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メールの整理(2)~ サーバにメールのコピーを保存する ~

信メールが増えてきてフォルダで整理をするようになるころには、ともなって、ビジネスでメールを使う幅が広がっているころだと思います。

メールを使う幅が広がってくると、どうしても避けて通れないのが、

いろいろな場所(複数のデバイス)でメールを利用したくなる

という欲求が生まれることです。これにはいろいろな状況が考えられますが、営業職の方なら外出が多いでしょうし、休日で自宅にいるときでも、会社のメールを使いたい場合がでてくるものです。

例えば、会社にいない状況下で、取引先からメールがくることを忘れていたとか、急にメールでファイルを送信しなければならなくなったとか、状況はいくらでもあります。

またそれにともなって、会社のデスクトップパソコンのみならず、モバイル用のノートパソコンやタブレットなど、いろいろな端末(デバイス)でも利用したくなってきます。

実際のところ、四六時中どこかを飛び回っているビジネスマンであれば、さまざまな方法を使ってメールをリアルタイムで送受信しています。

例えば、会社に届いたメールを、いつも持ち歩いている自分のノートパソコンやタブレットに転送したり、フリーメールに転送してそれをいろいろな端末から見たりといった、転送を主体とする方法がまずひとつです。(フリーメールについては、インターネットでできること(2) を参照してください)

これは自動的にメールを他のアドレスに転送する設定をしておくというものです。基本的には契約しているプロバイダのメール転送サービスを利用したり、その他の有料サービスを利用します。

Liveメールでも自動転送設定はできないことはありませんが、常にLiveメールを起動させておかなければならないという制約があったり、添付ファイルが転送されない場合があるなど、いろいろなリスクがあるようです。

Liveメールでの自動転送方法についての詳しい説明は割愛しますが、前項で学習した「メッセージルール」によって、条件を「すべてのメッセージに適用する」、アクションを「指定したユーザーに転送する」に設定することで、自動転送させることができます。

このように他のアドレスに転送する場合は、例えばフリーメールに転送しておけば、どのパソコンからでもメールを確認することができますが、

返信する場合に、会社のアドレスで送ることができない

というデメリットがあります。つまり、相手が送ったアドレスとは異なるアドレスで返信されてしまうということです。例えば、Aさんの「info@yamanjo.net」という会社のアドレスに送ったのに、返信で返ってきたメールのアドレスが「yamanjo_net@yahoo.co.jp」だったりするわけです。

メールをチェックするだけなら問題ありませんが、相手とやり取りしなければならない場合となると、これはあまり好ましくありません。

そこで、もうひとつの方法として、

複数の端末で同じメールを受信する

という方法があります。これは、受信したメールに返信しても、相手が送った宛先のメールアドレスで返信することができます。なぜなら、

複数の端末に同じアカウントを設定する

からです。つまり、職場のパソコンと自宅のパソコン、モバイルのノートパソコンなど、それぞれに同じメールアカウントを設定し、どの端末からでも同じメールを受信するという方法になります。(アカウントについては、メーラーの設定(1) を参照してください)

アカウントは何もひとつのパソコンだけにしか設定できないものではありません。複数の端末に設定して同じアドレスを使うことができます。この方法であれば、どの端末でも同じメールを受信することができ、同じアドレスからメールを送ることができるため、非常に便利です。

しかし、電子メールの仕組みは、電子メールの仕組み で解説のとおり、自分のメールサーバ(POPサーバ)にメールをもらいにいき、そこからメールをダウンロードしてくるわけですが、そのときに、サーバにメールを残しておかないのが通常の仕組みになっています。つまり、

どれかひとつの端末で同じアカウントのメールを受信したら、他の端末では受信できない

ということです。これでは、複数の端末で同じアカウントを設定していたとしても、どれかひとつの端末しか受信できないため、受信できるメールがバラバラになってしまいます。

そういう不便を解消するため、Liveメールでは、

サーバにメールのコピーを残しておくことができる

ように設定することができます。つまり、ひとつの端末がサーバからダウンロードしても、コピーを保存しておくため、メールが消えることはなく、次の端末もダウンロードできるというわけです。

