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ビジネスメールを送る(4)~ 署名を入れる ~

ールを作成して送信するまでの「作成過程」については、これまで操作方法や書式、マナーなど、いろいろと学習してきましたが、いよいよ本項で最後になります。

本項では、ビジネスメールを送る(2) で学習した続き、最後の「7.署名」の作成方法と使い方を学習したいと思います。

なぜ署名だけ別に学習するのかというと、署名はメーラーの機能として「挿入」することができるからです。つまり、ひな形を作成しておけばボタン操作で簡単に記述することができます。

また、署名にも奥深いところがあり、作成方法やレイアウトなどバリエーションもいくつかあるため、あえて単独の項として学習することとしました。

さて、まず世間一般にいう署名とは、文字どおり「サイン」の意味になります。しかし、ビジネスメールでいう署名は、宅配便の受け取りにサインするような簡単なものではありません。

自分(送信者)の氏名はもちろんのこと、会社名(所属名)、部署名、役職、住所、電話番号、メールアドレス、ウェブサイトアドレスなど、自分に関する多くの情報を記述するものです。(署名とよく似た用語に「電子署名」がありますが、これはまったく別ものです。電子署名については、デジタル署名とは を参照してください)

署名の具体例としては、先の例にあったように、下図のような「氏名」や「会社名」、「連絡先」などをまとめた部分になります。

メールに挿入した署名のイメージ

署名は原則として、このようにメールの末尾に記述します。「-」や「*」などの記号で区画をつくるのが一般的で、個性的なデザインの署名を作成している人もたくさんいます。(デザインについては後述します)

どこまでの情報を記述するかは、相手との関係(取引関係、上下関係、親密度など)によって様々なパターンが考えれますが、基本的に、自分(送信者)の「すべての連絡先」と「正確な所属情報」を記述します。

すべての連絡先というのは、あくまでビジネスのうえでの話で、プライベートな連絡先まで記述する必要はありません。また、正確な所属情報とは、会社組織に所属している場合は、会社名や部署、役職などを省略することなくすべて記述するということです。

例えば、会社の「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」が代表的なすべて連絡先となり、「会社名」「部署」「役職」が所属情報となります。大きな会社であれば、自分(署名する人物)と連絡がとれる電話番号や内線番号を記述します。

そもそも、なぜメールにそこまで記述するかというと、

名刺を探すよりもメールを検索したほうが早い

という側面があります。メーラーを開いて検索すればすぐに目的のメール(もしくは目的の人物からのメール)が見つかります。そこに連絡先のすべてが書いてあれば、おのずとそこを参照するようになるものです。

ビジネスにおいては、特に書類上の必要性などから相手方の正確な部署名や課名、役職名などを知りたいときがあります。そういうときは、名刺を探すよりメールを探す方が断然早く、多くの方がそうしていると思われます。

そういう意味からも、署名欄にはすべての情報を記述しておくほうが無難です。署名欄にはこまごまと記述したからといって誰も不愉快には思いません。必要性がなければ読み飛ばしていい部分だからです。なので、末尾にあらためて記述するわけです。

では、実際に署名を作成してみましょう。

まず、「Windows Live メール」タブ(一番左のタブ)より、「オプション」→「メール」の順にクリックします。

「Windows Live メール」タブのメニューのイメージ

別ウィンドウで「オプション」画面が表示されます。「署名」タブを選択します。

「オプション」画面の「署名」タブのイメージ

この「署名」タブが署名の作成および編集の画面になります。「新規作成」ボタンをクリックすると、画面中央の「署名」のボックス内に「署名 #1」が新規作成されます。

「オプション」画面の「署名」タブのイメージ

ここで新規作成された「署名 #1」は署名の名前になります。つまり、署名は複数個作成することができます。それぞれ名前をつけて管理します。

例えば、「ビジネス用」や「プライベート用」などと使いわけることができます。「既定の署名」とありますが、これは、複数の署名がある場合に、既定となる署名(つまり、選択しなおさなければ既定の署名が挿入される)に設定します。

名前の変更はあとでするとして、ひとまず署名を作成してみましょう。署名は下図のように、「署名の編集」のテキストボックス内に直接記述します。

「オプション」画面の「署名」タブのイメージ

しかし、いざ書いてみるとテキストボックスが小さく途中で切れてしまうため、非常に書きにくいと思います。また、イメージもつかみにくいので、

メッセージの作成画面に記述したものをコピー&ペーストする

のが良い方法です。コピー&ペーストとは、「コピペ」の略称で有名になりましたが、コピーして別のところに貼り付け(ペースト)するという意味です。大きな画面で作成した署名をコピーして、「署名の編集」のテキストボックスに貼り付けます。

まずは、メッセージの作成画面を開いて、適当に署名をつくってみましょう。

最初から完璧につくろうと思う必要はありません。署名にはいろいろなパターンがあり、納得のいく「自分の署名」をつくるには多少の練習が必要です。

「メッセージの作成」画面に署名を記述したイメージ

最初に考えるのは、区画線(区切り線)をどうするかです。上図の例では、半角マイナス「-」で区画線にしています。この区画線をどのように表現するのかは腕の見せどころとなります。

