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電子メールの書式

れまで、電子メールの仕組みやセキュリティーについて学習してきました。もはや電子メールの基礎的な知識はほとんど身についていると思います。

本項では、電子メール編の締めくくりとして、書式について解説します。電子メールで使われている書式を理解すれば、ひいてはマナーの向上にもつながります。

電子メールの世界には暗黙のルールのようなものがあって、そのルールやマナーを知らない初心者は、すぐに初心者と見破られます。例えばそれがビジネスの世界だった場合に、敬遠されて損をする可能性がないわけではありません。

それほど電子メールはビジネスや生活に必須のツールとなっているというのはもちろん、その格式もアップしていて、「たかがメール」という風に軽んじられる時代ではありません。

例えば、2001年4月から施行された「IT書面一括法」により、それまで商取引においては、書面の交付や書面による手続きが義務付けられていましたが、電子メールなどの電子的手段の使用が認められるようになりました。

また、同年同月施行の「電子署名法」では、電子署名(デジタル署名)を施された電子的文書の法的効力が認められ、

デジタル署名が手書き署名や押印と同等に通用する

ようになりました。このように現在では、電子メールといえども正式な公文書となりうる時代なのです。したがって、書式の使い分けやマナーを知っておくことはとても重要です。

実際のメーラーの操作方法や実践的なテクニック等は、基本操作 メール編 で詳しく解説しますので、本項では知識と基本的なマナーについて解説します。

さて、「書式」といっても、電子メールは電子的な手紙であるので、基本的に文字しかやり取りしません。その書式とはどういうことかというと、文字のフォント(書体)のことではなく、

そのメールがどのような形式(規格)で記述されているか

ということです。つまり、普段何気なくやり取りしている電子メールには数種類の記述形式が存在します。前項で解説した、MIMEに定義されたASCIIコードへの変換方法が、BASE64以外にも数種類あるというのと同じように、電子メール自体も数種類の記述形式があるのです。

その記述形式は、大きく分けて3つです。

・テキスト形式
HTML形式
・リッチテキスト形式

になります。これらの形式の特徴や違いについては、下記の表のとおりです。

電子メールの書式
名称 特徴
テキスト形式 すべてのメーラーで使用することができる、テキストデータ(文字)のみで構成された形式。一切の装飾がなく、シンプルでデータサイズは他の形式比べて小さい。また、添付ファイルとして画像等を送信することはできるが、本文中に画像等を貼り付けることはできない。
HTML形式 HTMLとはウェブページの記述言語(ウェブページの形式)であり、ウェブページのようにメールの文字の大きさや色、フォントの種類を変えることができる。さらに、本文中に背景や画像、BGM(音)を挿入したり、ウェブページへのリンクを埋め込むことができる。受信者側もHTML形式に対応した電子メーラーを使用していないと正しく表示されない場合がある。
リッチテキスト形式 OutlookやOutlook Express、WindowsメールといったWindowsのメーラーで使用できる形式。(厳密に言えばOutlookのみ)HTML形式と同様に、文字の大きさや色、フォントの種類を変えたり画像等を貼りつけることができる形式。ただし、HTML形式のようにBGM(音)を埋め込んだり、ひな型を使用することはできない。ExcelやWordなどのデータをオブジェクトとして挿入した場合(Outlookのみ)に、挿入元のデータを更新すると、挿入先のオブジェクトも一緒に更新される「リンクオブジェクト」機能がある。リッチテキスト形式のメールを送ると、メッセージを受信する相手に正しく表示されるように、メッセージが自動的にHTML形式に変換される。

厳密にいえば、リッチテキスト形式は、OutlookとMicrosoft Exchangeのみで使用できます。(Microsoft Exchangeはサーバソフトなので、Outlookのみと考えてよいと思います)下図は、Outlook2007の形式選択の画面です。

Outlook「オプション」タブのイメージ

Outlook ExpressやWindowsメールでは、「リッチテキスト(HTML)」と表現されていますが、リッチテキスト形式とHTML形式は似ていますが、厳密に言えば同様のものではありません。下図は、Windowsメールの形式選択の画面です。

