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スライドの発表(3) ~ ノート機能を利用する ~

プレゼンスキルを上達させるには「練習」と「評価」を繰り返し、そういった場に「慣れ」ていくことが必要です。

しかし、初めてプレゼンするときには、絶対に失敗したくない、失敗してはいけないと思い、いくら練習しても不安で、なんとか本番前に安心しておきたいものです。

そういう場合には、ある意味「奥の手」を使うことができます。それは、「カンニングペーパー」を使うという方法です。というと語弊があるので、言い換えると、

相手には見えず、自分だけに見える画面を使う

という方法です。つまり、発表時、プロジェクターで投影したスクリーンには通常のスライドショーを流し、発表者のパソコンの画面は異なる画面を表示させるのです。

この機能は、もうこれまでに学習した、

ノート

という機能を使います。ノート機能は、スライドの作成(3) で学習したとおり、画面の「ノートペイン」エリアに記述できるスペースのことです。

PowerPoointの画面構成のイメージ

ここに記述された文字は、プロジェクターに投影された画面、つまりスライドショーには映りません。あくまで「自分用」のメモ書き的な用途で使われます。

したがって、このノート機能を使うと、

プレゼン発表の一言一句すべて書き込んでおき、それを読むだけでよい

というように、台本として使うこともできるわけです。まず、場慣れの意味で、こういった方法で感覚を掴んでおくのもいいかもしれません。

また、あるスライド部分での言いたいことやポイント、ネタなどを書き込んでおけば、備忘録的に使うことができ、それだけ安心できるというものです。

適当にノートに文章を入力してみましょう。「大鯉の釣り方」を立ち上げて、下図のように適当なスライドのノートに書き込んでみてください。

ノートペインに文章を書き込んだイメージ

スライドショー時、このノート部分を参照するには、スライドの作成(12) で学習したとおり、「ノート印刷」によって紙に出力して参照するのがひとつの方法です。

しかし、その方法では、1スライド/1ページの印刷しかできません。これではスライド枚数が多い場合には、かなりの枚数になってしまいます。(まとめて印刷する方法については後述します)

やはり、もっとも便利なのは、自分(発表者)にだけノートを表示させて参照する方法です。

当然、ノートに文字を記述するだけでは自分だけに別画面を表示させることはできません。あくまで、自分だけは別画面にするという操作が必要になります。

ただ、その操作も前項を学習していれば簡単にマスターすることができるでしょう。まず、前項で学習したとおり、プロジェクターとパソコンを接続してください。そして、

画面を「拡張」に設定

します。切り替えの方法は前項を参照してください。(Windows7以前の場合は、デスクトップ上で右クリックし「画面のプロパティ」もしくは「画面の設定」よりモニタの設定を行う必要がありますが、一概ではなく少々難解なのでここでは割愛します)

次に、プレゼンするPowerPointファイルを立ち上げて、「スライドショー」タブより、「スライドショーの設定」ウィンドウを開きます。(下図の画面はわかりやすくするため「拡張」に設定しないで開いた画面になります)

「スライドショー」タブの「スライドショーの設定」ウィンドウのイメージ

この画面の「複数モニター」の箇所の「発表者ツールを表示する」にチェックを入れます。

「発表者ツールを表示する」にチェックを入れているイメージ

ここにチェックが入れば、正しく設定されたということです。つまり、設定は以上で完了です。これでパソコンの画面にはノートが表示され、プロジェクターからは通常のスライドショーが流れるようになります。

そして、チェックが正しく入ると「スライドショーの表示」の箇所のリストメニューが、「主モニター」から「モニター2汎用PnPモニター」に変わっていることが確認できます。(上2つの図を見比べてみてください)

これは、プロジェクター側のモニターを示しています。つまり、通常のスライドショーを表示するモニターはプロジェクター側であるという意味です。

したがって、ここを再び「主モニター」に変更すると、パソコン側の画面で通常のスライドショーが流れ、プロジェクター側にノートが表示されることになります。

一方、モニタ設定が正しく「拡張」に設定されていないと、下図のようなエラーメッセージが表示されて、チェックを入れることができません。

複数のモニターが検出されない場合のエラーメッセージのイメージ

このように、まず先にモニタ設定が必要になるので、順序をしっかり覚えておきましょう。

また、じつは「スライドショー」タブのリボンのなかに同チェックボックスが出てきているので、それにチェックを入れてもかまいません。

では、スライドショーを実行してみます。

すると、パソコン側のディスプレイは、下図のようにまったく新しい画面構成となり、ノート部分が表示され、スライドの進行は「矢印」ボタンで行うことができるようになります。

「発表者ツールを表示する」場合のパソコン側の画面イメージ

そして、プロジェクター側では、通常のスライドショーが流れています。

この機能は知っていると非常に便利に使えます。本物の「カンニングペーパー」を用意する必要はありません。誰にも見られないので、思いのままにノートに書き込めます。初心者のプレゼン上達の近道はノートを十分に活用することです。

ところで、そもそもこの「拡張」という画面はどのようになっているのかというと、下図のように、横長の画面をパソコン側とプロジェクター側で「半分ずつ」表示しているのです。

「拡張」モニタ設定のイメージ

つまり、つながっているひとつの画面を分割しているわけです。なので、パソコン側のディスプレイの右端にマウスポインタをずーっともっていくと、突き抜けてプロジェクター側のスクリーン画面に移動します(モニタ設定によっては逆の場合もあります)

要するに、まったく別の画面が表示されているわけではなく、つながっているひとつの画面をシェアする機能が「拡張」というモニタ設定になります。よくマウスが表示されなくなったと勘違いすることがありますが、この仕組みを知らないからです。

さて、これで異なる画面を使いこなすことができるようになりました。もう不安要は何もありません。あとは実際にやってみて確実に自分のスキルにしていってください。

最後にノート印刷の補足をして本項は終了です。

これまで「ノート」で印刷すると、1スライド/1ページの印刷しかできないと解説してきましたが、厳密に言うと「PowerPointでは1スライド/1ページしか出力できない」が正解です。

したがって、裏を返せば、「PowerPoint以外」では印刷できるのです。

通常の印刷ではなく、下図のように「ファイル」タブより「保存と送信」を選択し、「配布資料の作成」をクリックします。

「ファイル」タブの「保存と送信」メニューのイメージ

すると、画面右側に「Microsoft Wordで配布資料を作成」の画面が表示されます。

「Microsoft Wordで配布資料を作成」の画面イメージ

つまり、PowerPointのスライドイメージをWordに送信して、Wordから印刷するわけです。「配布資料の作成」ボタンをクリックすると、「Microsoft Wordへ送信」ウィンドウが表示されます。

「Microsoft Wordへ送信」画面のイメージ

この画面で、ノートを含むレイアウトを選択することができます。ここでは、一番上の「スライド横のノート」を選択して「OK」ボタンをクリックします。

これで、PowerPointのスライドイメージとノートがWordに送信され、下図のように選択したレイアウトのとおりに貼り付けられます。

スライドとノートをWordに送信したイメージ

このまま、Word上から印刷すれば、複数のスライドとノートが1ページにまとまったコンパクトな配布資料となります。

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