基礎からわかる!パソコン入門・再入門 / 無料パソコン教室・基礎知識・Word・Excel・PowerPoint

スライドの発表(1) ~ スライドショー ~

成したスライドをひっさげて、いざプレゼン会場等で発表するときは、気持ちが高ぶってどうしても緊張してしまうものです。

それを克服するには、経験しかありませんが、そうなってもパニックにならないように「練習」しておくこと、客観的な目で事前にスライドを「評価」しておくことが大切です。

練習といっても、ただ単にスライドショーを眺めてイメージを膨らませるだけでは意味がありません。そのスライドショーがどのくらいの時間(何分間)なのか、そのスライドのアニメーション等がクリック動作なのか自動再生なのか、動画やExcelグラフなどリンク先のファイルはどこにあるのか、など正確に認識しおく必要があります。

つまり、それが「評価」するということです。出来栄えが「何点」と採点するわけではありません。また仰々しく緻密な書類におこすというわけでもありません。自分のスライドがどのような動作をするのかをきちんと把握しておかなければならないということです。

そしてもうひとつ大切なことは、

本番会場の環境を調べて、なるべく同じ環境で練習する

ということです。環境というのは、会場のパソコンのマシン環境(OSやPowerPointのバージョン)や音響設備、立ち位置、照明の明るさ(暗さ)などです。

特に、PowerPointのバージョンについては、PowerPointの起動と終了 で解説したとおり、2007バージョンから拡張子が変更になっているので、それ以前の動作環境だと再生すらされません。必ず確認しておくか、旧バージョンでも再生できるように保存しなおしたファイルの両方を持っていくなどの対策が必要になります。

では、そうした動作環境を確認したとして、その後は具体的にどのように練習すればよいのかというと、PowerPointには、ちゃんとそういった「練習」用の機能がちゃんと用意されています。

いま一度「大鯉の釣り方」を立ち上げてください。スライドショーを見ながらプレゼン発表の練習をしてみましょう。

そもそもスライドショーについては、スライドの作成(9) で少し触れましたが、要するに、

スクリーンに投影したときの映像と同じ映像を確認する方法

です。したがって、ここで正しく動作しないのであれば、プレゼン会場でも正しく動作しません。まず始めに、ひと通りスライドショーを初めから最後まで眺めてみて、スライドの順序やオブジェクトの動作のタイミング、文字の大きさやアニメーション等のバランス、違和感がないかなどをさらっと確認ましょう。

スライドショーを確認するには「スライドショー」タブよりボタンを選択します。スライドの作成(9) では「現在のスライドから」ボタンを使いましたが、本項では他のボタンを使います。

下図のとおり、「スライドショー」タブには、「最初から」「現在のスライドから」「ブロードキャストスライドショー」「目的別スライドショー」4つの種類があります。

「スライドショー」タブの「スライドショーの開始」部分のイメージ

このうち「現在のスライドから」ボタンは、いま開いているスライドページからスライドショーをスタートさせるというものでした。これは、画面右下の下図のボタンも同じです。

画面右下の「スライドショー」ボタンのイメージ

今回は、最初から全体を通して見たいので、「最初から」を選択します。

「スライドショー」タブの「最初から」ボタンのイメージ

すると全画面表示になり、どのページを開いていようが、いちばん最初のページがらスライドショーが開始されます。

ひと通り全体を通して見てください。今回は、全スライドで問題がないものとして次にいきますが、スライドショーの中で最もよく使うのはこの2つです。残りの2つについては後述します。

さて、そしてスライド自体に問題はないことになりました。次は、

リハーサル

を行います。これは、本番と全く同じプレゼンをやってみるということです。「リハーサル」機能を使うと、そのプレゼンにかかる「時間」をはかることができます。

時間がわかったら、仮にそれが長いのであればどこを削ればよいのかを考え、短いのであればもっと説明できることはないか、もっと時間をかけてよいところはないかなど、有効な時間の使い方を考えることができ、より質の高いプレゼンを行うことができるわけです。

したがって、大切なことは、本番とまったく同じようにプレゼンすることです。つまり、「声」を出して説明してみるのです。イメージだけでは意味がありません。経験が少ないうちは、本番ですらすらと最後まで話すことはできません。口ごもったりつかえたり、節々で言葉を探してしまうでしょう。

そうならないように、体(というより口)に覚えさせるくらいの気持ちで練習してください。リハーサル機能を使うには「スライドショー」タブの「リハーサル」ボタンをクリックします。

「スライドショー」タブの「リハーサル」ボタンのイメージ

すると、通常のスライドショーと同様にスライドショーが開始されますが、画面左上に下図のような「記録中」というストップウォッチのような小ウィンドウが表示されます。

「リハーサル」中のストップウォッチのイメージ

これは「リハーサル」ボタンをクリックすると自動的に立ち上がり、タイマーのカウントがスタートします。各ボタンの機能は下図のとおりになります。

「ストップウォッチ」の機能説明図のイメージ

まず左から、「次へ」ボタンは、現在のスライドを飛ばして次ページを表示させるボタンです。カウントの途中でも次のスライドへ移ります。その右の「記録の一時停止」ボタンは、そのまま一時停止のボタンです。これらは、それほど頻回に使用すべきではありません。