Windowsメールの「書式」メニューのイメージ

「Outlook Express」と「Outlook」は、どちらも電子メールを送受信できるメーラーですが、その違いは、Outlook Expressは、Internet ExplorerやWindows XPなどのWindows製品の1つで、Outlookは、WordやExceなどのOffice製品の1つで、製品の種類が異なるということです。

さらに、Outlook Expressには「インターネットニュース」、Outlookには「予定表」や「メモ」といった、メールの送受信以外で別々の機能が付いています。Windowsメールは、Outlook ExpressのWindows Vista版になります。

さて、ではこれらの形式をどのように使い分けるのか、また、電子メールの世界ではどんなマナーや暗黙のルールがあるのか解説して行きましょう。

まず、書式のマナーですが、

HTML形式およびリッチテキスト形式のメールは極力送らない

ということが暗黙のルールとなっています。現在では一昔前とは異なり、それほど意識されなくなってはいますが、そのメールの重要度が高いほど、テキスト形式 を使用するべきです。なぜなら、

HTML形式のメールにはウィルス混入の危険性がある

というのがまず一点です。怪しい添付ファイルを開かなければ感染しないと思われる方がいるかもしれませんが、HTMLメールの本文を開いただけ(プレビュー)でも感染してしまうこともあります。

したがって、たとえそのメールにウィルスが混入されていなくても、その危険性がある形式でメールを送るということ自体が、信用を失いかねない行為とみなされる場合があるということなのです。重要なメールは、必ず「テキスト形式」でやり取りするようにしましょう。

この他にも、送信相手がHTML形式に対応していないメーラーを使用している場合もありますし、メーラーによってはフォントが異様に小さく表示されるなど、こちらのレイアウトやデザインと異なる表示がされる場合もあります。メーリングリストなどに送信する場合は、HTML形式は使用しないのがマナーです。

HTML形式でやり取りするのは、相手のメーラーを把握していて、かつ、何度もやり取りしたことのある間柄で使用するべきです。もっとも、Windowsのメーラーは、

デフォルト(初期設定)は、HTML形式に設定されている

ので注意が必要です。すなわち意識しなければ、HTML形式でメールを送信していることになります。設定を変更しておくことをオススメします。(基本操作 メール編 を参照してください)

次に、これも重要なことですが、

機種依存文字(環境依存文字)を使用しない

ということがあげられます。機種依存文字(環境依存文字)とは、文字どおり「その機種でしか扱えない文字」または「他の機種では正しく表示できない文字」と考えても良いのですが、もう少し踏み込んで解説します。

機種依存文字と聞いて、実際に思い浮かべるのが携帯電話のメールではないでしょうか? 実際に、docomoやSoftBankなどのメーカーの違いによって、絵文字が正しく表示されないなどの経験をお持ちのことと思います。

なぜ、メーカーや機種によって表示される文字が異なるのでしょうか? 前項で解説のとおり、入力された文字は、「文字コード」に変換されてやり取りされています。(文字コードについては、文字コードとは で詳しく解説しています)

したがって、どんな文字コードを使用していたとしても、それが世間一般で使用されているような著名な文字コードであれば、「そのコードにはこの文字」という具合に関連付けられているのだから、たいてい正しく変換されるはずです。

つまり、きちんと定義された同じ文字コードを使用してやり取りしているのに、機種によって双方で表示される文字が異なるというのは普通に考えればおかしな話です。(使用している文字コード自体が異なれば、文章全体が文字化けしたり意味不明の文字列になってしまいます)

なぜこのような現象が起きるのかというと、日本語の文字コードは、これまでに誕生してきた文字コードの生成過程において、コンピュータやソフトウェア(OS)メーカーなどがシェアの拡大やユーザーの要望のため、コードの空き領域に独自に文字を定義して、その環境で使用できる文字を増やすことが許されてきたためです。