シンプルなものでは「*」「>」「+」などの記号を用いたり、「z」などのように文字で代用するもの、またはそれらを組み合わせた表現など、さながらアスキーアート(文字や記号で表現する絵)のように手の込んだものもあります。とりあえず、適当に区切り線を引いてみましょう。

次に考えるのは、「社名」を先に書くか「氏名」を先に書くかです。上図の例では、社名から先に記述していますが、氏名が先になってもかまいません。このあたりもいろいろなパターンがあります。ひとまず、適当に記述してみましょう。

そして、最後に考えるのは、住所やアドレスなどの連絡先の配置です。連絡先は、基本として「住所」「メールアドレス」「電話番号」「FAX番号」があります。ウェブサイトがある場合は「URIURL)」を盛り込むのも一般的です。

このように連絡先は数が多いので、配置は悩ましいところですが、練習ですので、これも適当に配置してみましょう。

そして、できたら範囲指定して右クリックから「コピー」します。

署名をマウスで範囲指定してコピーしているイメージ

次にもう一度、「オプション」画面の「署名」タブを開いて、「署名の編集」のテキストボックスに右クリックより「貼り付け」します。

貼り付けできたら、「名前の変更」ボタンをクリックして、作成した署名の「名前」を任意の名前に変更します。ここでは、「仕事用の署名」としました。

オプション」画面の「署名」タブのイメージ

これで「OK」ボタンをクリックすると署名の作成は完了です。

できあがったら、署名を挿入してみましょう。上図にあるように「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェックを入れておくと、常に署名を挿入しておく(メッセージの作成画面に最初から挿入されている)ことができますが、署名の挿入の操作自体がたいした労力ではないので、特にチェックする必要はないと思います。

本文を入力して、署名を挿入したい位置で、「挿入」タブの「署名」ボタンをクリックします。

「挿入」タブの「署名」ボタンのイメージ

すると、作成した署名のリストが表示されます。今回は作成した署名がひとつだけなので、ひとつしか表示されませんが、任意の署名を選択します。

「挿入」タブの「署名」ボタンのイメージ

すると、署名をカーソルの位置に挿入することができます。

署名が挿入されたイメージ

以上で、署名の作成と挿入の方法については終了です。

署名は面倒でも一度作成しておくと、あとは簡単な操作で挿入できるので非常に便利に使うことができます。ただし、注意が必要な点は、

メッセージの作成画面と受信したメールの画面では見え方が異なる

ということです。下図は受信したときのメールの見え方です。

受信したメールの「署名」部分のイメージ

比較してみていかがでしょうか?「メッセージの作成」画面で挿入したときと見え方が違います。「-」の長さが違っていますし、数字の形も違います。また、アドレスはハイパーリンクになって青色のアンダーラインが付記されています。

これは、リンクは自動的にされるので当然ですが、そのほかの部分の見え方の違いは、双方の画面で使用されている「フォント」が異なるために起こる現象です。(フォントについては、フォントとは を参照してください)

フォントは、同じ「オプション」画面より確認することができます。メッセージの作成のときは「作成」タブで、「Calibri」というフォントが指定されています。

「オプション」画面の「作成」タブのイメージ

一方、受信したメールの読み取りのときのフォントは、「読み取り」タブの「フォント」ボタンをクリックして、「フォント」ウィンドウのデフォルト(初期設定)で、「MS Pゴシック」が指定されています。

「フォント」ウィンドウのイメージ

このように、表示するフォントが異なるために署名の表示も変わるのです。そのため、

署名の作成は、読み取りの見え方に合せて作成する

ことになります。つまり、相手が受け取ったときの表示に合せて作成する必要があります。上の例では、区切り線が長くなりますが、これは、ビジネスメールを送る(2) で解説のとおり、全角30文字強で区切り線が終わるようにしているためです。

受信したメールの「署名」部分のイメージ

本文は30文字強入力するのに、署名が短くてはバランスが悪いというわけです。

ところで、読み取りのフォントは上の画面で変更することができますが、作成時のフォントは、テキスト形式で作成する場合は変更することができません。(変更しても適用されません。HTML形式では変更が適用されます)

本項でフォントの詳しい解説は割愛しますが、原則としてフォントの変更はしないようにしましょう。多くの人が設定しているフォントで同じ環境で使うほうが無難です。

以上で、署名の作成と挿入の方法についての学習は終了です。あとは、わかりやすく、かつ個性的な署名の作成をめざしてください。

最後になってしまいましたが、じつは、インターネット上にはたくさんの署名のテンプレートが公開されています。

無料のテンプレートなら、同様にコピー&ペーストしたのち、必要箇所を変更して自由に使うことができます。

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2014年4月24日
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