書式変更してアクセントを付ける

のが基本です。例えば下図のグラフはどうでしょうか?

ExcelのグラフをPowerPointに貼り付けたイメージ

これは、ExcelのグラフをPowerPointに貼り付けたイメージです。そのまま貼り付けてサイズ調整しただけで何もしていません。ある程度は背景と馴染んでいますが、そのために注意を惹きつけるというインパクトがありません。それに、何が言いたいのかわかりません。

また、後で詳しく解説しますが、グラフを「画像」として貼り付けると、下図のようにまさにExcelのグラフがそのまま貼り付いた感じになります。

Excelのグラフを貼り付けたイメージ

これは見やすいかもしれませんが、書式がアンバランスで見栄えが悪く、幼稚な感じがします。では、下のグラフはどうでしょうか?

貼り付けたグラフの書式を変更したイメージ

文字サイズやグラフの色を変更し、強調したい部分の色を明るい色に変更しています。こうすると、口で説明しなくてもひと目見ただけで何が言いたいのか理解できます。「56-60」歳が著しく多いという主張がダイレクトに飛び込んでくると思います。

このように、文字のスライドの途中にグラフだけのスライドを混ぜると、それだけで単調ではなくなります。したがって、大切なことは、

グラフを背景や文字に埋もれさせない

ということです。背景に合せすぎてインパクトがないグラフや、文字やグラフを詰め込みすぎて小さいグラフになってしまっては何の効果もないということです。スライド枚数はいくら増やしても構わないのです。

では、実際にグラフを挿入してみましょう。

PowerPointでは、グラフをExcelのようにイチから作成できる機能もありますが、そういう機能はExcelの専売特許であり、

グラフはExcelからコピーして使う

のが一般的です。(Excelのグラフ作成については、グラフの作成(1) を参照してください)

まずはExcelで下図のような表を作ってグラフ化してみてください。

Excelで作成したグラフのイメージ

このグラフをPowerPointに貼り付けます。

貼り付け方は簡単で、Exvelのグラフを右クリック等で「コピー」して、スライド上で「貼り付け」するだけです。すると、下図のようにグラフがスライドに貼り付きます。

Excelのグラフを貼り付けたイメージ

ただし、これだけでは芸がないので、いろいろな「貼り付け方」を知っておきましょう。Excelのグラフをコピーして貼り付けるとき、メニューには下図のように3通りの貼り付け方があります。

「貼り付けのオプション」のイメージ

一番左のアイコンが、デフォルト(初期設定)の貼り付け方法です。つまり、オプション選択せずに貼り付けると、この形式で貼り付きます。これは「貼り付け先のテーマを使用」する方法になります。

グラフを「貼り付け先のテーマを使用」で貼り付けたイメージ

文字どおり、スライドマスタで設定した書式に合わせて、ある程度グラフの書式を融合させた状態で貼り付きます。上の貼り付け図と同じです。

次の中央のアイコンは「元の書式を保持」して貼り付ける方法です。つまり、Excel側のグラフの書式が適用になります。

グラフを「元の書式を保持」で貼り付けたイメージ

最後に一番右のアイコンは「図」として貼り付ける方法です。つまり、写真と同じイメージでグラフが貼り付きます。

グラフを「図」で貼り付けたイメージ

これら3つの方法の違いは書式の違いもありますが、もっとも大きな違いは、

グラフの数値を変更できるかどうか

がもっとも重要なところです。前者2つ「貼り付け先のテーマを使用」「元の書式を保持」は値を変更できますが、「図」で貼り付けると値を変更することができません。

いわば「図」の場合は、画像としてグラフを写真に撮って貼り付けたイメージです。ですので、基本的にサイズ変更程度しかできません。

では、値をどのように変更するのかというと、スライドペインのグラフ上で右クリックし、「データの編集」を選択してみましょう。

右クリックメニューの「データの編集」項目のイメージ

すると、画面が、PowerPointの画面とExcelの画面に2分割されます。

画面が横に2分割されたイメージ

このように、貼り付けたグラフ上で「データの編集」をクリックすることで、貼り付け元のExcelデータを探しに行ってくれるわけです。つまり、リンクしているということです。

そして、表示されたExcelの値を修正すればよいのです。適当に変更して、PowerPointのグラフの値が変化するのを確認してください。この分割画面は、Excelの画面を「×」で閉じるとPowerPointの全画面に戻ります。

ただし、注意しなければならないのは、

PowerPointを閉じた状態では、Excelの値を変更してもPowerPointには反映されない

ので、このあたりは仕組みをよく理解しくことが重要です。つまり、

Excelの値に自動更新されるわけではない

のです。あくまで「データの編集」をクリックすることでExcelと連動してPowerPointに値が反映されてきます。

もっとも、PowerPointのグラフでリアルタイムの値を反映させる必要性はあまりなく、逆にデータが自動的にコロコロ変わるほうが好ましくないと思います。そのためか、このようにいくらリンクしていても(PowerPointを開いていなければ)値は自動更新されないのです。