しかし、ネットワークでの異なる機種間のやり取りが当時は想定されていなかったり、規制もあまりなかったことから、それらの文字は統一されることはなかったのです。

つまり、同一体系の文字コードでも、メーカーによってそれぞれ違う文字が割り当てられてしまい、そのメーカーの機種によって、ある部分のコード(メーカーが独自に定義した拡張領域)は異なった文字で表示されるようになったというわけです。

このように、機種依存文字(環境依存文字)とは、

文字コードの空き領域にメーカーがそれぞれ独自に定義している文字

のこと言います。これは、「その機種でしか使えない」と同じことのようですが、機械的な環境によって使用できる文字が異なるわけではなく、そのメーカーが独自に定義している文字コード(拡張領域)が原因となるので注意が必要です。

もっとも現在では、文字表示はOSの役割であり、「機種依存」というよりも「OS依存」という方が正しいような気がします。(携帯電話は「機種」ですが)

また現在、Windowsは、これらの拡張文字を含んだフォント「MS明朝」や「MSゴシック」を作ったので、同じ環境(OS)であっても、フォント(書体)によって表示される文字が異なる場合があります。これは、

フォント依存文字

と呼ばれています。その他、Unicode(ユニコード)という世界中の全ての文字の網羅を目指して開発された文字コードでは、従来の機種依存文字でも定義しています。このように、各機種共通の正しいコードに定義されているものもあるのです。

つまり、機種依存文字は、ある特定の文字コードであるだけで、すべての文字コードで機種依存という訳ではなくなったのです。少しややこしいですが、

機種依存文字やフォント依存文字は、正しく表示できない確率が高い文字

という認識でも構わないと思います。もっとも、電子メールに限って言えば、後述しますが、本文で使用する日本語の文字コード(正確にはエンコード方式)が原則として決まっているので、この文字コードに定義されていない機種依存文字は依然として敬遠させる存在のままです。

したがって、下表にあげる機種依存文字は「正しく表示されない場合がある」ので、使用しないことがマナーになります。下図は、Windowsの機種依存文字になります。Macintoshの環境では、文字化けしたり他の文字が表示されたり、表示されなかったりします。

機種依存文字(環境依存文字)一覧
種類 文字
囲み文字
ローマ数字
機種依存(環境依存文字)の一覧
その他 機種依存(環境依存文字)の一覧

上表の他にも、Windows固有の漢字などの機種依存文字があります。ただ、Windowsも親切に機種依存文字を知らせてくれるので、覚える必要はありません。下図は、文字を変換しようとした時の変換リストです。「環境依存文字」としてメッセージが表示されています。

Windowsの変換リストメニューのイメージ

また、人名に用いられる漢字には機種依存文字が多くあります。例えば、「高」の口の部分がはしごの文字や、「崎」の右上部分が「立」という文字などです。これらを使用する時には注意が必要です。

さて、電子メールの世界(電子メールに限らずインターネット全体)では、この機種依存文字の他にも敬遠される文字があります。つまり、機種依存文字ではないけれど、その文字を使用しないのが暗黙のルールになっているものがあります。それは、

半角カタカナ

です。半角カタカナは、機種依存文字ではありません(広義では機種依存文字とも言えます)が、敬遠される存在です。このことを説明するには、他のことを知っておく必要があるので、ひとまず「半角カタカナ」は置いておきましょう。少し難解です。

電子メールは、7ビットのASCIIコードでやり取りされているというのは、もう十分理解されたと思いますが、現在、よく使われる日本語の文字コードには、2バイト(16ビット)のものや、それ以上のものがあります。

それらを、7ビットのASCIIコードにエンコードして送受信する拡張規格がMIMEでした。このMIMEを利用すれば、何ビットの文字コードであろうとやり取りできます。(後述しますが、通常は本文をMIMEで変換することはありません)

このように、7ビットでやり取りするというのが電子メールのルールですが、メーラーの設定等で、8ビットコードでメールを送信することも実際には可能です。

もし、8ビットのメールを送信してしまうと、どうなるのでしょうか? メールの中継をするサーバ(SMTPサーバ)の中には、前項で解説のとおり、7ビットにしか対応していないものがあります。このため、

