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スライドの発表(4) ~ ペンで書き込みをする ~

いようで短いような学習プログラムでしたが、とうとう本項でPowerPoint基本操作編は終了です。最後は、めったに使われませんが、知っていると得をする「ペン」機能を紹介して終わりたいと思います。

ペン機能とは、その文字どおり、マウスをペンの形に変化させて、

スライドショー中にペンで書き込みをする

という機能です。スライドの発表(1) で学習した「マウスカーソルをポインタに変える」という機能に似ていますが、ペン機能の場合は、

実際に文字を描いたり、線を引いたりすることができる

というのが特徴です。つまり、サッカーなどのスポーツ番組で、解説者が選手に丸をつけたり矢印を描いたりして、動きを説明しているようなイメージで、スライドショーに書き込みながらプレゼンすることができます。

しかし、プレゼンでは多くの場合、ペンタイプの「レーザーポインター」(たまにスポーツ選手の目に当てて問題視されている赤い光)のみが使われ、こういったペン機能や、ポインタ機能はあまり使われていません。

別売りのレーザーポインターをわざわざ用いるよりも、PowerPointの機能を用いた方が「見やすい」というのは間違いないのですが、マウスによるポインター機能には、「Ctrl」キーを使うので両手がふさがってしまうという欠点がありますし、ペン機能にしても、マウスでの微妙な操作がネックとなり、本番中にいびつな線を描いてしまったり、ぐちゃぐちゃな文字になってしまうという恐れがあります。

したがって、どちらもピンポイントでしか使えません。しかし、ここぞというときの有効なスキルとなりますので、覚えておいて損はありません。では、最後の学習をはじめましょう。

まず、スライドショー画面にしましょう。そして、画面の左下に、うっすらと下図のようなアイコンが表示されているのを確認してください。(下図は拡大しています)

スライドショー画面左下のアイコンのイメージ

このなかの「ペン」のアイコンをクリックします。

スライドショー画面左下のアイコンのイメージ

すると、下図のようにペンの種類を選択するメニューが表示されます。「矢印」は通常のマウスのかたちで、「ペン」と「蛍光ペン」を選択することができます。

ペンのアイコンのメニューのイメージ

または、右クリックメニューの「ポインターオプション」からでも、同メニューを表示することが可能です。

スライドショー中の右クリックメニューのイメージ

まずは、「ペン」を選択してみましょう。すると、下図のようにマウスカーソルの矢印が、ペン先のような赤丸の形に変化します。(下図は拡大しています)

「ペン」を選択したときのカーソルのイメージ

この状態で、マウス操作で自由に書き込みをすることができます。(数字を丸で囲んで矢印を描画しています)

ペンでスライドショーに書き込んだイメージ

マウス操作なので、きれいな丸や記号を描くのは難しいですが、そういうのがかえって注意を引きつける効果があるかもしれません。「直線」については、ある程度まっすぐ引けるように設定されているようです。(バージョンによって異なる場合があります)

また、ペンの色は同じメニューの「インクの色」から任意の色に変更することができます。

メニューから「インクの色」を選択しているイメージ

また、最初から「赤」以外の色に設定しておきたい場合は、「スライドショー」タブの「スライドショーの設定」より、ペンの色を設定しておくことが可能です。

「スライドショーの設定」画面のイメージ

では次に、「蛍光ペン」を使ってみましょう。

蛍光ペンを選択すると、ペンと同様に、マウスカーソルの矢印が下図のような縦長の形に変化します。(下図は拡大しています)

「蛍光ペン」を選択したときのカーソルのイメージ

この状態で、マウス操作で自由に書き込みをすることができます。

蛍光ペンでスライドショーに書き込んだイメージ

このように、蛍光ペンの場合は「透過性」があるので、文字のうえから塗っても透けるので問題ありません。ペンで丸を描くよりは簡単で見やすいかもしれません。

蛍光ペンの色は、デフォルト(初期設定)では「黄色」に設定されていますが、ペンとまったく同じ「インクの色」から任意で変更することができます。ただし、ペンとは異なり、「スライドショーの設定」画面で初期値を設定しておくことはできません。

さて、以上でスライドショー中にペンで「書き込む」方法は終了です。

ただし、これだけでは本項は終了できません。反対に書き込んだペン字を「消す」方法も習得しておかなければならないからです。

ペン字を消す場合も同様に、ペンのアイコンのメニューより「消しゴム」を選択します。(または、右クリックメニューの「ポインターオプション」から)

ペンのアイコンのメニューのイメージ

すると、マウスカーソルがペンの形から「消しゴム」の形に変化します。ただし、ペンで何かを描画していないと「消しゴム」を選択することはできません。

「消しゴム」を選択したときのカーソルのイメージ

そして、この消しゴムをペンで書いた線のうえに重ねてクリックします。

「消しゴム」のアイコンをペンで書いた線に重ねているイメージ

この方法は、複数の文字や線を書き込んだ場合に、それぞれひとつずつ個別に消去することができますが、少々煩わしさがあります。

一発ですべて消したい場合は、同メニューの「スライド上のインクをすべて消去」を選択します。すると、書き込んでいたすべてのペン字が消去されます。

ペンのアイコンのメニューのイメージ

また、スライドショーの途中で消さずに、スライドショーがひと通りすべて終わった後で、まとめて消去することもできます。ただ単純にPowerPointを「閉じる」だけで、下図のような「インク注釈を保持しますか?」というメッセージが表示されます。

「インク注釈を保持しますか?」というメッセージのイメージ

ここで「破棄」を選択すると、書き込みはすべて消去されます。

ただし、逆に「保持」を選択した場合は、

書き込んだペン字がすべて「画像」としてスライドに保存される

ので注意してください。

さて、これでペンでの書き込みについての基礎は終了ですが、どうにもすっきりしない、ひっかかっている思いがないでしょうか?

そもそも、聴衆が見ているスライドショーの最中に、ペンのアイコンをクリックしたり、右クリックメニューから選択してペンを選ぶ、消しゴムを選ぶという操作をすること自体が好ましくない、という思いです。つまり、

一瞬でカーソルをペンに変換させる方法、また、書き込みを消す方法はないのか?

ということです。受け手側に操作を意識させないで、瞬時にペンに変換させたい、消したいという思いは当然あるはずです。

じつは、それも可能です。ここからは少し応用的ですが、「ショートカットキー」というキーボートのキーを組み合わせて押すという方法でそれらは解決します。

「Ctrl」+「P」で、「ペン」に変換

となります。スライドショー中に「Ctrl」キーと「P」ボタンを同時に押すと、マウスカーソルの矢印がペンの赤丸に変換されます。「P」はペン(pen)の「P」なので覚えやすいと思います。

「Esc」キーで、「ペン」を解除

となります。他にも「Crtl」+「A」でも解除となりますが、「Esc」キーひとつのほうが楽です。

「E」キーで、「スライド上のインクをすべて消去」

となります。これも「E」キーひとつですむので簡単です。「Eraser(消しゴム)」の「E」で覚えておきましょう。

他にもショートカットキーはありますが、これだけで覚えておけば十分だと思います。また、蛍光ペンについてはショートカットキーはありませんが、「E」ボタンで消すことは可能です。

さて、以上でPowerPoint基本操作編は終了です。これまでの学習で、基礎のみならずある程度の応用的なスキルも身についているはずです。さらにレベルアップを目指す方は、応用操作編も参考にして学習してみてください。

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2013年7月3日
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