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ビジネスメールを送る(1)~ 宛先とCCBCC

ジネスメールを書くにあたり、本文の書き方やマナーの学習よりも前に知っておくべきことがいくつかあります。

それは、メーラーの設定方法であり、基本的な操作方法であり、送信から受信までの流れを理解しておくことであり、これまでに学習してきたことがほとんどですが、本項でもう一点だけ知識を学習しておきたいと思います。

なぜなら、これらが理解できていてはじめてビジネスメールの「常識」や「マナー」が理解できる(または理解しやすい)からです。メール編のすすめ方 でも学習のとおり、ビジネスメールはかなり「格式高い」ものだと考えなければなりません。

メールの送信は取り消すことができない

からです。組織内メールの場合やプロバイダによっては取り消しできる場合がありますが、FAXと同じで基本的には取り消すことができません。したがって、安易に送信ボタンを押してしまったり、アドレスを間違えたりしてトラブルに見舞われたという事例はいくらでもあります。

ビジネスメールは、そういったことを理解したうえで、様々な暗黙のルールのもとにやり取りされています。なので、「メールに対する知識が乏しい相手」「メールに対する意識の低い相手」というのはすぐに見抜かれてしまいます。仮にメーリングリストの中にそういったユーザーがいれば、ひどく敬遠されます。

したがって、まずはビジネスメールをやり取りできるだけの「下地」を身につけておく必要があるのです。本項で学習するのは、初心者にもっとも理解されていない部分、しかし必ず知っておかなければならない知識です。それは、

CC(シーシー)とBCC(ビーシーシー)

という用語とその意味、使い方です。CCは「Carbon Copy(カーボン コピー)」の略、BCCは「Blind Carbon Copy(ブラインド カーボン コピー)」の略で、どちらも「複製」という意味になります。

すなわち、「複製」の文字どおり「CC」も「BCC」もメールを複製して送るという意味で、「同報メール」とも呼ばれます。つまり、

同時に複数の人に同じメールを送るための機能

になります。といっても、ならば複数の宛先を指定すれば(「宛先」に複数のアドレスを書き込めば)複数の相手に同時に送れるじゃないか、と思われるでしょう。(複数のアドレスを記述方法は本項の最後で学習します)

それはまったくそのとおりですが、「CC」と「BCC」は特殊な使い方をします。「宛先」は「TO(トゥー)」とも表現されますが、「TO」とは異なり、

メインの相手ではなく、参考までに送る相手(ついでの相手)に対して使用する機能

になります。つまり、メインの相手には「TO」にアドレスを書き込んで送り、またそれが複数いる場合は、「TO」に複数のアドレスを書き込めばよいのです。

このあたりことを理解していないために起こる典型的なトラブルケースがいくつもありますが、それについては後述します。まずは「CC」と「BCC」は「ついで」に送るための機能だという原則をしっかり覚えておいてください。

では、言葉だけではわかりずらいので、実際にメールを送受信してみます。

まずは、わかりやすくするために「テスト用アカウント1」というアカウントを作成しました。以下、これを「メインの送信相手」とし、「yamanjo」というアカウントを「参考までに送る相手」とします。

アカウントを追加したイメージ

メッセージの新規作成画面で、「メインの相手」のアドレスを「宛先」の欄にまず入力します。ここでは「CC」、「BCC」と区別するためにあえてぼかしを入れています。(「info@yamanjo.net とは異なるメールアドレスです)

「宛先」にアドレスを記述したイメージ

そして、上図の赤枠のところ、「CCBCCの表示」のテキスト部分をクリックします。すると「CC」と「BCC」の入力欄が表示されます。

CCとBCCの入力欄が表示されたイメージ

まずは、「CC」のほうから送ってみましょう。「CC」の欄に「参考までに送る相手」のアドレスを入力します。

そして、適当に「件名」と「本文」を入力して送信します。

「メッセージの作成」画面のイメージ

送信後、前項で解説のとおり「送受信」ボタンにて新着メールを受信すると、下図のように両方のアカウントにメールが届いています。

アカウントの新着メッセージの数値カウントのイメージ

このように、「CC」は同じメールを「宛先」以外の相手に送ることができます。「CC」のほうの受信トレイを開いてみると、下図のようにメールが届いています。(もちろん「宛先」のほうのアカウントの受信トレイもまったく同じメールが入っています)