欧米様式の7ビット規格のサーバやソフトを経由したら、1ビット分が破棄される

という事態になることがあります。これが、「文字化け」という現象です。(もし文字化けメールを受け取ったら、相手のメーラーの設定を確認してもらいましょう)そこで、この現象を避けるために、日本語の文字コードでも7ビットコードを使う方法が考え出されました。

この7ビットの日本語の文字コードを、

JISコード(または、ISO-2022-JP)

と言います。詳しくは、文字コードとは を参照していただきたいのですが、正確には、JISコード(ISO-2022-JP)は、「符号化(エンコード)方式」になります。

簡単に説明すると、文字コードを作成するために集められた文字の集合体に、数値を割り当てて表のように整理したものを「文字コードセット(符号化文字集合)」といい、その文字コードセットで割り当てられた数値を、さらにコンピュータが効率的に扱えるようにエンコードする方式を「符号化方式」と言います。

つまり、文字コードとは、どのような文字コードセットを用い、それをどのような符号化方式で符号化(ビット化)するのかを定義したものと言うことができます。

もっとも、文字コードと符号化方式は同じ名称のことが多く、同じ意味で用いられる場合もあります。したがって、厳密にこれらの用語が使い分けられているわけではありません。

JISコード(ISO-2022-JP)であれば、文字コードセットは「JIS X 0208」などを用い、符号化方式は「ISO-2022-JP」になり、文字コードと同じ名称です。

また、ASCIIのような単純な文字コードは、文字コードセット(符号化文字集合)で定義された数値(文字と数値を対応させた単純な整数値)が、エンコードの必要もなくそのまま使うことができるので、ASCIIは文字コードセットの意味でも用いられます。

さて、JISコード(ISO-2022-JP)は、エスケープシーケンス という「切り替え」コードを用いて、複数の文字コードセットを切り分けて使用することができます。JISコード(ISO-2022-JP)に定義されている文字コードセットには、「ASCII」「JIS X 0208」などがあります。

2バイト以上を使ってあらわす漢字などの文字コードを「マルチバイトコード」などと言いますが、JISコード(ISO-2022-JP)は、エスケープシーケンスによる文字コードセットの切り替えによって、マルチバイト文字を使用することができます。

つまり、7ビットルールの中でも漢字を使用することができるのです。したがって、

JISコード(ISO-2022-JP)に定義されていない文字を使用しない

ということが電子メールのルールになっています。下図は、Windowsメールの書式設定です。デフォルト(初期設定)では、エンコード方式(符号化方式)は「JIS」になっています。

Windowsメールの「書式設定」メニューのイメージ

したがって、メールの「本文」は、ASCIIコードにエンコードするのではなく、同じ7ビットコードのJISコード(ISO-2022-JP)のまま送信します。

前項でも少し触れましたが、BASE64は主に添付ファイル(テキストデータではないバイナリファイル)を7ビットのASCIIコード(テキストファイル)にエンコードする方式になります。(本文をBASE64でエンコードすることもできないことはありません)

メール本文は、JISコード(ISO-2022-JP)を使用すれば、ASCIIコードにエンコードする必要はありません。なぜなら、JISコード(ISO-2022-JP)は最初から7ビットなので、同じ7ビットのASCIIにエンコードする必要はないのです。

したがって、前項ではわかりやすくするためにすべてASCIIに統一しましたが、メール本文は、メーラーによってJISコード(ISO-2022-JP)のまま送信されています。

前項ですべてASCIIと表現したのは、JISコード(ISO-2022-JP)は実質的にASCIIと同じだからです。使用するコードはASCIIと同じです。エスケープシーケンスにより文字コードセットをASCIIと切り替えることで、同じコードでも異なる文字を表現することができ、ASCIIよりも多くの文字を扱えるのです。

整理すると、メール本文はJISコード(ISO-2022-JP)のまま、さらにASCIIにエンコードすることなくそのまま送ります。本文の添付ファイルとしてバイナリデータを添える場合は、BASE64などでASCIIコードにエンコードするというわけです。