重宝するのはその右の3つです。まん中のタイマーは、「スライド表示時間」を示し、「現在開いているスライド」の経過時間を表示します。そのスライドで何分・何秒必要なのかを見ます。

その隣は「繰り返し」ボタンです。繰り返しというより、そのスライドの最初に戻り(ゼロ秒に戻り)、もう一度やり直すボタンです。何度でも繰り返しそのスライドの練習をするために必要なボタンです。

最後に一番右は、「全体の経過時間」つまり、最初のスライドが開始されてからのトータル時間を表示します。全体で何分のプレゼンになるのかを見る一番重要なタイマーになります。

ただし、画面切り替えの効果を設定している場合は、その効果の時間はカウントされないので、実際のトータル時間はこの表示よりもその分だけ長くなります。

そして、リハーサルが終了すると、下図のようなウィンドウが表示されます。(適当にリハーサルをやってみてください)

「リハーサル」終了時のメッセージウィンドウのイメージ

所要時間が「何分何秒」と表示され、「今回のタイミングを記録して、スライドショーで使用しますか?」と表示されています。これはかなり「要注意」なので覚えておきましょう。ここで「はい」を選択した場合、

記録したタイミングでスライドが自動的に切り替わるように、スライドショーの設定が変わる

のです。少しわかりずらいので、下図を見てください。「はい」を選択しすると、まず通常の画面が「スライド一覧」表示に切り替わります。

「リハーサル」終了後のスライド一覧表示のイメージ

ただし、通常時のスライド一覧表示とは少しだけ違います。上図の赤丸の部分、各スライドの「所要時間」が記録されて表示されてきます。これは、リハーサルでそのスライドに費やした時間が表示されています。

なので、スライドごとの時間が一覧として把握できるという良い一面もありますが、この時間の間隔でスライドショーの画面が自動的に切り替わるように設定されてしまうというわけです。もう一度、スライドショーを見てください。自動的に画面が切り替わっていくはずです。

このとき、「画面切り替え」タブの「画面切り替えのタイミング」の箇所は、勝手に「自動的に切り替え」にチェックが入り、切り替えの時間も自動的に設定されています。

「画面切り替え」タブの「イメージ

したがって、「はい」を選択した場合は、本番で大変なことになる恐れがありますので、同タブのチェックの存在を忘れないように注意しましょう。

また、記録されたタイミングの時間表示を消去したい場合は、下図のように、「スライドショーの記録」ボタンの「クリア」から「すべてのスライドのタイミングをクリア」を選択すると記録を消去することができます。

「スライドショー」タブの「スライドショーの記録」ボタンのイメージ

さて、これでリハーサルも終わりあとは本番を待つだけです。このように、リハーサル機能を使って本番と同じように通して練習してみると、スライドごとに時間が確認できて客観的な「評価」をすることができ、論理的な「練習」となります。

では、スライドショーの種類の残り2つ「ブロードキャストスライドショー」と「目的別スライドショー」について学習していきましょう。

スライドショー」タブの「スライドショーの開始」部分のイメージ

まず、「ブロードキャストスライドショー」ですが、これはPowerPointファイルをブラウザで見えるようにして、ブロードキャスト、つまり「特定多数のユーザーに送信する」という機能です。

この機能を使うと、多くの人とそのPowerPointファイルをインターネット上で「共有」できるようになりますが、インターネット環境が必要なこと、また事前にWindowsのID登録をしておく必要があるなど、いくつかの制約があります。

したがって本項では、ブロードキャストスライドショーについてはここまでにしますので、興味のある方はID登録して試してみてください。

ただし残りのひとつは重要なので、ぜひ覚えておいてください。

目的別スライドショー

これはあまり使われていない(知られていない)機能ですが、何度もプレゼンや発表の機会がある方には大変便利な機能です。

例えば、同じ「大鯉の釣り方」のPowerPointファイルを使って、今後、複数回のプレゼンを行うとします。そのうちひとつは持ち時間10分で、またひとつは15分だとします。

こういった場合、PowerPointファイルをコピーして、その発表用にスライド枚数をそれぞれ調整して、「別々のファイル」にしている人が多いようです。

しかし、この目的別スライドショー機能を使うと、そんな面倒なことをしなくとも、目的ごと、つまり発表ごとにスライド枚数を変えたスライドショーを流すことができます。

まず、「目的別スライドショー」ボタンをクリックしてみましょう。

「目的別スライドショー」ボタンをクリックしたイメージ

すると、もう一度「目的別スライドショー」が表示され、これをまたクリックします。すると、下図のように、「目的別スライドショー」ウィンドウが表示されます。

「目的別スライドショー」ウィンドウのイメージ

ウィンドウ右上の「新規作成」ボタンをクリックします。するとさらに、「目的別スライドショーの設定」ウィンドウが表示されます。

「目的別スライドショーの設定」ウィンドウのイメージ

もうおわかりでしょうか。このページで、その目的のプレゼンにあったスライドをチョイスして登録することができます。そして、一番上の「スライドショーの名前」のところに名前をつけると、目的ごとに名前で管理できるので非常に便利です。

