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スライドの作成(12) ~ スライドの印刷 ~

こまでくれば、もうPowerPointのスライド作成に関しては基礎はマスターしているといえます。あとは、プレゼン会場でスライドショーを上映するだけになりました。

と言いたいところですが、まだその前におさえておかなければならない基礎があります。それは、本項のタイトルどおり、

スライドの印刷

です。なぜ「印刷」が必要なのかというと、考えてみてください。そもそも、スライドはスクリーン等で上映すべき「映像」に近いものです。

この答えは、職場等でプレゼンを受けたことがある方ならおわかりだと思います。基本的にプレゼンは「資料」を添えるのが通常で、つまり、発表者が印刷した紙媒体の資料を用意しないなどということはほとんどありません。

受け手、つまりスライドショーを「見る人」たちは、PowerPointが上映されるスクリーンと同時に、紙の資料の両方を見ながら説明を聞くわけです。

このときの資料は、たいてい上映するスライドが印刷されたものです。使われ方は、サブ的な資料(後ろの人は文字が見にくかったりします)として、またメモ的な用途として、あとでじっくり見てもらうためなど、いろいろな意味と使われ方があります。そうした、受け手のために用意しておく資料を「印刷」する必要があるわけです。

しかし、ただ印刷するだけならわざわざ本項で説明する必要はありません。したがって、ただ単純に1ページ(1スライド)ずつ印刷するのではないということです。

当然、1スライド/1ページ印刷ができないわけはありませんが、通常は使いません。PowerPointには他にも様々な印刷パターンが用意されており、その中から適当な印刷方式を選びます。

その使い分け方は、スライドの枚数や用途などによって変わってきますが、PowerPointの印刷は、他のソフトと少し異なる考え方をします。

自分用(発表者側)に印刷するのか、他人用(受け手側)に印刷するのか考える

ということです。つまり、その印刷物を自分が使うのか、他人が使うのかということですが、言葉ではわかりづらいので具体的にみてみましょう。

印刷をするには、「ファイル」タブより「印刷」を選択します。

「ファイル」タブのイメージ

すると、印刷のメニューが表示されます。「設定」の「フルページサイズのスライド」のプルダウンメニューをクリックしてみましょう。すると、印刷レイアウトの一覧が表示されます。

「ファイル」タブの「印刷」メニューのイメージ

この上部分の「印刷レイアウト」の箇所が「自分用(発表者用)」の印刷パターンになります。印刷レイアウトは以下の3つのパターンがあります。

「印刷レイアウト」のパターン一覧イメージ

フルページサイズのスライド

これは、通常の1スライド/1ページ印刷です。普通、プレゼンを行う場合はたいてい数十枚のスライドになるので、1枚ずつ印刷していたら膨大な枚数になってしまいます。

したがって、配布用としてこのレイアウトで印刷する頻度は少なく、また自分用としてもあまり用途はありません。たとえば、ある1枚のスライドをポスター等に利用するといった場合の印刷方式です。

ノート

これは、スライドの作成(3) で少しだけ触れましたが、「ノートペイン」に記述された文字を含めて印刷する方式です。

ノートとは、そのスライドのメモ書きとか覚え書きといった用途に使用する部分です。このノート機能ついては、スライドの発表(3) で詳しく解説しますが、実際にノートペインに適当な文字を記入して、「ノート」を選択してみましょう。

すると、下図のようにノートペインに記述した文字を含めたプレビューが表示されます。

「ノート」印刷のプレビューのイメージ

たとえば、そのスライドページの詳細をノートに書き込んでおき、発表時にノート印刷の用紙を見ながらプレゼンするといった使い方ができます。(発表者だけ「ノート」を見ながら、スクリーンには通常のスライドショーを流すこともできます。詳しくは、スライドの発表(3) で解説します)

ただし、ノート印刷は基本的に1スライド/1ページの印刷方式です。スライド枚数が多いとかなりの枚数になってしまうのが欠点です。(Wordから複数のスライドとノートを1ページに印刷する方法は同じく、スライドの発表(3) で解説します)

アウトライン

これも、スライドの作成(3) で学習した「アウトラインペイン」を印刷する方式です。

「アウトライン」印刷のプレビューのイメージ

このように、アウトラインペインのみが印刷されます。アウトライン印刷をして、その用紙にアイデアを書き込みながらさらに構成を詰めていくなど、構成を練る段階で使える印刷方式です。

では次に、「他人用(受け手側)」の印刷方式をみてみましょう。

配布資料

の箇所が「他人用(受け手用)」の印刷パターンになります。印刷レイアウトは下図のとおり、9つのパターンがあります。

「配布資料」のパターン一覧イメージ

この図をみてもわかるとおり、基本的に1枚の用紙に複数枚のスライドを入れ込んだ印刷方式が、「配布資料」印刷になります。

スライドの枚数がそれほど多くなければ、「2スライド」印刷や「3スライド」印刷に、多ければ「6スライド」印刷といった具合に調節することができます。

図を見れば一目瞭然ですので、ポイントのみ解説したいと思います。

この中でひとつだけ、スタイルが違う印刷方式があります。それが「3スライド」印刷です。「3スライド」を選択してみましょう。すると、下図のようなプレビューが表示されます。