また、Unicodeなど、様々な国の文字や記号を網羅した文字コードにエンコードして送信することもできますが、相手のメーラーがデコードに対応していないと正しく表示されまりませんし、前述のとおり、7ビットではないため、特定のサーバを経由することで文字化けの原因になります。

では、話を「半角カタカナ」に戻しましょう。

半角カタカナは、このJISコード(ISO-2022-JP)で使用が認められていない

ので敬遠されるのです。つまり、JISコード(ISO-2022-JP)ではエンコードすることができません。半角カタカナは、8ビットのコード体系として定義されており、JISコード(ISO-2022-JP)では使用を認めていないのです。

機種依存文字との違いは、半角カタカナは、JISコード(ISO-2022-JP)で使用が認められていないだけで、文字コードとしては定義されているので機種に依存しないということです。

また、機種依存文字は、前述のとおり、JISコード(ISO-2022-JP)が使用する文字コードセットのある領域に各メーカーが勝手に定義しているので、そのメーカーの環境では機種依存文字も扱うことができるようにみえます。しかし、JISコード(ISO-2022-JP)がその文字を定義しているわけではありません。

したがって、機種依存文字は、そのメーカーの環境では、ISO-2022-JPでエンコードして 送信することはできる というのに対し、半角カタカナは 送信することはできない という違いもあります。機種依存文字について言えば、前述のとおり、相手が正しく表示できる保証はないというだけです。

しかし、半角カタカナについては使用が認められていないので使用することはできません。(ISO-2022-JP以外でエンコードすれば使用することはできますが)

このようなことから、電子メールに限らずインターネットでは、「半角カタカナ」はとにかく嫌がられますので注意してください。

一昔前は、半角カタカナを送信することで、文字化け以前にシステムに誤作動を引き起こすこともあったそうです。もっとも現在では、たいていのメーラーは、半角カタカナで送信された本文は「全角カタカナ」に自動変換してくれます。

このように、JISコード(ISO-2022-JP)に定義されていない機種依存文字や、使用が認められていない半角カタカナを使用することは、暗黙のルールとしてマナー違反となります。

たとえ機種依存文字を使用して相手側で正しく表示できたとしても、誰がどんな機種でネットワークに参加しているかわからないインターネットの世界で、その点の配慮を欠いていると判断されてしまうことでしょう。

マナー違反のメールは、心象を悪くするだけでなく、配慮やセキュリティ意識のないレベルの低い相手だとして信用を失いかねないのです。

多少難解になりましたが、最後に「添付ファイル」のマナーについてです。

添付ファイルは、主にBASE64でASCIIコードにエンコードして送信するというのは前述のとおりです。そもそもなぜ、ASCIIコードへのエンコードが必要かというと、7ビットコードに対応しなければならないということがひとつと、

電子メールは、テキストファイルしか送信することができない

からです。テキストファイルとは文字データだけのファイルのことです。つまり、JISコード(ISO-2022-JP)を使用するメールの本文や、ASCIIにエンコードされたデータはテキストファイルということになります。

一方、テキストファイル以外のファイルを「バイナリファイル」と言います。(詳しくは、ファイルとは を参照してください)

このバイナリファイルが、メールの添付ファイルになります。なぜなら、添付ファイルは音声データやエクセルで作成した表やグラフなど、メールの本文に挿入することができないファイルだからです。

注意が必要なのは、Wordで作成した文章ファイルも「バイナリファイル」になることです。一見文字だけでも、実際にはレイアウト情報などのいろいろな情報が付いているからです。純粋なテキストファイルは、Windowsでは、「メモ帳」というアプリケーションソフトを使って作成したファイルであればテキストファイルになります。

したがって、BASE64によりバイナリファイルをテキストファイルに変換しているということになり、当然、添付ファイルの容量が大きければ大きいほど、変換するテキストファイルの容量も膨大なものになり、処理時間もかかるということになります。したがって、

