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メール編のすすめ方

在、電子メールは生活においてはもちろんのこと、特にビジネスにおいて、なくてはならないツールとなっています。

電子メールの仕組み で解説のとおり、パソコンを使ったメールよりも携帯電話のメール利用者の方が多くなりましたが、パソコンを利用した電子メールは、IT化が進んだ現代において、企業間における連絡調整や文書のやり取り、データの送付など、電子メールが使えないと仕事に支障がでる、または仕事にならないというくらいにまで一般化しました。

このため、現在このページをご覧になっている方で、携帯電話(スマートフォン)を含めて「メールを使ったことがない」という人はほとんどいないと思われます。

携帯電話のメールは非常に簡単で、はっきり言って誰でも使いこなせます。しかし、パソコンのメールはどうでしょうか?

パソコンのメールはよくわからない

という声をよく聞きます。これは大きな矛盾のようですが、パソコンのメールは携帯電話のメールと異なり、基本的にメールソフトの接続や設定を自分で行わなければならず、メールソフトもたくさんあって操作方法も複雑だからです。

しかし、パソコンのメール技術(マナーなども含め)はビジネスの世界では必須となりつあります。それは、手紙やFAXから電子メールへと手段の移行が進んでいることや、電子技術の向上により、電子メールの書式 でも触れたとおり、

電子署名等の技術によって電子メールといえども正式な公文書となりうる

時代になったからです。それなのに、パソコンメールは携帯メールの延長線上にあると考えている人が少なくありません。現在では、ワード(Word)編 で作成した「ビジネス文書」と同様のことがメールで取り交わされているのです。

したがって、本編では、パソコンにおける電子メールの使い方、特にビジネスメールの書き方について詳しく解説します。

ビジネスメールは、携帯メールと異なり「正式な書類」と考えなければなりません。メール初心者はこのことをあまり深く考えないでビジネスメールを送ってしまいます。

そのために、相手側から「メールに対する意識の低い相手」と思われ、ひいては「レベルの低い会社」と思われるかもしれません。これは決して大げさな話ではなく、それだけでビジネスチャンスを逃してしまうことも事実あるのです。

つまり、メールは、Yahoo!メールを利用する で解説のとおり、携帯電話をはじめとする複数のデバイス(ここではIT関連機器の意味。デバイスについて詳しくは、デバイスとは を参照してください)で利用されるようになり、それぞれ使い分けられるようになってきました。

メールをやり取りする相手によってデバイスを使い分ける

ということです。ビジネスの世界ではパソコンメールを使うのが一般的なのです。(その理由については、Yahoo!メールを利用する を参照してください)

したがって、まずは、広く普及しているメールソフトを自分で設定できる知識を身につけ、それから基本的なビジネスメールの書き方やマナー、管理の方法などを学習していきましょう。

より理解を深めるためには、基礎知識編の インターネット仕組み を学習されることをおすすめしますが、基本的には予備知識なしでも問題ないと思います。(特殊な用語などには解説もしくは解説ページへのリンクをつけています)

本編では、メールソフト(メーラーという)に、

Windows Liveメール

というWindowsのソフトを使用します。これは、Windows標準のメールソフトであり、もっともシェアの高いメーラーのひとつです。

基礎知識編での解説には、「Windowsメール」というメールソフトを使用しましたが、これもWindowsの標準ソフトであり、たいてい新しいOSOSについては、OS(オーエス)を参照してください)が発売されるたびにリニューアルされています。つまり、Liveメールはその後継になるわけです。

Windows XP の時代には「Outlook Express(アウトルック エクスプレス)」というメーラー、Windows Vista の時代にはその後継となる「Windowsメール」というメーラー、Windows 7 の時代には「Windows Liveメール」というメーラーにリニューアルされてきました。

このため、Windows 7 を購入してWindowsメールがないと勘違いしたり、Windows VistaにOutlook Expressがないと勘違いした方がたくさんいました。

したがって、今後もWindowsのメーラーは名称変更とリニューアルを繰り返していくと思いますが、そのことはあまり気にする必要はありません。後継のメーラーですので、基本的な操作方法は同じです。(まったく同じではありませんが、ひとつのメーラーの操作方法を習得しておけば、他のメーラーでも使いこなすのは容易です)

また、Windowsに限らず他のメーカーのメーラーであっても必ず応用が利くので、ひとつのメーラー(シェアの高いWindows製品)を学習しておけば問題ありません。

ところで、「Outlook」というメーラーもあります。「Outlook Express」と「Outlook」の違いは、電子メールの書式 で解説のとおり、Outlook Expressは、Internet ExplorerやWindows XPなどのWindows製品の1つで、Outlookは、WordやExceなどのOffice製品の1つで、製品の種類が異なるということです。

では次項で、Windows Liveメールの設定を行ってみましょう。

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2014年2月22日
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