「3スライド」印刷のプレビューのイメージ

スライドの横に「線」が自動的に引かれて、文字が書き込めるようになります。こうして配布資料にすると、聞き手はスライドごとにメモや書き込みをすることができます。

配布資料印刷のレイアウトの中でよく使われるのは、この「3スライド」印刷と「6スライド」印刷だと思います。「9スライド」になると少しスライドが小さくなってしまいます。

また、2列目と3列目の「横」と「縦」の違いは、1ページに収まった複数のスライドが、「横」の場合は横にページが進み、「縦」の場合は縦にページが進んでいく違いです。言葉の説明は難しいので、選択してみれば一目瞭然ですので試してみてください。

さて、これですべての印刷方式をひと通りみてきましたが、これからは、これらの印刷方式に附属するオプション的な機能についてみていきましょう。まずは、

スライドの枠線の表示/非表示

です。これは下図のように同じ印刷メニューのところで選択することができます。

「スライドに枠線を付けて印刷する」を選択しているイメージ

仮にチェックがついている場合は外し、ついていない場合はチェックしてみましょう。すると下図のように、この場合は枠線が消えました。(上の図と見比べてみてください)

スライドの枠線を消した「3スライド」印刷のイメージ

この機能はどういうときに使うのかというと、好みも当然あると思いますが、基本的にスライドを「カラー」ではなく、「白黒」で印刷する場合に使います。

PowerPointの白黒印刷は、カラーでないプリンタで印刷するような「グレー印刷」ではありません。PowerPointが無駄な着色を消し、配布資料用に「見やすく」修正してくれる、完全な白と黒しかないスライドの印刷方式です。

具体的には、上図の「3スライド」印刷を通常のグレー印刷(白黒しかないレーザープリンタなどでの印刷)すると、背景が灰色になるなど、カラー部分が薄い灰色で着色されてしまうのです。

つまり、カラーであれば見やすいものが、モノクロの配布資料になると見にくいもになってしまいます。こいうったことを考慮して、PowerPointの白黒印刷は、配布資料用として「見やすい白黒」にわざわざ修正してくれるというわけです。

実際にやってみましょう。

印刷メニューの一番下の「カラー」のプルダウンメニューをクリックしてみましょう。すると下図のように、「カラー」「グレースケール」「単純白黒」の3パターンのリストが表示されます。

通常はカラーですが、配布資料を印刷する場合等にはここを変更します。「グレースケール」と「単純白黒」の違いはさほどありません。オグジェクトや文字の「影」が表示されるかされないか程度の違いなので、基本的に、「カラー」と「単純白黒」さえ覚えておけばいいと思います。

ですので、「単純白黒」を選択してみましょう。プレビューは下図のようになるでしょうか?

「単純白黒」印刷のプレビューイメージ

はっきりと白と黒に変換され、背景は完全な白になっています。この状態であれば、カラーでなくても見やすい資料として印刷することができます。

と同時に、おわかりでしょうか?ここで「スライドの枠線」が必要になってくるのです。完全な白黒で印刷すると、このように背景が白色になり、スライドの境界線がわからなくなります。そのときに枠線をつけると、下図のようになります。

「単純白黒」印刷でスライドの枠線を付けたのプレビューイメージ

かなりすっきりして見やすい資料となりました。

では最後にもうひとつ、配布資料用の重要な機能を知っておきましょう。それは、

配布資料マスタ

の設定です。これはもうすでにピンときた方もあるかもしれません。そのとおり、スライドの作成(2) で学習した「スライドマスタ」のイメージです。つまり、

配布資料用のスライドマスタ

があるのです。「配布資料マスタ」は、スライドマスタ同様に「表示」タブの「スライドマスター」ボタンの横にあります。

「表示」タブの「配布資料マスター」ボタンのイメージ

この「配布資料マスター」ボタンをクリックすると、スライドマスタ同様に「配布資料マスター」の画面になり、「6スライド」印刷のようなレイアウトが表示されます。

「配布資料マスター」画面のイメージ

スライド枚数は、下図のように「1ページあたりのスライド数」ボタンで変更することができます。

「1ページあたりのスライド数」ボタンのイメージ

任意のスライド枚数を選択し、スライドマスタと同様に、ヘッダーやフッター、日付、ページ番号の挿入など、さまざまな表示設定をすることができます。

「配布資料マスター」タブのメニューのイメージ

このように、「配布資料マスタ」は「スライドマスタ」と異なり、スライドが出来あがってから、印刷する直前に設定する方がよいかもしれません。

さて、これでひとまずこのスライドファイル(大鯉の釣り方)の作成は完了です。後でまた使用しますので、どこかに保存して次にすすみましょう。

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更新履歴

2013年6月11日
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