少々前置きが長くなりましたが、本項ではこの「サーバにメールのコピーを保存する」方法について学習して行きたいと思います。

難しそうな感じですが、設定方法は非常に簡単です。要は、サーバにメールのコピーを残しておくという意味を理解しておくことが重要なのです。

では、実際に設定してみましょう。設定したいアカウントを選択した状態で、「アカウント」タブの「プロパティ」ボタンをクリックします。

「アカウント」タブの「プロパティ」ボタンのイメージ

もしくは、アカウントを右クリックして、メニューより「プロパティ」を選択すると、「アカウントのプロパティ」画面が表示されます。

「アカウントの「プロパティ」画面のイメージ

上図の「詳細設定」タブをクリックして、「詳細設定」画面に切り替えます。

「アカウントの「プロパティ」画面のイメージ

画面下の「配信」の部分に、「サーバーにメッセージのコピーを置く」という項目があります。ここにチェックを入れることで、サーバにメールのコピーを保存しておけることになります。

Liveメールではデフォルト(初期設定)でここにチェックが入った状態になっています。そのため、Liveメールでは特に設定は必要ありません。

ただし、サーバにメールのコピーを置くだけなら、設定はこれで終了ですが、その下に「サーバーから削除する」と「[ごみ箱]を空にしたら、サーバーから削除」という項目があります。

これはどういう意味かというと、サーバーにメールのコピーを残しておくように設定すると、

メールがサーバに残ったまま消えない

という設定になってしまいます。そのため、サーバーから削除しない限りメールは消えず、どんどん容量が増えていくことになります。

メールボックスの容量が一杯になるとメールが受信できなくなる場合がある

ため、サーバのメールは削除していかなければなりません。つまり、サーバーからメールをどのように削除するかを設定する項目として用意されているわけです。

メールボックスというのは、契約しているプロバイダによって割り当てられている使用できる容量のことで、プロバイダや契約プランによって異なります。(プロバイダについては、それでは、インターネットとは を参照してください)

また、使用容量の確認方法もプロバイダによって異なりますので、必ずプロバイダの資料やウェブサイト等で確認しておきましょう。

例えば、「サーバーから削除する」の項目にチェックを入れ、「5日後」に設定した場合、5日間のみサーバーに保存されたのちに削除されるようになります。

つまり、5日間はどの端末からでもメールを受信することができますが、6日目になるとメールが削除されるため、どの端末からも受診できなくなるということです。

また、「[ごみ箱]を空にしたら、サーバーから削除」の項目にチェックを入れておくと、メーラーのごみ箱から削除された時点で、サーバーのメールもサーバーから削除されることになります。

したがって、この2つの項目のうち、どちらかには必ずチェックを入れておくようにしましょう。

以上で、サーバにメールのコピーを残しておく設定については終了です。

複数の端末に同じアカウントを設定する方法は、特に変わったことをするわけではありません。メーラーの設定(1) と同様の操作を他の端末で行うことになります。

また、サーバにメールのコピーを置かず、IMAP(アイマップ)を使う方法もあります。

IMAPは、POPと同じメールのプロトコルになりますが、メールをダウンロードしないで、サーバに置いたまま確認することができるプロトコルになります。(詳しくは、電子メールの危険性 を参照してください。

そのため、タイトルや発信者を見てダウンロードするかどうかを決めることができるので、モバイル環境では大変便利なプロトコルです。

Liveメールでは、アカウントの設定時にPOPIMAPを選択できるようになっています。(詳しくは、メーラーの設定(1) を参照してください)

IMAPを設定すると、下図のようにアカウントのプロパティの「サーバー」タブでは、「受信メールサーバーの種類」が「IMAP」になります。

「アカウントのプロパティ」画面のイメージ

ただし、IMAPを利用する場合は、サーバ(契約しているプロバイダ)とクライアント(自分のメーラー)が双方ともIMAPに対応していなければなりませんので、設定はプロバイダの指示に従う必要があります。また、設定が少々応用的になるので、本項では割愛したいと思います。

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2014年9月2日
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