原則として、容量の大きい添付ファイルを送信しない

というのがマナーになります。(これは暗黙のマナーではありません。当然のマナーです)添付ファイルを送る場合は、相手の環境を考えることが必要です。

相手が ブロードバンド で、定額料金の環境であればいいですが、例えば、ISDNやダイヤルアップ環境だった場合、自分が送信した添付ファイルをダウンロードするために、時間も料金も負担してもらうことになってしまいます。

どうしてもサイズの大きな添付ファイルを送信する場合には、事前にそのファイルのサイズを相手に伝え、了承を得ておくということも必要です。

最近では、特に注意しなければならないのが、デジカメ写真 を添付する場合です。最近のデジカメは超高画質で撮影することができるため、1枚の写真が、4~5MBになることも珍しくありません。

プロバイダによっては、10MB以上のファイルは受信できない場合もある

ので注意してください。Microsoft Office Picture Managerというアプリケーションソフトで、リサイズ(容量を小さく)することができます。使用方法については、Word編 で解説しています。

そして、添付ファイルについて大切なことの最後に、

添付ファイルのファイル形式(拡張子)に注意する

ということです。例えば、パワーポイントのファイル(拡張子.ppt)を送信する場合、相手がパワーポイントをインストールしていなかったらそのファイルを開くこともできません。最近で注意が必要なのは、Office2007バージョン以降のファイルを添付する場合です。

Officeは、2007からファイル形式(拡張子)が変更し、Wordファイルの場合、拡張子は従来の「.doc」から「.docx」になっています。Excelは「.xls」から「.xlsx」という具合です。

この「.docx」や「.xlsx」のファイルは、Office2003以前のバージョンでは開くことができません。(拡張子にについては 拡張子 を、Officeの違いについては Windows/Office を参照してください)

したがって、送ろうとしているファイルが、相手にも扱うことができる形式であるのか確認することが必要です。これも暗黙のマナーではなく当然のマナーになります。

また、送ってはいけないファイル形式もあります。これらは、ウィルスの危険性があったりシステムに影響を与える可能性があるファイル形式です。これらは、相手の了承を得ていたとしても、「そのままのかたち」で送信してはいけません。

これらのファイルは、「圧縮」 という技術を使って、「ファイル形式を変更」してから送信する必要があります。なぜなら、プロバイダやメーラーの設定によってブロックされる設定になっている場合が多いからです。それらのファイルとは、

実行ファイル「.exe」、データベースファイル「.mdb」、バッチファイル「.bat」など

になります。これらのファイルをどうしてもメールに添付する必要がある場合は、相手に了承を得て、圧縮してファイル形式を変更して送信します。(圧縮については、圧縮・解凍とは で詳しく解説しています)

補足として、最後の最後にもうひとつ付け加えます。それは、

送信したメールは取り消すことができない

ということを忘れてはいけません。大切なメールであればあるほど、何度も確認して送信することが大切です。取り消し機能付きメールのサービスを行うプロバイダもありますが、基本的には取り消すことはできません。

以上で、メール編終了です。メール編は多少難解でしたが、メールというのは急速に全世界に広まったため、規定や規格の整備がそれに追いついていないため、いろいろと制約や不都合がでてきて、その場しのぎの対応をしていることも少なくありません。だから、難解になるのは仕方ないのです。

本項では、とりあえず基本的なマナーと書式についての解説に留まります。このほかにも実践的なマナーや注意点はたくさんありますが、それについては、メーラーやアプリケーションソフトの操作を伴うので、基本操作 メール編 で詳しく解説します。

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更新履歴

2008年11月24日
ページを公開。
2009年6月11日
ページをXHTML1.0とCSS2.1で、Web標準化。レイアウト変更。
2014年5月21日
内容修正。
2018年2月1日
ページをSSL化によりHTTPSに対応。

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参考文献・ウェブサイト

当ページの作成にあたり、以下の文献およびウェブサイトを参考にさせていただきました。

文献
図解入門 インターネットのしくみ
「半角カタカナを入力しないで下さい」は失格?!
http://www.shtml.jp/mojibake/hankaku.html
機種依存文字・フォント依存文字
http://j-union.net/manual/manual_encode.html

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