「受信トレイ」の新着メールのイメージ

通常のメールとまったく同じ「件名」と「送信者名」が表示されています。一見、違いに気づきませんが、プレビュー画面もしくはダブルクリックして新規画面でメールを見てみましょう。下図のとおり、「宛先」と「CC」でメールが送信されていることがわかります。

メールのプレビュー画面のイメージ

では次に、「BCC」でメールを送ってみましょう。同様に「BCC」の欄にアドレスを入れ、「件名」と「本文」を入力して送信します。

「メッセージの作成」画面のイメージ

すると、「CC」と同様に両アカウントにメールが届きます。

「受信トレイ」の新着メールのイメージ

こちらもまったく同様に「件名」と「送信者名」が表示されています。一見、違いには気づきません。しかし、プレビュー画面もしくはダブルクリックで新規画面でメールを見てみると、下図のとおり、「宛先」しかアドレスが表示されていないことがわかります。「BCC」の表示はどこにもありません。

メールのプレビュー画面のイメージ

つまり、「BCC」に記述したアドレスは表示されないということです。これが「CC」と「BCC」の違いです。「BCC」は「Blind Carbon Copy(ブラインド カーボン コピー)」と言われるように、「Blind=隠す」という意味で、

誰に送ったのかを「隠して」複数の人に同時に送ることができる機能

になります。つまり、受信者(メインの相手)は、送信者が「BCC」を使って同時に他の人にもメールを送っている場合、基本的にそれを知ることができないということです。

逆に、「BCC」で送られた人(この場合は「info@yamanjo.net」の人)は、上図のように、自分のアドレスと違うアドレスで届いているため、「BCC」で送信されたことに気づくことができます。(とはいうものの、慣れないうちは「BCC」で送られたメールには気づかない場合がほどんどです)

少々ややこしいですが、このことはビジネスメールを扱うのなら、ぜひとも知っておかなければならない知識です。それぞれの使い分けを大きく分けると、

CCは、メインの相手に他の関係者にも送っていると知らせてもよい場合

に使用します。つまり、「この人にも送っています」と暗に知らしめたい場合です。もしくは逆に、メインの相手に送っていることを他の関係者に知らせたい場合にも使います。これは「メインの相手にこういうメールを送りましたよ」と関係者に知らせるわけです。ただしその場合は、あくまでメインの相手がそれ(同報メールであること)を知ってもよい場合に限ります。

BCCは、メインの相手に同報メールであることを知られたくない場合

に使用します。つまり、メインの相手には他の人に送っていることを知られたくない場合です。このほかにも「BCC」はいろいろと使い道がありますが、「BCC」に入れたメールアドレスはすべての受診者に見えない(知りえない)ため、

それぞれがメールアドレスを知りえない不特定多数に一斉送信する場合

にもよく使います。つまり、「BCC」に入れておけば、メールアドレスが見えないため、メールアドレスという「個人情報の保護」に役立つからです。

ここで、もうひとつ実験してみます。「BCC」のみにアドレスを記述して送信するとどうなるでしょうか?予想してみてください。

「メッセージの作成」画面のイメージ

届いたメールのプレビュー画面を見ると、下図のようにアドレスがわからないように表示が変更されています。

メールのプレビュー画面のイメージ

赤枠の「Undisclosed-Recipient」とは、「受取人非公開」という意味です。(複数の場合は複数形「Recipients」となります)つまり、「BCC」に入れたメールは、受取人全員が誰に対して送られたのかまったくわからなくなるように表示も変更されるのです。これは先述のように、不特定多数の相手にメールを送る場合に適しています。

また、このことからもわかるとおり「宛先」にはなにも記述せず、「CC」もしくは「BCC」のみにアドレスを記述してもメールは届きます。

ここでは、これ以上の応用的な方法については割愛します(応用編は、応用操作「メール編」 を参照してください)が、もっとも大切なポイントはまさにこの部分です。つまり、