たとえば、下図のようにタイトルを「15分用」として、適当にスライドをピックアップしてみました。左側がすべてのリストです。そこから任意のスライドを選択して、中央の「追加」ボタンで右側にピックアップすることができます。

「目的別スライドショーの設定」ウィンドウのイメージ

これで「15分用」のスライドショーでは、ピックアップしたスライド5枚のみがスライドショーで流れるようになります。「OK」ボタンを押すと登録できます。下図は、登録したスライドショーがリストアップされているイメージです。

「目的別スライドショー」ウィンドウのイメージ

このように目的別スライドショーを登録しておくと、下図のように、最初の「目的別スライドショー」ボタンにリストが表示されるようになります。スライドショーを流すときには、ここから一発で開始することができます。

「目的別スライドショー」ボタンのイメージ

このように、目的別スライドショーで目的ごとにスライドを選択して登録しておくことで、同じファイルで何通りものスライドショーを流せるようになります。

その都度、ファイルをコピーしてスライドの調整をするような面倒なことをしなくてすむようになるので、ぜひ覚えておいてください。

では、最後に「おまけ」として、スライドショーの「設定」を少しだけ紹介します。

設定といっても大それたものではありません。まずは、設定画面をみてみましょう。「スライドショー」タブの「スライドショーの設定」ボタンをクリックします。

「スライドショー」タブの「スライドショーの設定」ボタンのイメージ

すると、下図のような「スライドショーの設定」ウィンドウが表示されます。

「スライドショーの設定」ウィンドウのイメージ

ここで紹介するのは、赤丸で囲んでいるように「ポインター」機能についてです。これもあまり知られていない機能ですので、ぜひ覚えておいてください。

スライドショー中のポインターは、通常の矢印の形をしたマウスポインターしか使えないわけではありません。また、ポインターというとよく画面に当てるレーザーポインターを思い浮かべがちですが、PowerPointには標準でポインター機能がついているのです。

上図の一番下の文に「スライドショーでレーザーポインターを表示するには、Ctrlキーを押したままマウスの左ボタンを押します」と書いてあります。スライドショー中にそのとおり実行すると、下図のようにマウスがポインターに変化します。

「ポインター」のイメージ

デフォルト(初期設定)では、赤色のポインターです。この色は設定画面で自由に変えることができます。これでレーザーポインターがなくても十分やっていけます。

このように、PowerPointにはあまり知られていない、あまり使われていないけれど、便利な機能がたくさんあります。これらを有効に使って、よりレベル高いプレゼン発表の練習をしてください。ここまでできたら、あとは本番を残すのみです。

ページトップへ戻る


関連情報&オススメ

『ニューズウィーク』は『タイム』とともに世界的に購読されているアメリカのニュース雑誌です。日本に関する記事は少ないですが、世界的な視点で編集されており、国際社会の様々な価値観を知ることができます。

様々な意見を取り上げ、いい意味で画一的でないので、私は、毎週読んでいくうちに「自分自身の考え」を持てるようになりました。国際情勢や経済、地域紛争などについて、自分がその歴史や背景、登場人物を認識していて意見できるくらいの知識を得ることができるようになったと思います。

読み始めた当初は、ほとんどのことが理解できないくらい難しい内容に感じました。たとえば、円高や金利などの経済の仕組みや国際社会の地政学的な背景などの基礎知識がなかったからです。しかし、「毎週全部の記事を読む」「わからないことはネットで調べる」と自分に決め、一年間読み続けたらなんとか理解できるようになり、記事を読むのが本当に楽しくなりました。

また、日本のメディアにはない視点に立って書かれている記事が多いので、感心させられることや考えさせられることも多々あります。例えば、日本では「クジラ食文化」は断固として守らなければならないという視点で記事が書かれますが、「クジラを食することを文化としてる日本人はどれだけいるのか」という視点から記事が掘り下げられていきます。

そこには、画一的な報道からでは見えない「気づき」があります。多角的な視点を持つことで、ニュースの裏に透けて見える矛盾や戦略を感じとる皮膚感覚が身についてきたように思います。

さらに、各国の元閣僚や大物財界人、ビッグスターの寄稿も多く、デービット・ベッカムが札幌でPKを決めたときの気持ちをつづったコラム(その前回のワールドカップで退場になった因縁のアルゼンチン戦)で、「もう、大丈夫だと思った」という言葉は今でも印象に残っています。

先進国の世界的不況や中東の動乱、そして東日本大震災における援助や報道など、世界の中で、国際社会と複雑に絡み合う時代に生きていることを教えてくれます。ひとつ上の目線と価値観を与えてくれた雑誌です。

決して安くはありませんが、1年購読は18,520円(一冊定価460円)です。

ページトップへ戻る

更新履歴

2013年6月18日
ページを公開。

ページトップへ戻る

参考文献・ウェブサイト

当ページの作成にあたり、以下の文献およびウェブサイトを参考にさせていただきました。

文献
なし
ウェブサイト
なし

ページトップへ戻る