ただし、Excelの値をもっと簡単に反映させる方法はあります。

スライドペインのグラフをクリックして選択した状態で、「デザイン」タブの「データの更新」ボタンをクリックします。

「デザイン」タブの「データの更新」ボタンのイメージ

すると、その時のExcelの最新データが取り込まれます。つまり、「データの編集」もしくは「データの更新」というアクションによってリンク先のExcelを探しに行ってくれるというわけです。

なので、元データとなるExcelを削除したり移動したりすると、当然のことながらデータは更新されません。その場合は下図のようなエラーメッセージが表示されます。

リンク先のExcelが見つからないときのエラーメッセージのイメージ

さて、このようにExcelのグラフをPowerPointに貼り付ける場合、「図」以外の方法で貼り付けると、Excelとリンクした状態となります。

しかし、PowerPointには、さらにもう2通りの貼り付け方があります。ここからは多少ややこしいので、応用編になるかもしれませんが、このあたりはPowerPointの「かゆいところ」なので、理解しておくべきです。

上記のように、Excelを閉じないで、ExcelとPowerPointの両方を開いた状態でグラフをスライドペインに貼り付けます。すると、右クリックメニューのアイコンが下図のように2つ増えています。

右クリックメニューの「貼り付けオプション」のイメージ

左の2つのアイコン(つまり、これまで学習したアイコン)と図柄はほぼ同じですが、「鎖」の絵が付いています。これはデータの「リンク」を意味しています。

おや?と思われるかもしれません。そのとおりです。これまでの貼り付け方法もリンクだったのですから、この「鎖」付きのアイコンこそがこれまでに学習してきた貼り付け方法なのです。

つまり、この鎖アイコンは「貼り付け先のテーマを使用しデータをリンク」と「元の書式を保持しデータをリンク」という貼り付け方法になりますが、じつは「貼り付け先のテーマを使用」と「元の書式を保持」とまったく同じなのです。

異なるのはこれまで見てきたのと同じ図柄のアイコンの方です。そこにカーソルを持っていくと下図のように、「貼り付け先のテーマを使用しブックを埋め込む」と表現が変わっています。

貼り付けオプションのイメージ

これはどういうことかというと、PowerPointにExcelのブックを埋め込む、つまりExcel自体をPowerPointに取り込むということです。

したがって、違いは、「データの編集」をクリックしたときに、リンク先のExcelを探しに行くか、埋め込んだExcelを呼び出すかの違いになります。

Excelのブックを埋め込んでおくと元データのExcelを削除しようが移動しようが関係ありません。「データの編集」をクリックすると埋め込んだExcelが常に呼び出されます。

そして、「貼り付け先のテーマを使用しブックを埋め込む」で貼り付けたグラフの場合、「データの更新」ボタンが選択できなくなります。

多少ややこしいので、混同しがちですが、基本的に貼り付けたグラフはExcelとリンクしていること、Excelのデータを変更してもそれだけでは値は反映されないことをまずは覚えておきましょう。

では、少しだけグラフの書式変更をしてみましょう。基本的な操作は、グラフの作成(2)で解説のとおり、Excelと同じです。

まずは、Excelのグラフを「貼り付け先のテーマを使用」で貼り付け、スライドに合わせてサイズを大きく調整しましょう。

次に、目盛や項目名、タイトルのフォントサイズを大きくします。タイトルはフォントサイズ「28」でフォント色を「濃い青」に、目盛や項目名はフォントサイズ「20」にします。

グラフのフォントサイズを変更しているイメージ

フォントサイズは、上図のように該当する部分を選択して「ホーム」タブより変更するか、右クリックより変更してください。

次に、中央のエリア(プロットエリア)の背景を、透明色から「白地」に変更します。プロットエリアを選択して右クリックメニューより、「プロットエリアの書式設定」を選択します。

「プロットエリアの書式設定」画面のイメージ

「塗りつぶし(単色)」を選択して、「塗りつぶしの色」から「白」を選択します。

次に、全体の棒グラフを「灰色」に変更し、さらに「56-60」の棒グラフ部分だけを「ピンク」色に変更します。

棒グラフ部分をクリックすると、グラフ全体が選択されます。この状態で色を「灰色」に変更しましょう。そして、「56-60」部分のみ選択(もう一度クリックすると該当の部分だけが選択されます)して、色を「ピンク」色に変更します。

棒グラフの一部のみ色を変更したイメージ

今度は、さらにこのグラフ部分だけに「値」を表示させます。この部分だけを選択した状態で、「レイアウト」タブの「データラベル」ボタンより、ここでは「外側」を選択すると、値(データラベル)が表示されます。

「レイアウト」タブの「データラベル」ボタンのイメージ

データラベルが表示されたら、フォントサイズを「20」に合わせて完成です。

貼り付けたグラフの書式を変更したイメージ

同じにする必要はありませんので、いろいろ書式変更してわかりやすいグラフになるように工夫してみてください。ここまでできたら保存して、次項にすすみましょう。

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