TO(宛先)やCCでは、受診者全員に他人のメールアドレスが見えてしまう

ということです。したがって、「宛先」に複数のメールアドレスを打ち込む場合や「CC」にアドレスを込む場合は、そのアドレスがメールの受信者全員に見えてしまっても問題がないのかをまず考えなければなりません。

他人のメールアドレスが「丸見え」の一斉送信メールを受け取ることがよくありますが、これは好ましいことではありません。つまり、こうしたメールのやり取りの中で、個人情報を「軽んじている」と思われてしまう可能性があるのです。ビジネスの世界では信用問題にもなりかねません。

さて、だいたいの概念は理解できたと思いますが、やはり「実例」がないと理解が難しいでしょう。代表的な使い方をいくつかご紹介したいと思います。もっとも多いのが「上司」や「部下」に対して使うパターンです。

下図は典型的な「CC」のパターンです。

CCで送るメールの全体イメージ

ここではわかりやすくするため、アドレスを直接打ち込むのではなく、「アドレス帳」という機能からアドレス(の名称)を呼び出して入れています。(アドレス帳の使い方については、アドレス帳に登録する で後述します)

まず、メインの送り先である「宛先」が「孫悟空」という顧客とし、「CC」で「次長」と「主任」という同僚に送っています。本文は質問に対する回答を返信するビジネスメールで、後日正式に同僚をともなって訪問する旨を伝えています。

このような場合では、相手方(孫悟空)は「半沢次長」や「ミューミュー主任」といった「同じ会社の人間」に同報メールを送っていることを知っても心象を悪くすることはありません。むしろ、連携がとれている会社(チーム)だと思ってくれることでしょう。

また、「孫悟空」に「半沢次長」や「ミューミュー主任」のメールアドレスが知れたからといって何ら問題ありません。(会社のメールアドレスを秘匿する必要がありません)

次は、よくある「BCC」のパターンです。

BCCで送るメールの全体イメージ

これは「謝罪文」のケースです。(実際の謝罪文はこれほど簡素なものではいけませんが)このような場合は、相手方(孫悟空)に対して誠意を伝えなければなりません。

そういう状況で「CC」の同報メールを使うのは、真摯さが伝わらず相手の心象を悪くする恐れがあります。(責任を分散するかのような印象があります)

こういうときに「BCC」がよく使われます。相手方(孫悟空)には同報メールであることがわかりませんので「こういうメールを送りました」とこっそり知らせることができます。

また、もっとよく使われる「BCC」のパターンは以下のような場合です。

「メッセージの作成」画面のイメージ

これは「講演会のお知らせ」ですが、こういった宣伝メールやお知らせメールのケースです。不特定多数に送る場合は、その人々はお互いを知らない場合もあり、名称やメールアドレスが知れてしまうことに不快感を覚える人がいる可能性があります。

したがって、一斉メールは「BCC」で送るのが一般的です。(詳しくは、応用操作「メール編」 で解説しますが、一斉メールは「宛先」に「自分のアドレス」、「BCC」に送信相手全員を記述するのが暗黙のルールになっています)

このように「CC」と異なり、「BCC」はいろいろなパターンがあるので一概には言えませんが、まず相手の立場に立って同胞メールの是非を考え、また、一斉メールを送る際は、その複数の相手同士の関係を考えて、メールアドレスや名称を互いに伏せておいた方がいいのか、など常に意識する習慣をつけておきましょう。

さて、以上で「CC」と「BCC」の意味、使い方は終了です。最後に、複数の送信先を指定する記述方法を学習して本項は終わりです。

これは、「宛先(TO)」も「CC」も「BCC」も記述方法は同じで、非常に簡単です。

アドレスを「,(カンマ)」または「;(セミコロン)」で区切る

だけです。カンマでもセミコロンでもどちらでもかまいませんが、どちらも「半角」です。下図のようにアドレスとアドレスの間に「,」か「;」を入れて続けて記述します。

「宛先」に複数のメールアドレスを記述したイメージ

アドレス帳機能を使えば、登録した名前をクリックするだけで簡単に受信者を選択していくことができますが、アドレス帳の使い方については、アドレス帳に登録する で学習します。

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2014年3月15日
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